文祕公文寫作功底之批覆
批覆,是指“答覆下級機關的請示事項”時使用的文種。批覆是用於答覆下級機關請示事項的公文.它是機關應用寫作活動中的一種常用公務文書。在此對於批覆進行詳細的介紹,供各位考生學習掌握。
一、批覆的特點
(1)行文具有被動性
批覆的寫作以下級的請示為前提,它是專門用於答覆下級機關請示事項的公文,先有上報的請示,後有下發的批覆,一來一往,被動行文,這一點與其他公文有所不同。
(2)內容具有針對性
批覆要針對請示事項表明是否同意或是否可行的態度,批覆事項必須針對請示內容來答覆,而不能另找與請示內容不相關的話題。因此批覆的內容必須明確、簡潔,以利下級機關貫徹執行。
(3)效用的權威性
批覆表示的是上級機關的結論性意見,下級機關對上級機關的答覆必須認真貫徹執行,不得違背,批覆的效用在這方面類似命令、決定,帶有很強的權威性。
(4) 態度的明確性
批覆的內容要具體明確,不能有模稜兩可的語言,使得請示單位不知道如何處理。
二、寫作方法
批覆一般由標題主送機關正文落款構成。
(1)標題
標題的寫法最常見的是完全式的標題,即由發文機關、事由和文種構成。在事由中一般將下級機關及請示的事由和問題寫進去;
還有一種完全式的標題是發文機關+ 表態詞 + 請示事項 +文種,這種較為簡明、全面和常用。也有的批覆只寫事和文種。
(2)主送機關
主送機關一般只有一個,是報送請示的下級機關.其位置同一般行政公文,寫於標題之下,正文之前,左起頂格。
批覆不能越級行文, 當所請示的.機關不能答覆下級機關的問題而需要向更上一級機關轉報"請示"時, 更上一級機關所作批覆的主機關不應是原請示機關, 而是"轉報機關"。
如果批覆的內容同時涉及其它的機關和單位,則要採用抄送的形式送達。
(3)正文
正文包括批覆引語、批覆意見和批覆要求三部分。批覆引語要點出批覆對象,一般稱收到某文,或某文收悉。要寫明是對於何時、何號、關於何事的請示的答覆,時間和文號可省略。
批覆意見是針對請示中提出的問題所作的答覆和指示,意思要明確,語氣要適當,什麼同意,什麼不同意,為什麼某些條款不同意,注意事項等都要寫清楚。
批覆要求(其實可以單獨算做結尾),是從上級機關的角度提出的一些補充性意見,或是表明希望、提出號召。
如果同意,可寫要求;不同意,亦可提供其他解決辦法。
(4)落款
這部分寫在批覆正文右下方, 署成文日期並加蓋公章, 成文日期用阿拉伯數字。批覆既是上級機關指示性、政策性較強的公文,又是對下級單位請求指示、批准的答覆性公文,因此,撰寫批覆要慎重及時,根據現行政策法令及辦事準則,及時給予答覆。
撰寫時,不管同意與否,批覆意見必須十分清楚明白,態度明朗。不能含糊其辭,模稜兩可,以免下級無所適從。同時批覆必須有針對性的一文一批覆,請示要求解決什麼問題,批覆就答覆什麼問題。
需要指出的是,在全面推進依法行政的今天,“批覆”這種帶有較為明顯的計劃經濟“人治”色彩的公文種類,各級行政機關應當慎用。從既有的批覆定義和使用實際看,批覆是“答覆下級機關請示事項”時使用的文種。
依法行政講究職權法定,每個行政機關都有自己獨立的法定職責,需要經過“請示”而為的事項越來越少,上級行政機關面對請示,要看是否有必要“批覆”。
對於應當由下級機關“依法獨立行使職權”並獨立承擔責任的事項,雖有請示也不應批覆(即使需要指導也應採用其他方式)。這一是便於明晰職權,分清責任,推進依法行政的需要,二是避免文牘主義,提高行政效率的需要,三是便於管理相對人尋求救濟需要。
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