2013二級祕書檔案管理工作:檔案工作錯誤案例
1.案例情景
某公司實習祕書肖揚在整理公司文書準備歸檔,她把文書按照不同文種加以分類,在每類中按時間排列。還把文件後的附件一一分離出來,單獨裝訂。在每份文件上標上頁號,文件左側統一用訂書機裝訂。最後把這些文件按照時間順序依次裝入檔案盒中,填好檔案,然後移交給檔案室。結果檔案室管理員陸言看了後直搖頭。
2.任務要求
根據上述案例,請判斷實習祕書肖揚在文書歸檔整理過程中有哪些不妥之處。
3.案例分析
(1) 無需對文書進行文種的區分,因為文件在排列時只考慮事由、時間和重要程度等因素。
(2) 文書整理中公文附件一般不單獨成件,而是和公文正文一起成一件。
(3) 取消立卷以後,文件歸檔不需要再編頁號。
(4) 文件採用何種方式裝訂要考慮是否會破壞檔案的`原貌或能否長期保存,訂書針對永久或長期保存的檔案不太合適,因為容易鏽蝕。
(5) 文件排列時,首先要考慮事由因素,同一事由的應排在一起,同一事由內部按時間順序或重要程度排列,不同事由間按時間順序或重要程度排列。
(6) 文件排列好後要加蓋歸檔章。
(7) 文件裝盒前要考慮檔案的分類方案,不同保管期限的檔案不能裝入同一盒中。
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