彙報材料寫作方法
要寫好彙報材料,關鍵是要對彙報材料特殊、重要的功效和作用進行悉心領會和準確把握。在撰寫這類文稿時,要始終記住一條,上級或同級領導專門聽取的工作情況彙報和介紹,是有很強目的性的。或總結推廣各地的工作經驗,或聽取下級領導機關對正在制定的某些重大決策的建議,瞭解、學習、借鑑兄弟地區、單位對一些重大問題和決策難題的解決辦法和經驗。看到了這一層,我們在撰寫彙報材料時,就可以做到“投其所好”、應其所需了。
向上級領導彙報工作的彙報材料。這類材料要引起上級領導的重視和興趣,展示彙報者的領導水平和工作實績,唯有突出個性和特色。許多彙報材料洋洋灑灑幾十頁,所做的工作及取得的成績無一遺漏,但上級領導並不看重,甚至表露出厭煩之色,原因就在於文不對題, “供需”脱節甚至錯位。在上級領導看來,你所津津樂道的許多工作只是你這級領導應該做好的例行公事,做好了是盡職,做不好是失職。對常規性、例行性的工作,上級領導無心也無必要了解得那麼清楚。相反,你這個地方在工作中出現了哪些新情況、新矛盾、新問題,你們是怎麼看,怎麼想,怎麼去解
決的,這才是上級領導高度關注的。把本職工作應該做的事包羅萬象地大加表白,對領導關注的東西避而不談或一筆帶過,這是撰寫彙報材料的大忌,也是目前許多彙報材料的通病。
撰寫彙報材料最能體現彙報者的全局觀念、政策水平、決策能力和思辨能力。在具體寫作技巧上,要把握三條:
一是仔細揣摩調研、決策的意圖,上級領導為什麼要聽取這方面的情況和問題彙報?為什麼要重點聽取這方面的情況和問題彙報?對這些問題,要研究得明白透徹,不能有半點“走題”,更不能自作聰明。
二是嚴格按照上級領導給出的題目確定彙報的主題和內容。這裏又有兩種情況。第一.領導給出的題目恰恰是我們工作中的強項,且具探索性和經驗性。這樣,彙報材料就可以寫實為主,把這項工作的起因(背景),工作實際中的困惑與探索,目前工作的進展及成效、經驗作出比較系統、詳細地總結和提煉。第二,領導給出的題目還沒有 “破題”,或沒有多大進展,或雖有進展但成效尚未顯著。這樣的彙報材料當以探索性思考為宜。重點講這項工作在實施過程中的困難和矛盾,講克服這些困難、矛盾的對策和政策建議,為上級領導機關提供決策參考依據。
三是切忌羅列人人皆知的套話、空話、大話。因為上級領導在宏觀形勢把握和理論、政策理解上比我們更有優勢。過多的“講道理”就會有班門弄斧之嫌。 向同級同行介紹、交流情況的彙報材料。同級同行互相走訪、取經,是避免決策失誤、縮短探索時間、推動工作進展的重要途徑,同級同行對口參觀、學習和考察,一般是對某項工作,準備開展但尚無清晰思路和必要把握,或正在做但對碰到的一些矛盾、問題尚無有效解決辦法,所以前來學習和取經。因此,向同級單位介紹、交流情況的材料,貴在“預警”和“實用”,所謂“預警”,就是對自己做這項工作,曾經遇到的困難、矛盾、阻力要儘可能告知對方,對尚在探索中的一些難點問題更要提醒對方注意。這樣做有兩個好處。第一,使對方在工作熱情高漲時保持冷靜的決策頭腦,使對方在良好的工作預期中看到危機。因為,對新開展的工作,決策思維容易被一些表面的有利因素所左右,看不到深層次的矛盾和問題,加之求功心切,這往往成為決策失誤的陷阱。其二,使對方未雨綢繆,對可能出現的矛盾和問題及早防範,少走彎路。所謂“實用”,就是要把做這項工作的緣由(背景因素,為什麼要抓這件事)、決策過程、實施情況及效果作系統、全面的總結和介紹,使對方明瞭整個土
作思路,得到實實在在的啟發。
〃總結.推介經驗的彙報材料。在對外開放、經濟全球化的大背景下,不光企業要講品牌效應,而且一個地方也要打自己的品牌。對一個地方而言,知名度就是品牌,就是生產力。善於總結經驗,就是確立品牌、提高知名度的重要手段。我們發現,同一地方,同一單位,抓同一件事,由不同的人、從不同的角度總結,效果可能就大不一樣。有的工作做得很好,有很多值得總結推廣的經驗,卻總結不出;有些地方和單位的工作,在常人看來也許並無多少特別過人之處,但一經總結出來,就讓人信服,就成了經驗。
從更深一層看,總結經驗不僅是全為“出名”,而是在進一步創新、完善自己的決策思路,使自己的工作進入更高更好境界的同時,把探索,創造的經驗轉化成社會共有的寶貴財富,由“一枝獨秀”變成“萬紫千紅”。
經驗貴在高人一籌而又切實可學,貴在反映和揭示特定時期對某一問題探索的最新甚至是最高的成果。因此,撰寫經驗材料,要“高”要“新”,要“實”,要“特”,要“精”,要“深”
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