Excel表格打印技巧大綱

由於Excel文檔的特殊性，與在Word中打印文檔有一定的區別，下面是小編為大家整理的Excel表格打印技巧，歡迎參考~

　　一、表格打印

對於剛剛創建完畢的表格來説，不要立刻單擊“打印”按鈕輸出表格。應當按下面的介紹進行設置和預覽，滿意以後再進行打印，這樣可以節約寶貴的紙張和時間。

　　1、打印設置

首先單擊“文件”菜單下的“頁面設置”命令，打開“工作表”選項卡。如果每一頁都要打印表格標題、説明和列標題，應當用鼠標單擊“頂端標題行”框。再將光標放入工作表左邊的“行標”處，待光標變成右箭頭時拖過要打印的行，即可使絕對引用的行號出現在“頂端標題行”內。經過上述處理，表格的每一頁均可重複打印表格標題、説明之類的內容。圖1中的“左端標題列”作用同上，如果你將數據的標題放到了列中，也可以像“頂端標題行”那樣重複打印。

工作表的“行號”和“列標”在默認時為不打印。如果你需要打印工作表中的“行號”和“列標”，可以按以下步驟操作:打開圖1所示的“工作表”選項卡，選中其中的“行號列標”複選框即可。

另外，“頁邊距”選項卡的“居中方式”下有兩個比較重要的選項，它們可以決定表格在頁面上的“水平”和“垂直”居中方式，你可以根據自己的需要選擇。

　　2、指定打印頁數

打印表格會遇到最後一頁只有很少幾行數據的情況，手工調整費時費力，我們可以讓Excel進行自動操作:打開待打印表格所在的工作表，單擊“文件”菜單中的“頁面設置”命令，就可以看到“頁面”選項卡。假如你通過“打印預覽”看到最後一頁（如16頁）只有兩三行，此時可以選中“調整為”單選項，然後在“頁寬”框內輸入（或選擇）“1”，接着在“頁高”框內輸入（或選擇）你要打印的頁數（如15頁）。這樣就可以通過減小行高、字號等方法將最後一頁的內容均勻分配到其他頁，從而使打印出來的表格正好佔滿整數頁。

　3、打印預覽

打印設置完成後，單擊圖1或工具欄中的“打印預覽”按鈕，就可以打開“打印預覽”窗口，你可以從狀態欄看到待打印表格的頁數。拖動豎直滾動條上的滑塊或轉動滾輪鼠標上的滾輪，可以快速翻頁查看任意一頁的打印效果。與Word不同的是:Excel預覽窗口的工具按鈕較多。其中“設置”按鈕可以打開“頁面設置”對話框，修改打印方向、頁面大小和頁邊距等等。“頁邊距”按鈕可以在預覽頁上顯示頁邊距和頁眉等的設置線，用鼠標拖動即可快速修改這些參數。單擊“分頁預覽”按鈕可以進入“分頁預覽”視圖，便於觀察表格在Excel窗口中的佈局和總頁數等;使用“視圖”菜單下的“普通”命令可以回到“普通”視圖。

4、表格打印

如果你對預覽結果非常滿意，就可以單擊圖2中的'按鈕直接打印了，也可以回到Excel主窗口，使用“打印”按鈕或命令進行打印。這裏的操作和Word非常相似，本文就不深入説明了。另外，Excel還可以和Word“聯合作戰”，利用後者的打印功能輸出更加複雜的表格，我們將在後續的系列中介紹有關的內容。

　　二、打印技巧

　　1、一次打印多個工作簿

如果要打印多個工作簿中的多個表格，常採用的方法是逐個打開然後打印。其實，我們也可以一次打印多個工作簿，前提是所有工作簿位於同一文件夾，而且每個工作簿只有一個待打印的表格（否則所有的表格都會被打印）。具體做法是:打開“資源管理器”逐個選中要打印的工作簿，然後單擊“文件”菜單下的“打印”命令。系統就會逐個打開文件並打印其中的表格了。

2、一次打印多個工作表

如果你需要打印一個工作簿內的全部工作表，可以逐個將其打開後打印，也可以採用下面的技巧一次完成:打開工作簿後按住Ctrl鍵，用鼠標逐個單擊要打印的工作表標籤，將要打印的全部工作表選中，然後單擊“文件”菜單下的“打印”命令，系統就會逐個打印每個工作表中的表格。如果你想預覽打印效果，可以在選中工作簿以後按照常規方法操作。

　　3、打印連續頁碼

按照上面介紹的方法一次打印多個工作表時，每個工作表中的表格頁碼都是從1開始編號的。如果你需要將多個工作表的表格頁碼連續排列，可以採用下面的技巧:首先採用上面介紹的方法查看第一個工作表的總頁數，接着切換到第二個工作表。單擊“文件”菜單下的“頁面設置”命令，打開“頁面設置→頁眉/頁腳”選項卡，再單擊“自定義頁眉”（或“自定義頁腳”）按鈕打開對話框（圖4）。根據需要單擊其中的“左”、“中”或“右”框，再單擊帶有“#”字樣的按鈕，即可將“&［頁碼］”放入框中。如果你要讓第二個工作表的首頁碼接着第一個工作表的尾頁碼，只須在“&［頁碼］”後輸入後者的總頁數（即尾頁碼，例如11），使其變成“&［頁碼］+11”的樣子。如果必要，你還可以在“&［頁碼］+11”前後加上“第”和“頁”字樣，使其變成“第&［頁碼］+11頁”。最後按上面介紹的方法操作，你就可以打印頁碼連續的多個工作表了。