祕書接聽電話的禮儀
在日常工作中,祕書掌握一些接聽電話的禮儀,讓對方在你親切的話語中心平氣和地談事情。下面是小編分享的祕書接聽電話的禮儀,一起來看一下吧。
接聽電話的步驟
1、接聽電話前:
⑴、準備筆和紙:如果大家沒有準備好筆和紙,那麼當對方需要留言時,就不得不要求對方稍等一下,讓賓客在等待,這是很不禮貌的。所以,在接聽電話前。要準備好筆和紙。
⑵、停止一切不必要的動作:不要讓對方感覺到你在處理一些與電話無關的事情,對方會感到你在分心,這也是不禮貌的`表現。
⑶、使用正確的姿勢:如果你姿勢不正確,不小心電話從你手中滑下來,或掉在地上,發出刺耳的聲音,也會令對方感到不滿意。
⑷、帶着微笑迅速接起電話:讓對方也能在電話中感受到你的熱情。
2、接聽電話
⑴、三聲之內接起電話:這是星級酒店接聽電話的硬性要求。此外,接聽電話還要注意:
①、注意接聽電話的語調,讓對方感覺到你是非常樂意幫助他的,在你的聲音當中能聽出你是在微笑;
②、注意語調的速度;
③、注意接聽電話的措辭,絕對不能用任何不禮貌的語言方式來使對方感到不受歡迎;
④、注意雙方接聽電話的環境;
⑤、注意當電話線路發生故障時,必須向對方確認原因;
⑥、注意打電話雙方的態度。
⑦、當聽到對方的談話很長時,也必須有所反映,如使用“是的、好的”等來表示你在聽。
⑵、主動問候,報部門介紹自己;
⑶、如果想知道對方是誰,不要唐突的問“你是誰”,可以説“請問您哪位”或者可以禮貌的問,“對不起,可以知道應如何稱呼您嗎?”;
⑷、須擱置電話時或讓賓客等待時;應給予説明,並至歉。每過20秒留意一下對方,向對方瞭解是否願意等下去。
⑸、轉接電話要迅速:每一位員工都必須學會自行解決電話問題,如果自己解決不了再轉接正確的分機上,並要讓對方知道電話是轉給誰的。
⑹、對方需要幫助,大家要盡力而為:作為酒店的員工應盡力去幫助賓客,對於每一個電話都能做到以下事情①、問候 ②、道歉 ③、留言 ④、轉告 ⑤、馬上幫忙 ⑥、轉接電話⑦、直接回答(解決問題) ⑧、回電話
⑺、感謝對方來電,並禮貌地結束電話:在電話結束時,應用積極的態度,同時要使用對方的名字來感謝對方。
⑻、要經常稱呼對方的名字,這樣表示對對方尊重。
留言五要素
致:即給誰的留言
發自:誰想要留言
日期:最好也包括具體時間
記錄者簽名:有助於尋找線索,或弄清不明白的地方
內容:具體的説話內容
打電話的一些簡單技巧
1、如果接到的電話是找你的上級時,不要直接回答在還是不在,要詢問清楚對方的姓名和大概意圖,然後説幫您找一下。將所瞭解的情況告訴你的上級,由他判斷是否接電話。
2、打電話時,列出要點,避免浪費時間。
3、在打電話之前,要準 備好筆和紙,不要吃東西、喝水或抽煙,要保持正確的姿勢。
4、如果你找的人不在,可以問一下對方什麼時間可以再打電話或請其回電話,同時,要將自己的電話號碼和回電時間告訴對方。
5、在給其他部門打電話時,要先報部門和姓名,這樣可以避免對方因為詢問你的情況而浪費時間。
-
行政助理面試問題彙總
行政人員可以説是一個公司必不可少的組成部分。小編整理了相關的內容,歡迎欣賞與借鑑。筆試題:一、請寫出企業常用的公文文種?二、就你的理解行政工作應包括哪些內容?如何才能做好這項工作?三、公司將於下個月十五日召開半年總結會,由你來承辦,請製作一份行事曆(即需要...
-
文祕寫作選題四大要求
如何從調查掌握的大量情況中提取鮮活素材和選擇寫作角度,是文祕寫作人員必須過好的第一關。文祕寫作的實踐表明,文稿質量要高,貴在選題準、角度新、內容精,跳出人云亦云的圈子;貴在對寫作素材多角度的分析和對決策需求深層次的把握。在寫作選題上應做到四求。一、...
-
行政文員崗位職責以及應具備的能力(通用13篇)
1行政文員,是指企業中負責行政部門內部日常事務工作的人員,工作包括文字錄入打印、接聽電話、管理文件、記錄會議紀要等方面。以下是小編跟大家介紹行政文員崗位職責以及應具備的能力,歡迎大家閲讀!行政文員崗位職責以及應具備的能力篇1行政文員崗位職責1.負責人...
-
祕書如何讓公文寫作提速增效
機關單位的公文寫作不似普通文學創作,可以通過長時間的“醖釀”,它需要及時快速地完成,追求應用時效性。那麼祕書如何讓公文寫作提速增效呢,下面一起去了解一下吧!領會意圖把握方向公文寫作通常都有一定的目的性,動筆前準確領會領導意圖,可以防止所寫公文脱題離綱,文不...