秘书接待的基本礼仪
秘书人员都是一个不可缺少的群体,接待来客是秘书最频繁的日常事务之一。秘书是代表单位接待来客的,其接待态度如何,直接影响着单位的形象,决定了来客对单位的印象,关系着业务能否顺利进行。下面是小编搜集整理的秘书的接待礼仪,希望对你有帮助。
社交礼仪
1、有人敲门,应回答“请进”,或到门口相迎;
2、客人进来,应起立热情迎接。如果家中不够干净齐整,显得零乱,要做些必要的整理,并向客人致歉;
3、敬茶须用双手端送,放在客人右边。如果夏天酷热,要递扇子,或开电扇;
4、吃饭时来客,要热情地邀请客人一同进餐。客人吃过饭后应送上热毛巾,并另换热茶;
5、接受客人礼品,应该道谢;
6、向主人或客人介绍对方时,姓名职务必须逐字清楚,须先将年轻者向年长者介绍;
7、客人来时,如自己恰巧有事不能相陪,要先打招呼,致以歉意,并安排家属陪着,然后再去干自己的事;
8、客人坚持要回去,不要勉强挽留;
9、送客要到大门外,走在长者后面;
10、分手告别时,应说“再见”或“慢走”。
意外情况
◆上司突然离开公司
客人按照约好的时间来访,可是上司因为有别的急事要办,突然出去了。这种情况下助理应向客人说明情况,请求谅解,并征求其意见:“请再等一会儿好吗?”或者根据具体情况把客人介绍给有关部门:“让市场部的×经理跟您谈谈,您看如何?”不管客人是愿意等上司回来再谈,还是愿意跟有关人员谈,都要按照上司事先留下的指示办。
◆上司临时改变主意
有时,上司会给助理来个电话或者写张纸条,说今天×××要来,自己不想见他,让助理看着办。这种情况下助理不能直截了当地对客人说上司不想见他,只能以委婉的方式拒绝对方:“实在对不起,深圳那边的工厂出了点意外,总经理今天下午5点就要坐飞机去深圳,现在确实抽不出时间。”不过有一点必须弄清楚,那就是上司究竟是不想见客人,还是实在抽不出时间。如果只是因为当天抽不出时间,那就要考虑改期约见了。
◆接待不速之客
对于不速之客,绝不能因为没有预约而有所怠慢。助理应该把来客领到接待室,弄清来客的姓名、所在公司、来访目的,尽快安排有关部门出面接待。如果客人点名要与×××会谈,应及时与当事人联系,但之前不能给客人以肯定的答复,因为当事人有可能不在,也有可能不愿意见这位客人。如果是不愿意见,可以这样答复客人:“实在对不起,×××现在不在公司。”这样才不会给客人留下没有诚意的印象。
◆客人问上司在不在
如果是素不相识的客人,应这样跟他打招呼:“您好,请问您是……”诱导对方作自我介绍,说明来访目的。有的客人不愿说出自己的姓名,只是问上司在不在。遇到这种情况,先不要正面回答,而要继续追问:“请问您是……”“逼”对方作自我介绍。有时候由于事情机密,客人并不一定会透露自己来访的目的,这时应该让客人先在会客室等候:“请您稍等一会儿,上司刚刚散会,我帮您去找一找。”以此为由向上司汇报情况,请上司决定是否会见。如果上司不愿意会见,就说没找到上司,下次再约时间。当然,一定要先说“让您久等了”,向客人致歉。
◆已到约定的`时间
按照约定的时间,上司应该会见程先生了,可他与钱先生的谈话还没有结束。这时助理最好写一张便条把程先生的事简单说一下,给上司提个醒。便条最后一定要加上一句:“还让程先生等多久?”以便上司作出简短的指示。顺便说一句,如果上司正在开会或者正在与客人会谈,有紧急电话找上司,也可以用同样的办法处理。在便条中简单汇报一下来电的内容,最后加上一句“过多久给对方回电话?”切记不要提“怎样答复对方”之类的问题,以免干扰上司正在进行的工作。
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