辦公室接聽電話的禮儀技巧

一般在辦公室裏，日常工作之一就是接聽並處理電話，接聽電話禮儀是辦公室禮儀的重要內容。以下是小編為你整理的辦公室接聽電話的禮儀技巧，希望能幫到你。

　　辦公室接電話的禮儀技巧

1來電鈴聲不可超過三次才接

有時候電話響一次就接了，會給人以一種很唐突的感覺，會讓對方感覺認為你壓根沒心聽他講話，但是當來電響了三次以後再接，會讓對方等的不耐煩、產生焦急情緒。如果是客户的話，可能會影響雙方的合作。

所以，在電話鈴聲響了兩次後接是最佳的狀態，但是如果確實分不開身接電話的時候，電話響了超過了三次你在接起的'時候，你應該要向對方表示歉意：説一句讓您久等了。

一般的規範電話用語：首先應自我介紹，把自己的情況介紹一下，讓對方確定所打的電話是無誤的，避免了一些因為打錯電話浪費的時間。

2要注意通話時語氣的用法

電話是非常直觀的一種溝通方式，也是一種非常便捷的溝通方式，所以語氣是一定要注意的，因為對方不僅會注意你的內容，同時也非常注意你的語氣，在工作電話中儘量要採用禮貌用語，要有積極主動的語氣，讓對方產生想與你溝通的心情，這樣機會就會大很多了。

3與客户通電話要堅持後掛電話的原則

當對方在與你説再見的時候，同時你也要禮貌的回覆對方一下，表示尊重對方，等對方先把電話掛掉，確認通話結束後你再把電話掛掉。切忌掛電話時要小心不要發出過大的聲音。

4隨時記錄

在手邊放有紙和鉛筆，隨時記下你所聽到的信息。如果你沒做好準備，而不得不請求對方重複，這樣會使對方感到你心不在焉、沒有認真聽他説話。

5自報家門

一拿起電話就應清晰説出自己的全名，有時也有必要説出自己所在單位的名稱。同樣，一旦對方説出其姓名，你可以在談話中不時地稱呼對方的姓名。

6轉入正題

當你接聽電話時，不要“哼哼哈哈”地拖延時間，而應立即做出反應。一個好的開場白可能是：“您需要我做什麼?”當你覺出對方有意拖延時間，你應立即説：“真不巧!我正要參加一個會議，不得不在5分鐘後趕到會場。”這樣説會防止你們談論不必要的瑣事，加速商務談話的進展。

7避免將電話轉給他人

自己接的電話儘量自己處理，只有在萬不得已的情況下才能轉給他人。這時，你應該向對方解釋一下原因，並請求對方原諒。例如，你可以説：“布朗先生會處理好這件事的，請他和您通話好嗎?”在你作出這種決定之前，應當確定對方願意你將電話轉給他人。例如，你可以説：“對於這件事，我們很快會派人跟您聯繫的。”

8避免電話中止時間過長

如果你在接電話時不得不中止電話而查閲一些資料，應當動作迅速。你還可以有禮貌地向對方説：“您是稍候片刻，還是過一會兒我再給您打過去?”

讓對方等候時，你可以按下等候鍵。如果你的電話沒有等候鍵，就把話筒輕輕地放在桌子上。如果查閲資料的時間超過你所預料的時間，你可以每隔一會兒拿起電話向對方説明你的進展。如：你可以説：“約翰先生，我已經快替您找完了，請您再稍候片刻。”當你查找完畢，重新拿起電話時，可以説：“對不起，讓您久等了”，以引起對方的注意。

對於接電話的人來講，當需要查閲資料而有禮貌地請對方稍等片刻，這是可以令對方接受的。如果有人在你正在通話時打進電話，你可以選擇合適的詞語讓你通話的人稍候。然後拿起另一部電話説：“你能否稍等?我正在接聽一個電話。”如果打來電話的人只是有一些小事，便可以當即回絕，然後迅即轉向第一個電話，而這個人也會意識到你很忙而加速你們的討論。

　　辦公室接聽電話禮儀規範

1、電話鈴動靜兩聲後，有必要接聽。若是超越3聲鈴響，再接電話，有必要先説：對不住或對不住，讓您久等。

2、接聽電話首要大概説：您好!或您好!

3、接聽電話時有必要堅持滿足耐性、熱心。注意操控口氣、語態、語速、語調，言語親熱簡練、禮貌、和氣。要具有自己就代表公司的激烈認識。

4、要細心傾聽對方的説話，通常不要在對方話沒有講完時打斷對方。照實在有必要打斷時，則大概説：對不住，打斷一下。

5、對方聲響不明白時，大概好心提示:聲響不太明白，請你大聲一點，好嗎?

6、如電話打進來了，對方要找的搭檔不在，禮貌的做法是先向對方闡明狀況，再問詢對方姓名，並思考怎麼處置;若是需求對方不要掛斷時，一定要不斷向對方打招呼，表明你還在照看這個電話，搭檔回來後，當即轉達並催促回電。接線員要做好具體的電話記載。

7、轉接電話，首要有必要承認搭檔在辦公室，並説：請稍等。

8、轉接電話時，按鍵大概短暫爽性，不要過長時刻按着(通常不超越一秒鐘)，撥完分機號碼後，悄悄掛上電話。

9、説話結束時，要表明謝意，並讓對方先掛斷電話。不要忘了説再會。

10、若是説話所觸及的工作比較複雜，大概重複要害有些，力求準確無誤。

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