完善消防檔案管理工作

一、消防檔案建設與管理的重要性

檔案是人類社會活動直接形成的真實歷史記錄，對人們研究歷史、認識社會、指導工作都具有憑證和參考作用，它具有不可忽視的社會價值和作用。目前，消防部隊的檔案資料建設任務相當繁重，因為消防工作涉及面廣，量大，包括滅火救援、部隊管理、消防監督、消防宣傳等方面的工作，每一項工作都是非常繁鎖，由於任務重、工作量大，加上有的單位管理不善，方法不當，使得消防部隊在檔案資料建設方面存在很多問題。俗話説：“檔案是我黨的珍貴財福”，檔案建設好了，對於促進單位工作有着重要的作用，提高單位工作效益，理順單位工作思路也頗有益處。

二、消防檔案建設與管理存在的問題

(一)檔案管理意識淡保一是思想認識模糊。沒有將檔案管理擺到事關部隊全面建設的基礎性工作的戰略高度上予以必要的重視，存在着“重工作落實、輕檔案管理”和“檔案歸檔案，工作歸工作”的兩張皮傾向，不知道為什麼要開展檔案管理工作和怎樣開展檔案管理。二是對檔案工作的重要性認識不夠。還沒有真正認識到檔案工作在信息化時代的實用價值，認為檔案管理工作只是收集過時的文件材料，投入人力、物力、財力去管理，也出不了政績，根本是得不償失，導致了檔案管理工作大多數成了為應付上級檢查而“做秀”的工作。

(二)檔案管理力量薄弱。一是檔案隊伍不夠專業化。很多消防大隊沒有專職的檔案員，檔案管理工作大多是由大隊業務參謀或者文職僱員兼任，他們很難全身心地投入檔案管理工作，影響了工作效能。二是管理質量不夠高。檔案管理是一項專業與經驗相結合的工作，即需要一定的專業知識，也離不開實踐積累。由於部隊的特殊性質，人員流動性大，檔案管理人員相對不夠穩定，有時檔案員剛剛學會立卷歸檔的基本知識，就被調整崗位，新接手的同志又要從零開始。導致一部分的檔案員想做好這項工作，卻又是心有餘而力不足，檔案管理質量很難得到提升。

(三)檔案管理手段落後。當前有的大隊檔案管理工作模式還比較落後，主要靠人以手工管理為主，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閲大多數仍然是使用傳統的手工操作，計算機等現代化管理手段運用水平比較低，查找速度慢，使用效率低，不僅影響了檔案管理質量，也不能滿足檔案管理、利用的.要求。

(四)檔案管理內容不完整。有的單位只注重文書檔案的收集，忽視聲像、實物檔案的收集、整理、立卷、歸檔，影響了檔案的系統性和完整性。部分同志為方便工作，將相關檔案材料自行保管，不願上交集中管理，導致一些重要的檔案資料無法及時歸檔，有的甚至損毀、丟失。

(五)檔案管理分類不詳細。有的單位沒有單獨的檔案櫃，所有的檔案文書都放在內勤人員的抽屜裏面，包括現場檢查筆錄，責令限期整改通知書，複查意見書，重大火災隱患整改通知書，建築審核意見書，建築工程驗收意見書，重點單位消防檔案，火災事故檔案等，加上有的內勤人員懶惰，不及時地將這些檔案資料歸檔裝卷，也不知道如何分類、如何編號、如何裝訂等，如果遇到年終再進行統一的裝訂，使得一些檔案資料被誤編，將行政處罰檔案整理為消防安全管理檔案，將消防安全重點單位檔案整理為火災事故檔案等。

三、解決以上問題的幾點建議

(一)加大檔案資料的投入，由專人負責消防檔案資料的建設。單位應該設立專門的檔案室，購買質量好、樣式好、數量足的檔案櫃，要分類齊全，分別放置。目前在消防部隊存在着警力嚴重不足的現象，如何解決這種矛盾呢?可以採取如下兩種措施：首先，可以聘請地方專門從事檔案工作的人員來進行檔案資料的管理，在選擇人員時應該擇優選取，選擇比較優秀、工作責任心強、心細、文字功底強的人員來從事檔案工作;其次，目前每年各地都要從地方大學裏招收一批大學生，在招收的時候，可以招中文系或者檔案管理等相關專業的人員從事檔案工作。在一些大單位，包括支隊機關和工作量較大的單位，一個人不夠可以聘請兩個或者多個人員從事檔案工作，對於檔案人員較多的單位要健全組織、完善機制、分工負責，由專人負責檔案資料的填寫，由專人負責檔案的製作，由專人負責檔案資料的審核，由專人負責檔案資料的整理裝訂。

(二)提高檔案人員的業務素質，進行專門的業務培訓。對於檔案人員不光應有良好的工作作風、思想素質，而且還應有較高的業務素質，因此要定期地組織人員進行業務培訓，在培訓過程中應向他們講授消防檔案的分類和裝訂順序。

(三)實行獎懲分明，建立獎懲機制。要層層制訂詳細的獎懲措施，並將消防檔案納入消防監督工作考核的範圍，並制定考評標準，保證消防監督管理工作的落實;在消防檔案管理工作中，對檔案的建立、歸檔、管理和提供使用等工作作出顯著成績的，單位應該給予表彰獎勵;在消防檔案管理工作中，由於沒有落實管理制度和措施，造成檔案破損、丟失和其他影響檔案管理、使用的，對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分，構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任。

(四)及時歸檔更新。行政處罰卷在結案後，要及時地將其裝訂成冊，按照裝訂順序編號。對於消防安全管理檔案、火災事故調查卷、建築審核卷、舉報投訴卷都要按照規定和順序進行裝訂。對於消防安全重點單位檔案，由於每年單位的法定代表人及消防安全管理人和規章制度都要發生變化，因此我們一定要根據變化及時地進行更新，以便讓單位領導和其他人員知道變化，並有針對性地開展工作。

(五)文書檔案管理和電子管理並存。一份文書檔案如何能夠長期的保存?當前科技日益發展，特別是電子科技，象電腦軟件、U盤、辦公操作系統等，這些都為檔案資料的建立和完善提供了很好的方法，並且通過這些電子處理可以長期保存，檔案資料不易丟失。因此，我們也應採取電子管理，每個單位可以裝訂消防管理系統及其他方面的消防辦公軟件，使得消防檔案更加完善。