電子郵件溝通的職場禮儀與規範攻略

職場上電子郵件是很方便的溝通工具，使用電子郵件同樣需要注意職場禮儀。今天小編就給大家帶來電子郵件溝通的職場禮儀與規範攻略，一起學習下吧。

　　電子郵件溝通的職場禮儀

(一)慎重選擇發信對象

確認傳送訊息的對象，並將Cc：人數降至最低(Cc全名為CarbonCopy，中 文譯為「副本轉送」)

1、傳送電子訊息之前，須確認收信對象是否正確，以免造成不必要的困擾。若要將信函覆本同時轉送相關人員以供參考時，可善用Cc：的功能，但要將人數降至最低，否則，傳送與複本轉送的用途將混淆不清，也製造了一大堆不必要的「垃圾」。

掌握“廣播”清單

2、“廣播”功能是電子郵件系統最具威力的功能之一。使用者只須將其問題或意見傳送至特定網絡廣場或羣體，不稍幾分鐘，即可獲得許多在線朋友的回覆。然而問題在於：一個人的問題或建議是否會成為另一個人的垃圾郵件，甚或無心地觸怒他人?因此，當使用者有“廣播”需求時，務必在傳送出信件前小心地檢查其廣播的清單。

(二)注意撰寫信件內容

1、切記收信對象是一個「人」，而不是一台機器

因為電子訊息的互動是透過計算機網絡產生的，使用者經常會不自覺地「忘記」與自己真正互動的是遠程的「人」。許多情緒激動的字眼也因此不經意地隨手送出，而傷到對方甚至引起衝突。記住寫電子郵件，實際上和你寫一封信是完全一樣的，只是差別在傳遞的方式不同罷了。

2、電子信件「標題」要明確且具描述性

電子郵件一定要註明標題(Subject)，因為有許多網絡使用者是以標題來決定是否繼續詳讀信件的內容。此外，郵件標題應儘量寫得具描述性，或是與內容相關的主旨大意，讓人一望即知，以便對方快速瞭解與記憶。

3、信件內容應簡明扼要

在線溝通講求時效，經常上網的人多具有不耐等候的特性，所以電子郵件的內容應力求簡明扼要，並求溝通效益。一般信件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等，在在線溝通時都可以省略。儘量掌握「一個訊息、一個主題」的原則。

4、考慮他人計算機的容量

上線溝通的網友所擁有的系統與硬件不盡相同，這其中還有人仍在使用傳統的終端機和陳舊的電子郵件系統(如系統無法自動斷行)。為確保對方能讀到自己發出的訊息，撰寫郵件時應特別注意傳送對象，考慮其是否有系統的限制。以一般的英文信件撰寫而言，一行最好維持不要超過80個字母，並以Enter鍵結束每一行文字。

5、瞭解傳送出去的訊息將潛在會永久留存

儘管信件有一定的郵寄對象，但經過無遠弗屆的網絡，也許郵寄出去的信件將會永久被存於某處私人檔案或轉印成文件到處流通。因此，在送出電子郵件時應謹慎地評閲所撰寫的字句，以免他日落人笑柄。

6、理清建議或意見

若要表達對某一事情的看法，可先簡要地描述事情緣起，再陳述自己的意見;若是想引發行動，則應針對事情可能的發展提出看法與建議。有時因訊息太過簡短或標明不夠清楚，收信對象可能會不清楚發信者陳述的到底是建議或是意見，因而造成不必要的誤解或行動。

7、避免使用太多的標點符號

我們經常會看到一些電子信件中夾雜了許多的標點符號，特別是驚歎號的使用 !!!!!若真要強調事情，應該在用詞遣字上特別強調，而不應使用太多不必要的標點符號。

8、小心幽默的使用

在缺乏聲調的抑揚頓挫、臉部表情與肢體語言的電子郵件中，應特別注意幽默的被誤解與扭曲。若想展現幽默或特定情緒，發信者必須寫明或使用“情緒符號”(smilies，如：)代表笑臉、高興)。無論所開的玩笑是多麼明顯，最好加註以提醒收信者真正的意思。

9、切勿講一些不會在公眾場所對他人講的話

在發信之前問問自己，你會在公眾場所中公開面對面地對他人講這些話嗎?如果答案是否定的，請再重讀重寫，或重新思考到底要不要發出這麼一份訊息。千萬不可以因為沒看到對方的臉，就毫不客氣講一些沒有經大腦思考的話語。切勿在不給予響應或申辯機會的.情況下批評或污衊他人。

　　職場禮儀守則

守則1

即便是接一個普通的電話，也要用令人愉快的聲音，並且快速響應對方!拿起電話的時後，你永遠都要記得主動問好，一句愉快的問候語往往讓溝通更為順暢。當結束的電話時候，同樣不要忘記説聲Thank you!

永遠保持自己專業態度和形象很重要!

守則2

避免噪音和干擾!任何時候，無論是講話，還是接電話，還是做其他的事情，都要控制自己講話的音量!

你要注意，聲音會嚴重影響到辦公環境，當心不經意的行為影響到周圍同事對你的態度!

守則3

永遠不要嘴裏一邊塞滿食物，一邊還在滔滔不絕，大聲説笑。這些都被視為職場上不專業的行為。

不要小看餐桌禮儀，它可以透露出一個人真實的個性。

守則4

在公司規定午餐時間裏用餐，如果有同事或者客户在你的辦公室裏，最好不要在辦公桌前用餐。雖然何時何地用餐是你的自由，但在規定的午餐時間裏，如果沒有十分迫切的工作，最好和同事一道用餐，順便交流溝通。否則，大家都用餐回來，你卻在外用餐，一旦有人找你，或者客户來電，就會出現尷尬的局面。

切記，你的成功取決於你為自己建立的形象!

守則5

不要將一些個人壞習慣和下意識的動作帶到職場上!許多個人習慣你也許不以為然，比如説，咬指甲，摳鼻子。但辦公室是一個公共場合，這些不雅的行為往往讓你專業形象大打折扣。

摒棄那些惱人的壞習慣吧!儘量不要在公共場合折騰你的面部。

守則6

要避免習慣性拖拉作風，工作時好好表現十分重要!

請牢記，拖拉作風會影響你的人際關係，更可能會讓你錯失職業生涯發展的良機!

守則7

職場上，儘量避免談論和分享有關你的職業抱負和目標的話題!這樣的話題會讓同事和公司懷疑你的職業忠誠度，影響你的發展前程。此外，還有許多話題屬於職場禁忌的範疇，包括個人隱私、宗教、健康等話題。不要將工作和個人生活混為一談，要清楚它們之間的界限。

注意你的用語，遠離忌諱話題，會讓你的工作更加容易和輕鬆。

　　職場的儀表禮儀常識規範

1.儀表規範

① 日常着裝必須整潔、大方和得體。

② 因公涉外活動時，男士着西裝、打領帶，女士穿西裝套裙。

③ 參加社交活動時，根據喜好着裝，但力求高雅、美觀。

2.儀容規範

① 容貌修飾自然端莊，不過於張揚。

② 面部保持潔淨，頭髮梳理整齊。

③ 男職工不留長髮，不蓄長鬍須;女職工不燙怪異髮型，化粧自然得體。

④ 神態自信，舉止穩重，禁忌粗俗行為。

⑤ 常面帶笑容，保持開朗，營造和諧、融洽的氛圍。

3.儀態規範

① 站姿：腰身挺直，禁忌躬背哈腰;不隨意扶、拉、倚、靠、趴、蹬、跨，雙腿不可不停地抖動。

② 坐姿：從容就坐，動作輕穩(男士腰背挺直，女士坐姿文雅自然);離座穩重，非固定椅子須放回原處。

③ 走姿：上身保持正直，雙肩放鬆，目光平視。

4.言語規範

① 用語禮貌，多用敬語、謙語，如“您、請、謝謝、對不起”等，不説髒話、忌語。

② 熱情、誠懇，語氣平和，手勢得當，切忌用手指人和拉拉扯扯。

③ 不要隨意打斷他人講話或心不在焉，切忌打聽他人隱私和貿然提問。

④ 目視交談對方，適時點頭、應答。

⑤ 説話時間長短適度，切忌滔滔不絕。

⑥ 會議、接待等場合宜講普通話。

5.辦公規範

① 以職務或職稱稱呼上級，以職務或同志等稱呼同事，以先生、女士等稱呼患者和賓客。

② 遇到同事、患者和賓客，見面先問好，面帶微笑，言語禮貌。

③ 未經同意不得隨意翻看同事的文件、資料等。

④ 上班時間不做與工作無關的事務。

6.電話規範

① 電話鈴響三聲之前接聽，超過三聲接聽時主動道歉。

② 要有明朗的心情，以對方看着自己的心態去接聽電話。

③ 接起電話，清晰地説“您好，這裏是xxxx”。

④ 接聽過程中語音清晰、語氣自然、語速適中、語調平和，切忌心不在焉、敷衍應付。

⑤ 接到打錯的電話，禮貌説明，儘量提供幫助。

⑥ 通話完畢，禮貌道別，輕放電話(備註：地位高者或患者主叫者先掛)。

7.介紹規範

① 主動向顧客介紹在場人員;優先介紹職務最高者、年齡最長者和女士。

② 先介紹姓名，再加尊稱，然後準確介紹職務，如，王××先生，總經理。

③ 面帶微笑，舉止大方，手掌伸直，掌心向上，示意所介紹的人。

8.握手規範

① 年長者向年輕者伸手，職位高者向職位低者伸手，女士向男士伸手，主人向客人伸手。

② 用右手，雙腿並立站直，微笑注視對方眼睛。

③ 表達由衷敬意和謝意時，宜用雙手，身體微微前傾。

④ 人多握手時，切忌交叉握手。

⑤ 切忌坐着握手、搶着握手、戴着手套握手和拿着東西握手等。