文員電腦小技巧

在電腦上有哪些小技巧？一起來看看！

文員電腦小技巧

奇偶不同 頁眉也能玩個性

除了正規的頁眉外，經常需要對頁眉進行特殊設計，比如：奇數頁顯示章標題，偶數頁顯示節標題，此類頁眉便於讀者根據目錄，快速查閲需要的內容，應用也很廣泛。對於這類特殊的頁眉也是有妙招進行處理的。

首先打開文檔，選中文檔的章標題，切換到“開始”選項卡，在“樣式”中選擇“標題1”，再選中文檔的節標題，在“樣式”中選擇“標題2”；然後在頁眉處雙擊進行編輯狀態，切換到“設計”選項卡勾選“奇偶頁不同”，再將光標置於第1頁的頁眉處，選擇“文檔部件→域”彈出對話框，在“類別”下選擇“鏈接和引用”，單擊StyleRef後選擇“標題1”，這樣章標題會顯示奇數頁的頁眉；同樣將“標題2”添加到偶數頁的頁眉。如果奇數頁中有兩個章標題，則默認添加前面一個到頁眉，節標題也是如此。

文檔正規我有一套 輕鬆玩轉文檔頁眉頁腳

為了推進公司檔案管理正規化，同時為了文檔美觀和便於歸類、查看、歸檔，公司要求2013所有會議文檔必須加上頁眉，內容是“公司Logo+2013會議紀要字樣”，頁腳則為頁碼。這對我來説是小菜一碟。

事半功倍——批量添刪頁眉和頁腳

第1步：打開Word2013新建一個文檔，然後點擊“視圖→頁眉和頁腳”，按提示在頁眉處插入公司Logo和添加“2013會議紀要”，接着點擊頁眉頁腳設置菜單的“插入自動圖文集→第X頁總共Y頁”

第2 步：點擊“文件→保存”，將其保存為“會議”模板文件，放置在“C:Users當前用户AppDataRoamingMicrosoftTemplates”下保存。這樣以後需要新建會議文檔的時候，點擊Word“文件→新建”，我們可以在Word文檔窗口的右側窗格看到新建文檔的選項，點擊下方的“本機上的模板”選項，然後在打開的模板窗口中，選擇上述製作好的“會議”模板文件，並單擊確定，這樣在任何新建的文檔點擊“視圖→頁眉和頁腳”即可自動套用建好頁眉頁腳的文檔了。

第3步：上述操作只是保證新建的`文檔可以套用頁眉頁腳，如果需要對之前的文檔也批量添加上類似頁眉和頁腳，我們可以藉助 “頁眉頁腳修改器” 來幫忙。首先將公司的所有文檔都複製到同一個文件夾中，可通過搜索的方法集中文檔；然後打開工具，按提示輸入頁眉和頁腳文字內容，再單擊“瀏覽”按鈕選擇文檔所在目錄，最後單擊“批量修改”按鈕即可。

小提示：

如果文檔是DOCX格式，可藉助“Batch DOCX to DOC Converter”這款小工具，將DOCX文件批量轉換成DOC格式，再批量添加頁眉頁腳。

文檔打印 隨“機”應變 無線打印平板文檔

日常的操作中少不了文檔的打印，普通文檔的打印倒是簡單。麻煩的是老總平板裏的一些商務文檔的打印，這些文檔打印通常要的比較急。常規的方法是使用數據線將平板連接到電腦，然後通過優盤讀取方式打印。有線連接方法總是麻煩，有時數據線不在身邊，我找數據線就忙活半天。對於這類移動平板設備的打印，現在我藉助的是SambaFilesharing，它可以直接使用Wi-Fi實現無線打印。這樣在日常工作中，電腦裏普通文檔我使用的是常規打印，移動設備則使用Wi-Fi打印，做到文檔打印的隨“機”應變。

第1步：首先下載SambaFilesharing並安裝在平板上。在平板上啟動程序後點擊“菜單→setting”，打開設置界面，然後依次點擊Password和Usename，分別設置訪問Android平板的密碼和用户名。

第2步：完成上述設置後，點擊“菜單→Enable”，程序會開始設置Android平板上SD卡和內存盤的共享，成功完成設置後，在平板界面會出現“enable →Running”以及共享IP

第3步：在電腦上啟動資源管理器，接着在地址欄輸入手機屏幕上顯示的IP地址（或者直接輸入android），類似的形式，回車後按提示輸入上述設置的用户名和密碼(即訪問平板共享資源的的用户和密碼，而不是PC上的用户和密碼)即可打開平板上共享目錄，SD卡對應共享名為Sdcard（平板內存盤對應share2）。現在展開“sdcard”，右擊選擇需要打印的文檔選擇“打印”，然後按提示進行打印即可。

小提示

SambaFilesharing使用的是SMB協議（它可以輕鬆實現不同系統之間的共享），這樣無需在電腦上安裝任何軟件即可遠程訪問平板內容。除了無線打印，我們還可以用於電腦和平板之間互訪，比如直接在PC上利用高速有線網絡下載平板所需的軟件。如果是iPad平板，我們則可以在電腦和平板上都安裝91手機助手，在電腦和平板上啟動手機助手，然後使用Wi-Fi方式連接，成功連接後即可使用Wi-Fi方式訪問和打印平板文檔。

資深文員 辦公答疑解惑

使用宏設置Excel工作表實現編輯就自動保存

對於一些重要文檔，我們可以利用Excel的宏實現文檔已編輯就自動保存，打開Excel後按ALT+F11打開VBAProject，在需要保護的表裏寫入如下代碼：

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)

End Sub

保存，關閉，然後設置允許宏運行，這樣保護的工作表只要一進行編輯就會自動保存。

記事本也要自動保存

記事本因為它的小巧，打開快速，佔用內存小，常常是我們隨手打開記錄文字的常用工具。系統自帶記事本無法自動保存，如果你希望記事本也可以自動保存文檔，可以到互聯多下載“記事本自動保存工具”，啟動程序後會跳出提示窗口，提示軟件會在系統後台等待20秒，在這20秒內激活欲保存的記事本文本。點擊“是”打開軟件，並新建記事本文本。然後點擊“自動保存位置”欄後的“…”按鈕選擇文本自動保存位置並且命名。在“間隔(秒)”欄內輸入自動保存的時間間隔，默認為10秒。這樣每10秒就會自動保存記事本內容。

自動保存的文件丟失如何找回？

我在使用Word 2007編輯一份公文時，突然遇到停電事故，重新啟動電腦並運行Word 2007時，在裏面怎麼也找不到關機前自動保存的文件了。最後在網管員的協助下用如下辦法解決了問題：

通過資源管理器進入系統安裝分區（一般在C分區）。找到並進入Documents and Settings文件夾，然後進入以系統登錄用户名命名的文件夾。依次進入Application DataMicrosoftWord文件夾，從該文件夾下找到斷電之前Word自動保存的文件。

如果在編輯文件之前，將自動保存時間設置為幾分鐘甚至更短，就可以最大限度地減少因斷電或其他突發故障引起的文件內容損失。

Excel表格文件無法啟動怎麼辦？

我電腦中的一份Excel舊文件無法通過雙擊方式直接正常打開，只顯示標題欄和工具欄，不顯示文件內容。但通過打開Excel圖標然後用“文件”中的“打開”就能正常顯示。我修復和重裝過了Office，但是都沒有用，而Word沒有任何問題。這個問題如何解決？

後來發現，是因為我誤選了Excel選項中的“忽略其他應用程序”，這樣Excel會忽略掉其他應用程序的打開請求，所以當通過資源瀏覽器來打開Excel文件時，Excel並不會執行打開命令。恢復設置的方法是：

啟動Excel，在主界面的菜單欄用鼠標單擊“工具”選項。然後依次選擇“選項→常規→設置”。將“忽略其他應用程序”的選擇取消，保存退出後就可以直接雙擊Excel文件來打開文件了。

安全為上文檔自動保存有高招

在日常處理文檔過程中，我最怕的就是突然斷電，這樣自己辛辛苦苦撰寫的文檔經常會丟失。幸好Word、Excel都有自動保存文檔功能，以Word2003設置為例，啟動Word後點擊“工具→選項”，然後切換到“保存”選項，勾選自動保存時間間隔，然後設置為5分鐘，這樣沒5分鐘文檔就會自動保存，Excel設置類似。