辦公軟件最常用的PPT技巧30個

幻燈片自動播放、在 PPT 添加公司 LOGO、" 保存 " 特殊字體 、快速定位幻燈片 、利用畫筆來做標記…… PPT 的這些功能你都會用嗎?

1. 兩幅圖片同時動作

PowerPoint的動畫效果比較多，但圖片只能一幅一幅地動作。如果你有兩幅圖片要一左一右或一上一下地向中間同時動作，可就麻煩了。其實辦法還是有的，先安置好兩幅圖片的位置，選中它們，將之組合起來，成為“一張圖片”。接下來將之動畫效果設置為“左右向中間收縮”，現在請看一看，是不是兩幅圖片同時動作了?

2. 滾動文本框的製作

右擊工具欄打開“控件工具箱”，再點擊文本框，而後從“屬性”裏面把滾動條打開，在TEXT裏面輸入文本框的內容。(完成)還可以通過“其他控件”中的SHOCKWAVE FLASH OBJECT 實現PPT中加入FLASH。

3. 輕鬆隱藏部分幻燈片

對於製作好的powerpoint幻燈片，如果你希望其中的部分幻燈片在放映時不顯示出來，我們可以將它隱藏。方法是：在普通視圖下，在左側的窗口中，按 Ctrl，分別點擊要隱藏的幻燈片，點擊鼠標右鍵彈出菜單選“隱藏幻燈片”。如果想取消隱藏，只要選中相應的幻燈片，再進行一次上面的操作即可。

4. 在PPT演示文稿內複製幻燈片

要複製演示文稿中的幻燈片，請先在普通視圖的“大綱”或“幻燈片”選項中，選擇要複製的幻燈片。如果希望按順序選取多張幻燈片，請在單擊時按Shift 鍵;若不按順序選取幻燈片，請在單擊時按Ctrl鍵。然後在“插入”菜單上，單擊“幻燈片副本”，或者直接按下“Ctrl shift D”組合鍵，則選中的幻燈片將直接以插入方式複製到選定的幻燈片之後。

5. Powerpoint自動黑屏

在用Powerpoint展示課件的時候，有時需要學生自己看書討論，這時為了避免屏幕上的圖片影響學生的學習注意力可以按一下“B”鍵，此時屏幕黑屏。學生自學完成後再接一下“B”鍵即可恢復正常。按“W”鍵也會產生類似的效果。

6. 將幻燈片發送到word文檔

1、在Powerpoint中打開演示文稿，然後在“文件”菜單上，指向“發送”，再單擊“Microsoft Word”。

2、在“將幻燈片添加到Microsoft word文檔”之下，如果要將幻燈片嵌入word文檔，請單擊“粘貼”;如果要將幻燈片鏈接到word文檔，請單擊“粘貼鏈接”。如果鏈接文件，那麼在Powerpoint中編輯這些文件時，它們也會在word文檔中更新。

3、單擊“確定”按鈕。此時，系統將新建一個word文檔，並將演示文稿複製到該文檔中。如果word未啟動，則系統會自動啟動word

7. 讓幻燈片自動播放

要讓powerpoint的幻燈片自動播放，只需要在播放時右鍵點擊這個文稿，然後在彈出的菜單中執行“顯示”命令即可，或者在打開文稿前將該文件的擴展名從PPT改為PPS後再雙擊它即可。這樣一來就避免了每次都要先打開這個文件才能進行播放所帶來的不便和繁瑣。

8. 增加PPT的“後悔藥”

在使用powerpoint編輯演示文稿時，如果操作錯誤，那麼只要單擊工具欄中的“撤消”按鈕，即可恢復到操作前的狀態。然而，默認情況下 Powerpoint最多隻能夠恢復最近的20次操作。其實，powerpoint允許用户最多可以“反悔”150次，但需要用户事先進行如下設置：在 “工具-選項”，擊“編輯”選項卡，將“最多可取消操作數”改為“150”，確定。

9. PPT中的自動縮略圖效果

你相信用一張幻燈片就可以實現多張圖片的演示嗎?而且單擊後能實現自動放大的效果，再次單擊後還原。其方法是：

新建一個演示文稿，單擊“插入”菜單中的“對象”命令，選擇“Microsoft powerpoint演示文稿”，在插入的演示文稿對象中插入一幅圖片，將圖片的大小改為演示文稿的大小，退出該對象的編輯狀態，將它縮小到合適的大小， 按F5鍵演示一下看看，是不是符合您的要求了?接下來，只須複製這個插入的演示文稿對象，更改其中的圖片，並排列它們之間的位置就可以了。

10. 快速靈活改變圖片顏色

利用powerpoint製作演示文稿課件，插入漂亮的剪貼畫會為課件增色不少。可並不是所有的剪貼畫都符合我們的要求，剪貼畫的顏色搭配時常不合理。這 時我們右鍵點擊該剪貼畫選擇“顯示’圖片’工具欄”選項(如果圖片工具欄已經自動顯示出來則無需此操作)，然後點擊“圖片”工具欄上的“圖片重新着色”按 鈕，在隨後出現的對話框中便可任意改變圖片中的顏色。

11. 為PPT添加公司LOGO

用powerpoint為公司做演示文稿時，最好第一頁都加上公司的Logo，這樣可以間接地為公司做免費廣告。執行“視圖-母版-幻燈片母版”命令，在 “幻燈片母版視圖”中，將Logo放在合適的位置上，關閉母版視圖返回到普通視圖後，就可以看到在每一頁加上了Logo，而且在普通視圖上也無法改動它了。

12. “保存”特殊字體

為了獲得好的效果，人們通常會在幻燈片中使用一些非常漂亮的字體，可是將幻燈片拷貝到演示現場進行播放時，這些字體變成了普通字體，甚至還因字體而導致格式變得不整齊，嚴重影響演示效果。

在powerpoint中，執行“文件-另存為”，在對話框中點擊“工具”按鈕，在下拉菜單中選擇“保存選項”，在彈出其對話框中選中“嵌入TrueType字體”項，然後根據需要選擇“只嵌入所用字符”或“嵌入所有字符”項，最後點擊“確定”按鈕保存該文件即可

13. 利用組合鍵生成內容簡介

我們在用powerpoint2003製作演示文稿時，通常都會將後面幾個幻燈片的標題集合起來，把它們作為內容簡介列在首張或第二張幻燈片中，讓文稿看起來更加直觀。如果是用複製粘貼來完成這一操作，實在有點麻煩，其實最快速的方法就是先選擇多張幻燈片，接着按下alt shift s即可。

14. 演示文稿中的圖片隨時更新

在製作演示文稿中，如果想要在其中插入圖片，執行“插入-圖片-來自文件”，然後打開“插入圖片”窗口插入相應圖片。其實當我們選擇好想要插入的圖片後，可以點擊窗口右側的“插入”按鈕，在出現的下拉列表中選“鏈接文件”項，點擊確定。這樣一來，往後只要在系統中對插入圖片進行了修改，那麼在演示文稿中的 圖片也會自動更新，免除了重複修改的麻煩。

15. 快速調用其他PPT

在進行演示文檔的製作時，需要用到以前製作的文檔中的幻燈片或要調用其他可以利用的幻燈片，如果能夠快速複製到當前的`幻燈片中，將會給工作帶來極大的便利。

在幻燈片選項卡時，使光標置於需要複製幻燈片的位置，選擇“菜單”中的“幻燈片(從文件)”命令，在打開的“幻燈片搜索器”對話框中進行設置。

通過“瀏覽”選擇需要複製的幻燈片文件，使它出現在“選定幻燈片”列表框中。選中需要插入的幻燈片，單擊“插入”，如果需要插入列表中所有的幻燈片，直接點擊“全部插入”即可。這樣，其他文檔中的幻燈片就為我們所用了。

16. 快速定位幻燈片

在播放powerpoint演示文稿時，如果要快進到或退回到第5張幻燈片，可以這樣實現：按下數字5鍵，再按下回車鍵。若要從任意位置返回到第1張幻燈片，還有另外一個方法：同時按下鼠標左右鍵並停留2秒鐘以上。

17. 利用剪貼畫尋找免費圖片

當我們利用powerpoint2003製作演示文稿時，經常需要尋找圖片來作為鋪助素材，其實這個時候用不着登錄網站去搜索，直接在“剪貼畫”中就能搞 定。方法如下：插入-圖片-剪貼畫，找到“搜索文字”一欄並鍵入所尋找圖片的關鍵詞，然後在“搜索範圍”下拉列表中選擇“Web收藏集”，單擊“搜索”即 可。這樣一來，所搜到的都是微軟提供的免費圖片，不涉及任何版權事宜，大家可以放心使用。

18. 製作滾動文本

在powerpoint中有時因顯示文本內容較多就要製作滾動文本。具體制作方法如下：視圖-工具欄-控件箱，打開控件工具箱，點擊“文字框”選項，插入“文字框”控件，然後在幻燈片編輯區按住鼠標左鍵拖拉出一個文本框，並根據版面來調整它的位置和大小。接着在“文字框”上右擊鼠標，選擇快捷菜單中的“屬性”命令，彈出“文字框”屬性窗口，在屬性窗口中對文字框的一些屬性進行相關的設置。

設置好後右擊“文字框”，選擇“文字框對象”中的“編輯”命令，這時就可以進行文字的輸入，文本編輯完之後，在文字框外任意處單擊鼠標，即可退出編輯狀態。一個可以讓框內文字也隨滾動條拖動而移動的文本框就做好了。

19. 突破20次的撤消極限

Powerpoint 的“撤消”功能為文稿編輯提供了很大方便。但powerpoint默認的操作次數卻只有20次。執行“工具-選擇”，擊“編輯”標籤卡，在“最多可取消操作數”中設置你需要的次數即可。不過要注意，powerpoint撤消操作次數限制最多為150次。

20. 利用畫筆來做標記

利用powerpoint2003放映幻燈片時，為了讓效果更直觀，有時我們需要現場在幻燈片上做些標記，這時該怎麼辦?在打開的演示文稿中單擊鼠標右鍵，然後依次選擇“指針選項-繪圖”即可，這樣就可以調出畫筆在幻燈片上寫寫畫畫了，用完後，按ESC鍵便可退出。

21. 快速調節文字大小

在powerpoint中輸入文字大小不合乎要求或者看起來效果不好，一般情況是通過選擇字體字號加以解決，其實我們有一個更加簡潔的方法。選中文字後按ctrl+]是放大文字，ctrl+[是縮小文字。

22. 計算字數和段落

執行“文件-屬性”，在其對話框中選“統計”選項卡，該文件的各種數據，包括頁數、字數、段落等信息都顯示在該選項卡的統計信息框裏。

23. PPT(PowerPoint)技巧之：使用技巧

1、打包。“打包”功能用於壓縮演示文稿(包括所使用的特殊字體文件、鏈接的文檔和多媒體文件)，幫助用户輕鬆地複製到軟盤上以便攜帶。打包過程：單擊”文件/打包”菜單項→選擇需要打包的演示文稿→依”打包”嚮導的步驟完成打包任務。

2、將PPT文件的擴展名改為PPS可以將PPS文件可直接播放。

3、你可能不知道的快捷鍵：B鍵：黑屏，W鍵：白屏，在播放的PPT中使用畫筆標記：CTRL+P，擦除所畫的內容：E鍵。

4、F5 放映文檔

5、使用wps2007中的演示文檔代替microsoft office的powerpooint，更小，更快!

24. PPT中如何插入插入SWF(百分之百有效的方法)

在“視圖”菜單上，指向“工具欄”，然後單擊“控件工具箱”。

在“控件工具箱”上，單擊“其他控件”(帶有錘子和扳手圖標的按鈕)。

在列表中，向下滾動並單擊“Shockwave Flash Object”，然後將其拖放到幻燈片上以繪製該控件。如果需要調節控件以適應動畫的尺寸，則可以各個拖動尺寸柄以調節控件的大小。

在 Shockwave Flash Object 上單擊鼠標右鍵，然後單擊“屬性”。

在“按字母序”選項卡中，單擊 Movie 屬性。

在取值欄(Movie 旁邊的空白單元格)中，鍵入要播放的 Flash 文件的完整驅動路徑(包括文件名在內。 例如，C:My Documents)或統一資源定位器 (URL)。 要設置動畫播放的特定選項，請執行以下操作，完成後關閉“屬性”對話框：

確保 Playing 屬性設為 True。該設置使幻燈片顯示時自動播放動畫文件。如果 Flash 文件內置有“開始/倒帶”控件，則 Playing 屬性可設為 False。

如果不想讓動畫反覆播放，請在 Loop 屬性中選擇 False(單擊單元格以顯示向下的箭頭，然後單擊該箭頭並選擇 False)。

要嵌入 Flash 文件以便將該演示文稿傳遞給其他人，請在 EmbedMovie 屬性中單擊 True。(但是，要運行 Flash 文件，任何運行該演示文稿的計算機都必須註冊 Shockwave Flash Object 控件。)

要運行動畫：在幻燈片的普通視圖下，單擊 PowerPoint 窗口左下方的“幻燈片放映”按鈕(或按 F5 鍵，或在“幻燈片放映”菜單上單擊“觀看放映”)。

要退出幻燈片放映並返回普通視圖，請按 ESC 鍵。

註釋 本文所涉及到的第三方產品是由 Microsoft 以外的其他廠商製造的，對於這些產品的性能和可靠性，我們不作任何保證或暗示。

25. ppt中插入文件，為什麼只能播放一遍?

因為你的FLASH有問題，你的FLASH沒有設置跳回去的按扭。

26. ppt中插入的swf文件如何從指定處開始播放?

可以用VBA代碼來限制開始播放的幀數，怎麼編寫VBA代碼下面有一段在網上引用的教程：

1、窗體、界面設計。

新建工程，選擇“工程”菜單下的“部件”命令，在“部件”窗口的“控件”列表中將“Shockwaveflash”、“MicrosoftCommonDialogControl6.0(SP3)”、“MicrosoftWindowsCommonControl6.0(SP3)”前的複選框選中，然後確定。再在窗體中分別加入1個CommonDialog控件、1個Slider控件、3個Label控件、6個CommandButton控件和1個StatusBar控件。其中：

將Form1的“Caption”屬性設置為：Flash動畫播放器。這是控制窗口。

將CommonDialog1的CancelError設置為True，DialogTitle設置為“打開Flash動畫文件”，Filter屬性設置 為“Flash動畫(*)|*|”，FilterIndex設置為1，MaxFileSize設置為10240。

將Slider1的SelectRanger的屬性設置為“True”，SmallChange屬性和LargeChange屬性設置為10，TickFrequengcy屬性設置為20，TextPosition設置為“1-SldBelowRight”。

將Label(1-3)分別放在Slider1下的左端、中間和右端。其中，Label1的Caption設置為“0幀”，Label2和Label3的Caption設置為空字符串。

6個CommandButton的“名稱”屬性分別為：cmdOpen、cmdPlay、cmdPause、cmdPre、cmdPreFrame、 cmdNextFrame、cmdNext、cmdExit，“Caption”屬性分別為：打開、播放、暫停、上一個、上一幀、下一幀、下一個、退出。

在StatusBar上單擊鼠標右鍵，選擇“屬性”，從彈出的窗口中選擇“窗格”頁面，用鼠標點擊“插入窗格”5次，在索引1-5中分別設置“文本”屬性 為：“共打開了0個文件”、“狀態：”、“等待”、“幀數：”、“0”，再適當設置每一項的“最小寬度”的屬性(可參考圖1中的比例)。

進入菜單編輯器(按快捷鍵Ctrl+E)。設置第一個菜單標題為“顯示控制”，名稱為：mnuDisplay;在“顯示控制”下設立子菜單標題分別為“全 部顯示”、“隨窗口大小變化”、“縮放至窗口大小”，名稱分別為：mnuDisplay0、mnuDisplay1、mnuDisplay2。設置第二個 菜單標題為“質量控制”，名稱為：mnuQuality;在“質量控制”下設立子菜單標題分別為“低分辨率”、“高分辨率”，名稱分別 為：mnuQuality0、mnuQuality1。設置第三個菜單標題為“播放控制”，名稱為：mnuPlayControl;在“播放控制”下設立 子菜單標題分別為“循環播放”、“放大畫面”、“縮小畫面”，名稱分別為：mnuLoopPlay、mnuZoomIn、mnuZoomOut。

選擇“工程”菜單下的“添加窗體”命令，新增一個窗體Form2作為播放窗口。在Form2上加入1個ShockwaveFlash控件和1個Timer控件。將Timer1控件的“Interval”屬性設置為“20”。

最後，對各窗體、控件的大小、位置進行適當的調整，其大小、位置可參考圖1。

2、程序代碼

第一步：在Form1的代碼窗口中添加以下代碼：

DimFileNames()AsString註釋：用於保存打開的文件名稱。

DimPlayFileNumAsInteger註釋：用於計算正在播放的文件序號。

DimTotalFileAsInteger註釋：用於統計打開的文件總數。

PrivateSubcmdOpen_Click()註釋：打開

OnErrorGoToExitOpen

s=cdlOFNAllowMultiselectOrcdlOFNFileMustExistOrcdlOFNExplorer

Name=〃”

Open註釋：顯示“打開”對話框。

註釋：以vbNullChar作為子字符串的邊界分隔字符串CommonDialog1返回的FileName。

FileNames()=Split(Name,vbNullChar)

IfUBound(FileNames)=0Then註釋：用户只打開了一個文件。

Form2!e=FileNames(0)

TotalFile=1

PlayFileNum=0

Else註釋：用户打開了多於一個文件。

Form2!e=FileNames(0)+〃〃+FileNames(1)

TotalFile=UBound(FileNames)

PlayFileNum=1

EndIf

ls(1)=〃共打開了〃+Trim(Str(TotalFile))+〃個文件〃

cmdPlay_Click

ExitOpen:

EndSub

PrivateSubcmdPlay_Click()註釋：開始播放

IfTotalFile<1ThenExitSub註釋：用户還沒有打開文件。

註釋：顯示Form2開始播放動畫。

ion=FileNames(PlayFileNum)+〃-Flash動畫播放器〃

Form2!ing=True

IfTotalFile=1ThenPlayFileNum=0

註釋：顯示狀態條的信息。

ls(3)=〃正在播放文件：〃+FileNames(PlayFileNum)+〃…〃

註釋：顯示滑動條的狀態。

=Form2!lFrames

ion=Str()+〃幀〃

ion=Str()+〃幀〃

EndSub

PrivateSubcmdPause_Click()註釋：暫停播放

Form2!

EndSub

PrivateSubcmdPre_Click()註釋：播放上一個文件

IfTotalFile<>1Then註釋：當用户打開多於一個文件時

PlayFileNum=PlayFileNum-1

IfPlayFileNum<1ThenPlayFileNum=TotalFile

Form2!e=FileNames(0)+〃〃+FileNames(PlayFileNum)

EndIf

註釋：顯示播放狀態的信息。

ls(3)=〃正在播放文件：〃+FileNames(PlayFileNum)+〃…〃

=Form2!lFrames

ion=FileNames(PlayFileNum)+〃-Flash動畫播放器〃

ion=Str()+〃幀〃

ion=Str()+〃幀〃

EndSub

PrivateSubcmdNext_Click()註釋：播放下一個文件

IfTotalFile<>1Then註釋：用户打開多於一個文件時

PlayFileNum=PlayFileNum+1

IfPlayFileNum>TotalFileThenPlayFileNum=1

Form2!e=FileNames(0)+〃〃+FileNames(PlayFileNum)

EndIf

註釋：顯示播放狀態的信息。

ls(3)=〃正在播放文件：〃+FileNames(PlayFileNum)+〃…〃

=Form2!lFrames

ion=FileNames(PlayFileNum)+〃-Flash動畫播放器〃

ion=Str()+〃幀〃

ion=Str()+〃幀〃

EndSub

PrivateSubcmdPreFrame_Click()註釋：跳到動畫的上一幀

Form2!

EndSub

PrivateSubcmdNextFrame_Click()註釋：跳到動畫的下一幀

Form2!ard

EndSub

PrivateSubcmdExit_Click()註釋：退出程序

End

EndSub

PrivateSubSlider1_Scroll()

註釋：當用户拖動滑動條時，將播放幀數設置為滑動條中的值。

Form2!eNum=e

EndSub

PrivateSubmnuDisplay0_Click()

註釋：將畫面大小設置為在控件內保持動畫原來比例全部顯示

Form2!eMode=0

ked=True

ked=False

ked=False

EndSub

PrivateSubmnuDisplay1_Click()

註釋：將畫面的縮放設置為隨控件橫向(或縱向)的縮放而變化

Form2!eMode=1

ked=False

ked=True

ked=False

EndSub

PrivateSubmnuDisplay2_Click()

註釋：將畫面大小設置為不理會動畫原來比例縮放至控件大小

Form2!eMode=2

ked=False

ked=False

ked=True

EndSub

PrivateSubmnuLoopPlay_Click()

註釋：將播放方式設置為循環或不循環。

ked=ked

Form2!=NotForm2!

EndSub

PrivateSubmnuQuality0_Click()

註釋：將畫面質量設置為低分辨率

Form2!ity=0

ked=True

ked=False

EndSub

PrivateSubmnuQuality1_Click()

註釋：將畫面質量設置為高分辨率

Form2!ity=1

ked=False

ked=True

EndSub

PrivateSubmnuZoomIn_Click()

註釋：放大畫面。

Form2!(50)

EndSub

PrivateSubmnuZoomOut_Click()

註釋：縮小畫面。

Form2!(200)

EndSub

PrivateSubForm_Unload(CancelAsInteger)

End註釋：結束程序

EndSub

第二步：在Form2的代碼窗口中添加以下代碼：

PrivateSubForm_Resize()

註釋：將ShockwaveFlash1控件的大小設置為Form2的大小。

=eTop

=eLeft

h=eWidth

ht=eHeight

EndSub

PrivateSubTimer1_Timer()

註釋：在狀態欄和滑動條上顯示當前播放的幀。

Form1!ls(5)=Str(eNum)

Form1!e=eNum

EndSub

第三步：調試、運行程序，運行界面如圖2所示。

當播放Flash動畫時，在播放窗口中單擊鼠標右鍵時，將會彈出如圖3所示的菜單。在該菜單，我們可以完成控制Flash動畫播放的大部份工作。若想取消該功能，只要將Shockwaveflash控件的Menu屬性設置為False即可。

27. 在PPT中插入的swf文件如何去掉播放時彈出的病毒警告

可以用插入Flash控件的方式來插入Flash，這樣插入的FLASH是可以像影片一樣播放的

28. ppt2007中插入swf文件保存後無法播放

你再次打開的時候注意一下，會跳出一個提示，關於是否啟用宏，選擇“是”，就可以播放了。

ppt出於自我保護。

29. 如何在PPT中插入swf格式的文件?

1將SWF文件與PPT文件放在一個文件包中

2視圖-工具欄-控件工具箱

3在彈出的面板上找到最後一個按紐“其他控件”–在彈出的下列框中找到字母S開頭的“shockwave flash object”點選

4.在PPT中插入的地方畫框，此處就是呈現FLASH的地方。

5.雙擊形成的帶X的方框，出現若干窗口，找到屬性窗口。

6.在窗口中找到“自定義”，點它，它右邊一格會出現帶省略號的按紐。

7.點按紐，在彈出的窗口中第一格中填上插入SWF文件的名字，按確定後，關閉可見窗口，回到PPT，就成功了，點放映，就行了。

30. 如何在幻燈片中(PPT)文件中插入flash動畫?

在ppt“控件工具箱”菜單裏點擊最後那個圖標“其他控件”在彈出的下拉列表裏選擇“shockwave flash object”後鼠標變成一個十字架，這樣就摁左鍵畫出一個範圍，這個範圍是你要出入flash的播放窗口哦。

畫完後右鍵點擊此框，在彈出的菜單裏點擊“屬性”，然後在彈出的窗口裏“movie”那一欄填入你要插入的flash的文件名就ok啦。

注意：插入的flash動畫需要swf格式的，最好文件名不要用中文的。另外，在插入之前先把ppt和flash放在同一個文件夾裏。

補充：“控件工具箱”可以在菜單”視圖”——“工具欄”——“控件工具箱”選中調出哦