商務書信開頭與結尾的寫作技巧

一個好的開頭，能使人眼前一亮，而一個好的結尾，能使人意猶未盡，下面小編就給大家帶來商務書信開頭與結尾的寫作技巧，希望能夠幫助到大家吧!

　一、開頭的寫法和一些技巧

1.開頭：大多數商務英語寫作的內容也由開頭、中間、結尾三部分組成。常用的開頭句寫法：

(1)最好在第一句話中説出你的寫作目的。如：We understand that you are exporters of nuts and should like to know if you can supply us with 5 tons of walnut meat by the end of October.

(2)將最能引起讀者興趣的內容放在開頭，如：I'm pleased to tell you that your order will be delivered tomorrow.

(3)提及所涉及的商務事項。

2.就開頭的內容方面來講，書信的開頭可以涉及：

(1)書信去函的開頭：詢問、 索價、求購、 投訴、訊息、報憂、道歉、推薦。

(2)覆函的開頭可以包括： 函悉 、歉意、謝絕 、服務。

　　二、書信結尾的措辭和語氣

(一)結尾：

寫結尾句需注意以下幾個地方：

1.結尾句需具體，不要使用含糊、繁瑣的詞語或句式。

2.在結尾處提出行動的`要求。

3. 在結尾處做簡要的總結，尤其在內容比較多的情況下。請比較下面兩句話：

We hope that we have made the above alternatives clear to you and that they may help you make your choice.

To sum up, you can either put your money in a savings bank and receive 6 % annual interest or invest in common stocks for higher returns but also higher risk.

(二)就結尾的內容來講，書信的結尾可以包括：

1.去函的結尾

(1)敦促：Having this input by JUNE 3 will enable us to maintain our schedule for…

(2)期待：Your advice would be welcome.

(3)致謝：Your prompt attention to this matter will be appreciated.

(4)協助：Shortly after I receive this information, I will be in touch with you>

(5)盼復：We look forward to hearing from you.

(6)聯絡：If you have any question, please call me at…

等等……

2.覆函結尾可以涉及：

(1)請求：Please indicate your acceptance of this employment by signing…and returning a copy…

(2)承諾：We want to ensure that you enjoy the highest standards of service.

(3)致歉：I apologize for the inconvenient.

(4) 答謝：Thanks again for your cooperation.

(5)祝願：I wish you every success in your important work.

(6)往來：We look forward to a very cordial relationship between our two organizations.

　　三、商務用詞的大寫

大寫字母(Capital Letters)又稱“Block letters”，“Upper case/print”,

一般用於句首，此外大寫首字母還出現在以下幾種情況中：

1.專有名詞(proper nouns)。

2.在標題(title) 中也要大寫單詞首字母。

3.用於禮貌性稱呼語(即Mr.,Mrs.,Miss.,Ms.)學銜(Dr.)和軍銜(General)的首字母。

4.職務，職稱，頭銜以及組織的名稱也要大寫首字母。

5.在商務書信中，重要的字詞常常被大寫以引起讀信人的注意。

6. 商務英語寫作中的副標題與小標題也需大寫。

7.用於縮寫詞，如“a SWOT analysis”, “ASEAN”, “USA”等。

　　四、數字的用法

1.數字在句首要被拼寫出來。

2.用阿拉伯數字表示日期、時間、量度、頁數、地址、百分比、小數等等。

3.大多數情況下，序數詞要被拼寫成英文。

五、縮寫 (Abbreviation)：

縮寫在商務英語寫作中有它獨特的意義。

1.商務英語中常用的幾種縮寫形式：

(1) 置於人名前後，表示身份、職銜、學位等

(2) 表示商業企業名稱

(3)表示時間

(4)表示組織名稱，一般由首字母組成

(5)合成方位詞

(6)常用的拉丁詞

2.商務英語中不應使用縮寫的地方：

(1) 某些頭銜

(2) 星期、月、季節

(3) 街道地址

(4) 國名、城市名