文祕準備簽字儀式的要點

導語：交接儀式是企業業務的重要環節。下面是文祕準備簽字儀式的要點，歡迎參考!

1.簽字的準備工作

⑴佈置好籤字廳

要莊重、整潔、清靜。

室內應滿鋪地毯，正規的簽字桌應為長桌，其上最好鋪設深綠色的台呢布。

簽字桌應橫放於室內，在其後可擺放適量的座椅。

簽署雙邊性合同時，可放置兩張座椅，供簽字人就座。

簽署多邊性合同時，可以僅放一張座椅，供各方簽字人簽字時輪流就座。

也可以人每位簽字人提供座椅。簽字人就座時，一般應面對正門。

⑵在簽字桌上，循例應事先安放好侍籤的合同文本以及簽字筆、吸墨器等簽字時所用的文具。

⑶與外商簽署涉處商務合同時，還需在簽字桌上插放有關各方的國旗。

插放國旗時，在其位置與順序上，必須按照禮賓序列。例如，簽署雙邊性涉外商務合同時，有關各方的國旗需插放在該方簽字人座椅的正前方。

2.簽字時的座次安排

⑴簽署雙邊性合同

應請客方簽字人在簽字桌右側就座，主方簽字人則應同時就座於簽字桌左側。

雙方各自的助籤人，應分別站立於己方簽字人的外側，以便隨時對簽字人提供幫助。

雙方其他隨員，可以按照一定順序在己方簽字人的正對面就座。也可依照職位的高低，依次自左至右(客方)或是自右至左(主方)列成一行，站立於己方簽字人的身後。

當一行站不完時，可按照以上順序並遵照“前高後低”的慣例，排成兩行三行或四行。

原則上，雙方隨員人數，應大體上相當。

⑵簽署多邊性合同

一般僅設一個簽字椅。

各方簽字時，須依照有關各方事先同意的`先後順序依次上前。

助籤人應隨之一同行動。在助籤時，依“右高左低”的規矩，助籤人應站立於簽字人的左側。

有關各方的隨員，應按照一定的序列，面對簽字桌就座或站立。

3.對待籤合同文本的要求

⑴依照商界的習慣，在正式簽署合同之前，應由舉行簽字儀式的主方負責準備待籤合同的正式文本。

應會同有關各方一道指定專人，共同負責合同的的定稿、校對、印刷與裝訂。

按常規，應為在合同上正式簽字的有關各方，均有供一份待籤的合同文本。必要時，還可再向各方提供一份副本。

⑵簽署涉處商務合同

按照國際慣例，待籤的合同文本，應同時使用有關各方法定的官方語言。

此外，亦可同時並用有關各方法定的官方語言。

⑶待籤的合同文本

應以精美的白紙印製而成，按大八開的規格裝訂成冊，並以高檔質料如真皮、金屬、軟木等作為封面。

4.簽約的程序

簽字儀式的正式程序一共分為四項，它們分別是：

⑴簽字儀式的正式開始

有關各主要人員時入簽字廳，在既定的位次上各就各位。

⑵簽字人正式簽署合同文本

通常的做法是，首先簽署己方保存的合同文本，接着再簽署他方保存的合同文本。

商務活動規定：每個簽字人在簽署己方保留的合同文本上簽字時，按慣例應當名列首位。因些，每個簽字人均應首先簽署己方保存的合同文本，然後再交由他方簽字人簽字。這一做法，在禮儀上自負盈虧為“輪換制”。它的含義是在位次排列上，輪流使有關各方均有機會居於首位一次，以顯示機會均等，各方平等。

⑶簽字人正式交換已經有關各方正式簽署的合同文本

此時，各方簽字人應熱烈握手，互致祝賀，並相互交換各自一方剛才使用過的簽字筆，以示紀念。

全場人員應鼓掌表示祝賀。

⑷共飲香檳酒互相道賀。

交換已籤的合同文本後，有關人員，尤其是簽字人當場乾一杯香檳酒，是國際上通行的用以增添喜慶色彩的做法。

在一般情況下，商務合同在正式簽署後，應提交有關方面進行公證，此後才正式生效。