常用辦公軟件實用小技巧

辦公軟件的應用範圍很廣，大到社會統計，小到會議記錄，數字化的辦公，離不開辦公軟件的鼎力協助。下面小編整理了常用辦公軟件實用小技巧，希望對大家有幫助!

1. 同時保存所有打開的Word文檔

有時在同時編輯多個Word文檔時，每個文件要逐一保存，既費時又費力，有沒有簡單的方法呢?在按下Shift鍵的同時，單擊“文件”菜單，大家看，已經多出了“同時保存”和“同時關閉”命令，這可就方便多了

2. 巧妙設置文檔保護

在用Word 2000/XP打印一份文件時，忽然頭兒有要事吩咐，要暫時離開一下，關閉文件吧，既費事又沒必要，但又不想辛辛苦苦寫的文件被別人破壞了。怎麼辦呢?執 行“工具”菜單中的“保護文檔”命令，在彈出的窗口中選擇“保護窗體”，然後設上密碼。怎麼樣，光標跑到了文件頭，任你怎麼移動鼠標、敲擊鍵盤就是無法編 輯了，不錯吧。等回來時，執行“工具”菜單中的“解除文檔保護”命令，一切又正常了。

3. 編輯長文件更輕鬆

相信大家都有這樣的經歷：在使用Excel、Word編輯長文檔時，有時需要將文章開始的多處內容複製到文章末尾。但通過拖動滾動條來回移動非常麻 煩，還會出錯。其實只要將鼠標移動到滾動條上面的適當位置，發現鼠標指針變成雙箭頭，此時按住鼠標左鍵向下拖動，文檔編輯區會被一分為二。你只需在上面編 輯區找到文章開頭的內容，在下面編輯區找到需要粘貼的位置，這樣你就可以複製內容了，而不必來回切換。這種方法特別適合複製相距很遠且處數較多的內容。

4. 給WPS文檔添加水印

先用作圖軟件(畫筆工具等)製作一張色彩非常淡的圖片(直接將Word的水印效果圖“抓”下來也行)，然後打開需要添加水印的WPS文檔，執行“格式 →頁面背景→設置”命令，打開“設置背景”對話框，切換到“圖片”標籤下，按“選擇圖片”按鈕，選中剛才製作的圖片，並進行適當設置後確定，就可以為文檔 設置上水印了。

5. 在金山文字中快速打開“頁面設置”

在用金山文字2002處理文檔時，一個最常用的操作就是設置頁面。先執行“視圖→標尺→水平(垂直)標尺”命令，展開“水平(垂直)標尺”打開，然後用鼠標在水平(垂直)標尺上雙擊，即可快速打開“頁面設置”對話框，對頁面進行設置了。

6. 在Excel中插入拼音

在我們使用Excel時，常常會遇到十分孤僻的字，但加上拼音註釋就能使人看得更明白。具體的方法是：選中想要加入拼音註釋的表格，打開Excel的 菜單欄中的“格式”菜單，選中“拼音信息/設置”項，在彈出的對話框中的“設置”和“字體”選項中，分別選擇拼音的對齊方式和字體，最後選擇“拼音信息” 子菜單中的“編緝”，即可以在單元格中輸入拼音了。要查看拼音，可通過“拼音信息”子菜單中的“顯示和隱藏”項顯示註釋的拼音。

7. 取消“自作聰明”的超級鏈接

當我們在Word文件中鍵入網址或信箱的時候，Word會自動為我們轉換為超級鏈接，如果不小心在網址上按一下，就會啟動IE進入超級鏈接。但如果我 們不需要這樣的功能，就會覺得有些礙手礙腳了。如何取消這種功能呢?在Word中單擊“工具→自動更正選項”，單擊“鍵入時自動套用格式”選項，將 “Internet及網絡路徑替換為超級鏈接”項目前的小鈎取消。再單擊“自動套用格式”選項，將“Internet及網絡路徑替換為超級鏈接”項目前的 小鈎取消。再單擊“確定”。這樣，以後再輸入網址後，就不會轉變為超級鏈接了。

8. 巧設Word啟動後的默認文件夾

Word啟動後，默認打開的文件夾總是“我的文檔”。通過設置，我們可以自定義Word啟動後的默認文件夾，步驟如下：(1)單擊“工具”菜單中“選 項”命令，程序將會彈出“選項”的對話框;(2)在對話框中，選擇“文件位置”標籤，同時選擇“文檔”;(3)單擊“更改”按鈕，打開“更改位置”對話 框，在“查找範圍”下拉框中，選擇你希望設置為默認文件夾的文件夾並單擊“確定”按鈕;(4)最後單擊“確定”按鈕，此後Word的默認文件夾就是用户自 己設定的文件夾。

9. 在Word中快速輸入漢字偏旁部首

作為語文老師，在用Word編制練習時，常常需要輸入漢字的偏旁部首。執行“插入→符號”命令，打開“符號”對話框，在“符號”標籤下，將字體選定為 “標準字體”，“子集”選定為“CJK統一漢字”，你就會發現下面的漢字是按偏旁部首排列的。每一類漢字都是以該類漢字的偏旁部首開始的，選中你需要的 (如扌、攵、氵等)偏旁部首，按“插入”按鈕就行了。

10. 改變WPS Office 2000啟動後的默認紙張和字號

1.進入WPS Office 2000，選擇“文件→頁面設置”，將“紙張規格”設置為16開或B5，並根據需要設置好紙張邊距，回車確定。

2.字體字號可根據自己的寫作習慣定義一下，比如“宋體、四號”。

3.選擇“文件→存為模板”，在左面模板類型中選擇“通用”型，在右面“模板名”中輸入模板名稱，單擊“確定”。然後退出WPS Office。

4.再次進入WPS Office，選擇“文件→新建”，單擊“通用”模板，單擊你剛才輸入的模板名稱，單擊對話框右下角的“設為默認模板”，單擊“確定”，大功告成。這樣，當你每次進入WPS Office後，紙張就變為16開或B5、字體字號也變為你所需要的了。

11. 將Word表格巧妙轉換為Excel表格

先打開帶表格的Word文件，接着選中整個表格，先將光標放在表格的任一單元，在整個表格的左上角會出現一個帶框的十字模樣的標誌。把光標移到上面再 單擊，整個表格的字會變黑表示全部選中，單擊右鍵，在出現的菜單中選擇“複製”;然後打開Excel，再單擊右鍵，在出現的菜單中選擇“選擇性粘貼”，在 出現的對話框中有6項菜單可選，選擇“文本”並確定就行了。

12. 巧存Word文檔中的圖片

有時候收到朋友寄來的一篇圖文並茂的Word文檔，想把文檔裏的所有圖片全部保存到自己的電腦裏，可以按照下面的方法來做：打開該文檔，選擇“文件” 菜單下的“另存為Web頁”，指定一個新的文件名，按下“保存”按鈕，你會發現在保存的目錄下，多了一個和Web文件名一樣的文件夾。打開該文件夾，你會 驚喜地發現，Word文檔中的所有圖片，都在這個目錄裏保存着。

13. 在金山表格2002中為數值自動添加單位

在使用金山表格2002時，因工作需要，筆者常常需要在輸入的數字(如“2310”等)後面添加單位如“平方米”等。其實只要稍加設置一下，就可以讓 系統自動添加：選中相應的單元格(區域)，打開“單元格格式”對話框，在“格式”標籤中，選中“格式類別”下面的“數值擴展”選項，再在下面“格式編碼” 的方框中輸入“#"平方米"”，先後按“添加”和“確定”按鈕退出。以後在上述單元格中輸入數字，按下“Enter”鍵後，即可將數字後面自動加上所設置 的單位。

14. PowerPoint的特殊播放模式

在實際使用Powerpoint演示文稿的過程中，往往需要與其他程序窗口的數據配合使用以增強演示效果。而用Powerpoint演示文稿時，一般 會處於全屏放映模式，在這種模式下，必須使用Alt+Tab組合鍵或Alt+Esc鍵與其他窗口切換。其實我們可以這樣操作：按住Alt鍵不放，依次按下 “D”、“V”鍵而激活播放操作，這時啟動的幻燈片放映模式是一個帶標題欄和菜單欄的形式，這樣就可以將此時的幻燈片播放模式像一個普通窗口一樣操作，如 最小化和自定義大小。

15. 在Word XP中巧輸分數

啟動Word XP，選擇“插入”菜單下的“域”命令，出現“域”對話框，在“請選擇域類別”的下拉列表中選擇“等式和公式”，“域名”項選中“Eq”，然後單擊“域代 碼”按鈕，單擊“選項”按鈕，在“開關”中選擇“F(,)”，按下“添加到域”，在下面的“域代碼”中添加上分子和分母，如EQ F(1,2)，連按兩次“確定”回到Word編輯窗口，這樣分數製作就完成了。

16. 快速輸入大寫數字

由於工作需要，經常要輸入一些大寫的金額數字(特別是財務人員)，但由於大寫數字筆畫大都比較複雜，無論是用五筆字型還是拼音輸入法輸入都比較麻煩。 後來偶然發現，利用Word2000可以巧妙地完成：首先輸入小寫數字如“123456”，選中後從“插入”菜單中選擇“數字”命令，接着會出現如圖所示 的對話框，選擇“壹，貳，叁”項，點擊“確定”即可，或者你也可以直接在“數字”對話框中輸入數字。

17. 巧設WPS Office的表單域外形

WPS Office中的表單域雖然可以自由設置填充色和邊線，但是卻不能修改外形。為此筆者找到一個方法，可以對幾種表單域外形進行設置，只是方法略為麻煩了一點。

插入一個單行文字型表單域，點擊表單域工具欄中的保護文檔圖標，確定使文檔處於保護狀態，單擊該表單域使它進入輸入狀態，可以看到文字輸入的光標在表 單域中閃爍，然後點擊表單域工具欄中的保護文檔圖標解除保護狀態。請注意此時文字輸入的光標仍處於表單域中，馬上右擊該表單域，在彈出的右鍵菜單中就會有 一個外形選擇項。現在只要在外形選擇項中選擇喜歡的外形就可以修改表單域的形狀了。

當然並不是所有的表單域都可以採用以上方法設置。經筆者試驗，單行文字型、多行文字型和日期型的表單域都可以設置外形。

18. 在Excel中快速輸入特殊符號

報表中常用的“二○○二”中的“○”。很多人都是將就地打印為“二00二”、“二OO二”或“二零零二”。其實這都是不正確的，“00”是數字 鍵，“OO”是英文字母“o”的大寫，“零零”是中文數字的大寫，而“二”是中文數字的小寫，它們之間都不匹配。經過仔細摸索，筆者發現被忽略的中文輸入 法中的“軟鍵盤”可以輕鬆地輸入常用符號。打開中文輸入法，先輸入“二”，在中文輸入法狀態下，用鼠標右鍵單擊輸入法的“軟鍵盤”標誌，這裏選“單位符 號”，這樣輸入法的軟鍵盤就被打開且定位到中文數字上，按鍵盤上的Q鍵或用鼠標點擊“軟鍵盤”上的Q鍵，中文小寫的“○”便被錄入進來。

19. WPS Office中用文字框巧分欄

在工作中，經常會用到頁面分欄設置，WPS Office能夠將欄間距設為0～100mm之間的任何數值，基本上能滿足工作的需要。但有的時候可能需要將欄間距再加大或左右不對稱，這時系統設置就無能為力了。其實利用文字框就能解決這個問題。

1.首先設置好分欄數，然後打開“插入”下的“文字框”，這時鼠標變為十字形，用鼠標在分欄的中間拖出一個文字框。

2.用右鍵點擊文字框，在彈出的菜單中選擇“對象屬性”，然後在“邊線端點”中將“邊線風格”設為空線。

3.再到“位置尺寸”框中根據需要設定好文字框的大小與位置。這裏需要注意的是，文字框應該與欄中的文字等高。

4.最後將右鍵彈出菜單中的“繞排方式”設為“左右繞排”。

20. 幻燈片播放速度隨意設

用PowerPoint2002製作幻燈片時，“自定義動畫”的“速度”只有5個選項，其中最快為0.5秒，最慢為5秒，但有時播放動畫需要更快或者 更慢的速度，在“速度”框中又不能直接修改，怎麼辦呢?這時可以先在“自定義”動畫的任務窗口中選中所定義的動畫，點擊右側的小三角，選中“計時”項，然 後在彈出的對話框中找到“速度”項，將它修改為合適的速度即可(最長不能超過60小時)。

21. 在Excel中快速輸入大寫數字

在“智能ABC輸入法”狀態下，按住Shift鍵，再按下“i”鍵(不含引號)，鬆開Shift鍵，然後輸入任一數字鍵，就得到相對應的大寫數字了。 另外，財會人員常用的單位詞，如“個、拾、佰、仟、萬”等，同樣可以藉助於i鍵加上單位詞相對應的漢語拼音第一個字母方便地得到(具體可查看“智能ABC 輸入法”的“幫助”菜單)。

22. 在Word文檔中插入MP3文件

在Word文檔插入聲音文件，一般採用“插入”菜單下“圖片”選項中的“剪貼畫”，從“剪貼庫”中選取插入。但是，這種方法插入的聲音文件只限於 WAV和MIDI文件。要插入MP3格式的聲音文件，可打開Word文檔，把光標移到你要插入聲音文件的位置，選擇“插入”菜單下的“對象”選項，在打開 的“對象”對話框中，選擇“由文件創建”活頁卡片，點擊“瀏覽”按鈕，從打開的“瀏覽”對話框中找到準備插入的MP3文件，並確定。當“瀏覽”對話框自動 關閉後，點擊“由文件創建”活頁卡片中的“確定”按鈕，稍等一會兒，插入點就會出現MP3文件的圖標，雙擊它即可播放。但必須説明，在此操作之前必須在 Windows 中使MP3文件與你的MP3播放器建立關聯。

23. 讓Excel啟動時自動打開工作簿

用户可自定義默認工作簿，以便每次啟動Excel時，均可自動打開此工作簿。方法是：自定義一個新工作簿，然後將它保存在XLStart文件夾下。在 C:Documents and Settings用户名Application DataMicrosoftExcel或C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice10下就可以找到XLStart文件夾。具體路徑還要視你的系統安裝盤符而定。

24. 在英文狀態下快速輸入中文標點符號

在輸入中文過程中，經常會遇到一些英文單詞或句子，此時許多人會將中文輸入法切換為英文輸入法來輸入英文。這樣一來，標點符號也成英文的了，輸入標點 符號時，還要再將輸入法轉為中文，十分麻煩。有沒有簡便的方法呢?當然有。Office2000為用户提供了12組輸入中文標點符號的快捷鍵(詳見附 表)，不管在任何輸入法狀態下(當然包括英文)，只需按下快捷鍵，即可輸入中文標點符號，省去了來回切換的麻煩。需要請大家注意的是：“,:;?!”等標 點符號的中英文方式看似一樣，其實是有區別的。

25. 為Word添加小助手

我們在使用Word2000進行文檔處理時，經常使用工具欄中的“字數統計”功能來了解當前文檔的字數、字符數、行數等信息，非常方便。可是很多時候我們需要了解文檔的更加詳細的信息，這時可以通過在工具欄上添加“屬性”的方法，來快速查看文檔的詳細信息。

1.單擊“工具”菜單，從其下拉菜單中選擇“自定義”命令，打開自定義設置窗口。2.在自定義設置窗口中，選擇“命令”項。在其下面的“類別”中選擇 “控件工具箱”，然後在右邊的“命令”中選擇“屬性”項。3.雙擊“屬性”項並將它拖動到工具欄上。這樣在Word的工具欄上，就出現了“屬性”項。

當我們在Word中需要查看某個文檔的詳細信息時，只要單擊工具欄上的“屬性”項，那麼文檔的創建時間、修改時間、文檔大小、創建人等詳細信息就會出現了，也可以根據自己的需要，添加、修改文檔的主題、作者、備註等信息。

26. 找回Word中的菜單欄

首先，在工具欄右擊，在彈出的菜單中單擊“自定義(C)”命令。再單擊“命令(C)”選項，然後在“類別(G)”列表框中拖動滾動條，找到“內置菜 單”單擊。這時我們就可以在右邊“命令(D)”列表框中看到我們熟悉的“文件(F)”“編輯(E)”等菜單了。既然找到了，就動手一個個地把它們拖回去 吧!當然，這些菜單既然能被拖到菜單欄中去，當然也能把它拖回對話框。

27. 彩色Excel表格顯示打印兩不誤

如果將Excel工作表中的數據設置為彩色格式，而打印機為黑白打印機，那麼工作表中的彩色x區域打印出來的效果可能會不理想。在不更改工作表顏色設置的情況下，可以進行如下設置：

1.在“文件”菜單中，單擊“頁面設置”命令。

2.單擊“工作表”選項，然後選擇“打印”框下的“單色打印”項。如果使用的是彩色打印機，選擇該選項可減少打印所需時間。

3.單擊“確定”按鈕。

現在，你的Excel工作表在屏幕上看起來仍是賞心悦目，打印出的黑白稿也能稱心如意，感覺不錯吧!

28. 在演示文稿中使用繪圖筆

利用Powerpoint進行文稿演示時，當演示者需要對某部分內容進行講解標註時，可單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“指針選項”中的“繪圖 筆”，鼠標將變成小筆形狀，拖動鼠標即可在演示文稿中書寫或繪畫。通過“指針選項”中的“繪圖筆顏色”改變筆的顏色。利用“繪圖筆”書寫的內容會在再次演 示時自動擦除。

29. Word也能“自動求和”

編輯Excel工作表時，相信大家對常用工具欄中的“自動求和”按鈕情有獨鍾。其實，在Word2000/XP的表格中，也可以使用“自動求和”按鈕呢!當然，這需要你事先把該按鈕請出來，其方法是：

1.在“工具”菜單中，單擊“自定義”命令。

2.選擇“命令”選項，在“類別”框中，單擊“表格”;在“命令”框中，找到並單擊“自動求和”，然後用左鍵將它拖放到常用工具欄中的適當位置。

3.關閉“自定義”對話框。

現在，把插入點置於存放和數的單元格之中，單擊常用工具欄中的“自動求和”按鈕，則Word將計算並顯示插入點所在的上方單元格中或左方單元格中數值的總和。當上方和左方都有數據時，上方求和優先。

30. WPS Office 2002配置工具有妙用

安裝完WPS Office 2002後，在開始菜單中的“WPS Office 2002”項中，有一個“配置工具”的快捷方式，可能大家並沒有太注意它，其實它還挺有用的。點擊它後彈出配置工具的對話框，裏面有三個按鈕：第一個是 “設置文件關聯”，它用於設置是否默認使用WPS Office來打開Word、Excel、Powerpoint文件，是否設置金山郵件為默認郵件系統;第二個是“恢復系統默認設置”，它用於取消WPS Office打開Microsoft Office文件的關聯，恢復成原來的關聯;第三個是“修復WPS Office”，用於修復軟件或其他一些不正常的情況。

31. 巧用“選擇性粘貼”使行列互換

假如A1-A10單元格中有不同的內容，現在需要將這些內容分別排列在A1、B1、C1、D1...J1單元格中，即將原來在同一列中的內容重新排列 在一行中。難道要一個一個單元格去複製粘貼嗎?完全不用。首先，選中A1-A10單元格，單擊右鍵，在彈出的菜單中選擇“複製”命令;接着單擊B1單元 格，再單擊右鍵，在彈出的菜單中選擇“選擇性粘貼”命令，彈出對話框，選擇其中的複選項“轉置”，點擊確定。這時你會看到B1、C1....K1單元格中 已有了A1-A10單元格中的內容，將A列選中，在右鍵菜單中刪除，此時行列轉換工作就完成了。

32. 在窗口中播放PPT幻燈片

通常PowerPoint2000/2002使用全屏方式播放幻燈片，如果你想在播放幻燈片的過程中與其他窗口進行配合，以增強演示效果，那麼你可以 使用PPT的窗口播放模式。啟動該模式的方法是：打開PPT文件，按住Alt鍵，然後依次按下D鍵和V鍵。此時，幻燈片將在PPT窗口進行播放，這樣你就 可以拖動、最小化和改變這個窗口的大小了。

33. 預覽時可編輯文檔

當你使用Word2000/2000的預覽功能時，如果還要編輯文檔，這時候不必回到視圖模式，只要點一下放大鏡圖標，這時候就會自動進入編輯模式， 你可以對文檔進行任意編輯。這個技巧對編輯文檔非常有用!特別是調整封面、拖動一些表格等。可以邊預覽，邊編輯，既方便又準確。

34. 在WPS 中調用Word公式編輯器

要在WPS 中調用Word公式編輯器，前提是你的電腦中已經安裝了Word軟件，且加載了“公式編輯器”。打開WPS ，點擊“插入”菜單，選擇“OLE對象”命令，打開“插入對象”對話框，選中“新建”選項後，在“對象類型”中選擇“Microsoft Equation 3.0”，按下“確定”按鈕，即可直接調用Word中的“公式編輯器”輸入公式。

35. 輕鬆保存Office XP的用户個性化設置

在“開始/程序”中找到“Microsoft Office工具”，啟動其中的“用户設置保存嚮導”。再點擊“下一步”按鈕，程序立即搜索已安裝Office組件。然後選擇“保存本機的設置”，再點擊 “下一步”按鈕。接着程序提供給你兩種保存方式：“將設置保存到Web”和“將設置保存到文件”。選擇後一項，並用“瀏覽”按鈕選擇保存的路徑。最後點擊 “完成”按鈕，程序在保存路徑中生成一個後綴名為OPS的文件。這個文件包含的就是用户的設置信息。要恢復設置時，啟動軟件，選擇“將原先保存的設置恢復 應用到本機上”，接着指定設置信息文件的路徑，點擊“完成”就恢復了。

36. 在Word中快速“粘貼”

在Word 中要進行粘貼操作時，最常用的是按“粘貼”或按快捷鍵Ctrl+V。其實還有另一種方法更方便。執行菜單命令“工具→選項”，在打開的對話框中單擊“編 輯”選項，單擊“用INS鍵粘貼”前的複選框，之後再單擊“確定”按鈕來關閉該對話框即可。以後再需要執行粘貼操作時，只要按一下鍵盤上的INS鍵(即 Insert鍵)就能快捷實現粘貼了。

37. 快速轉換英文字母的大小寫

在Word 中編輯文檔時，如果需要將以前輸入的英文單詞或句子由小寫轉換為大寫，或由大寫轉換為小寫，遇到這種情況大家可能都是先將原來的單詞或句子刪除，然後用大 寫字母或小寫字母重新輸入一遍。其實不用這麼麻煩，只要把光標定位到句子或單詞的字母中，然後同時按下“Shfit+F3”快捷鍵，此時如果原來的英文字 母是小寫的，就會先把句子或單詞的第一個字母變為大寫，再按一次快捷鍵，現在可以發現整個句子或單詞的字母都變為大寫了，再按一次就變回小寫，每按一次快 捷鍵字母的變化依此類推。

38. 在Excel中快速輸入小數

利用Excel處理數據時，經常會要輸入一些小數，有時一整列都是小數，這樣對輸入速度有很大影響，大家不妨來試試這個辦法：點擊“工具/選項”，在 彈出的的“選項”對話框中選擇“編輯”選項，然後選中“自動設置小數點”的複選框，並在“位數”框內設定小數點的位數。這樣當你輸入小數時就不用再輸入小 數點了，它會將你輸入的數字根據設置的小數點位數自動轉化為小數!如設置位數是1位，輸入123就自動變為12.3了。

39. 鎖定Word表格標題欄

Word提供給用户一個可以用來拆分編輯窗口的“分割條”，位於垂直滾動條的頂端。要使表格頂部的標題欄始終處於可見狀態，請將鼠標指針指向垂直滾動 條頂端的“分割條”，當鼠標指針變為分割指針即“雙箭頭”後，將“分割條”向下拖至所需的.位置，並釋放左鍵。此時，Word編輯窗口被拆分為上下兩部分， 這就是兩個“窗格”。在下面的“窗格”任一處單擊，你就可對錶格進行編輯操作，而不用擔心上面窗格中的表格標題欄會移出屏幕可視範圍之外了。要將一分為二 的兩個“窗格”還原成一個窗口，可在任意點雙擊“分割條”。

40. 給Access數據庫文件瘦身

當你用Access 建立數據庫文件時，會發現還沒錄入多少數據，數據庫文件的體積已經達到了數百KB，我們能否給它減減肥呢?答案當然是肯定的。請選擇“工具”→“選項”命 令，在彈出的“選項”窗口中選擇“常規”選項，將“關閉時壓縮”複選框勾選，然後點擊“確定”按鈕即可。這樣，在錄入數據後，保存並退出Access時， 你會發現文件的體積會減少許多。

41. 快速打印Word XP的快捷鍵列表

單擊“工具”菜單，選擇“宏”子菜單中的“宏”命令。彈出宏設置窗口，在“宏的位置”下拉框中，選擇“Word 命令”項。在“宏名”框中，單擊“ListCommands”命令。單擊右邊的“運行”按鈕。這時彈出“命令列表”對話框，單擊“當前菜單和快捷鍵設置” 單選鈕，單擊“確定”按鈕。你會看到Word XP自動創建了一個新文檔，裏面就是所有Word XP的快捷鍵信息。最後只須單擊“文件”菜單中的“打印”命令即可打印出來以備查詢。

42. 公式的顏色也能變

如果是在Word中，那麼用公式編輯器先編輯好一個公式，選中它，點擊“繪圖工具欄”中的“陰影設置”按鈕，選擇其中的“陰影樣式18”，然後再次點 擊“陰影設置”按鈕中的“陰影設置”選項，彈出“陰影設置”工具欄。點擊最右側“陰影顏色”倒三角，打開調色板，選擇合適的顏色。然後用中間的四個按鈕， 小心調整陰影的位置，使陰影與公式重合，公式的顏色就會變成你想要的了。

如果是在Pwerpoint 中，那麼在選中公式之後，點擊“顯示圖片工具欄”中的“重新着色”工具，打開“圖片重新着色”對話框，將公式顏色變成自己想要的顏色就可以了。

43. 禁止自動運行“宏”

某些時候我們需要臨時禁止自動運行“宏”，那麼你不必再去修改有關的宏設置，只需在啟動Word XP或Excel XP時按下Shift鍵。如果是從Microsoft Office快捷工具欄上啟動Word XP或Excel XP，請先單擊Office快捷工具欄上的Word XP或Excel XP程序按鈕，然後立即在啟動時按下Shift鍵。

44. 壓縮Word 文檔中的圖片

通常情況下，圖文混排的Word文檔一般都比較大，若要減小文件的體積，可以利用Word 提供的圖片壓縮功能來實現。先打開圖文混排的Word文檔，選擇“視圖”→“工具欄”→“圖片”命令，在“圖片”工具欄點擊“壓縮圖片”按鈕。在彈出“壓 縮圖片”窗口時，你可以根據實際需要來指定是壓縮文檔中所選定的圖片還是壓縮文檔中所有的圖片，將“壓縮圖片”複選框勾選，然後點擊“確定”按鈕即可。注 意：在“文件”菜單的“打開”或“另存為”對話框中，選擇“工具”→“壓縮圖片”命令也可以打開“壓縮圖片”窗口;另外支持混排文檔圖片壓縮的還有 Excel和PowerPoint。

45. 讓任務窗格快速啟動

在使用Word的時候，經常要使用到任務窗格，要讓任務窗格快速啟動，具體的設置方法為：單擊“工具”菜單，選擇“自定義”菜單命令，打開“自定義” 設置窗口。在“自定義”設置窗口中，單擊下面的“鍵盤”按鈕。然後在彈出的“自定義鍵盤”設置窗口中，選擇“類別”下面的列表框中的“視圖”，在其右邊 “命令”下面的列表框中，選擇“ViewTaskPane”命令。在中間的“指定鍵盤順序”下面的“請按新快捷鍵”中，敲入你設置的快捷鍵，比如敲入 “Ctrl+P”，然後單擊“指定”按鈕。這樣你就為你的Word任務窗格設置了快捷鍵，需要打開時，只要按下“Ctrl+P”，任務窗格就會迅速地出來 了。當不需要時，再按一下“Ctrl+P”，任務窗格就會消失了。

46. 明白Word中文字下劃線的含義

我們在用Word編輯文檔時，常常會碰見有的字下面有紅線、綠線及藍線或紫線，有的是波浪線，有的是下劃線。它們分別代表什麼呢?Word具有自動檢 查拼寫及語法的功能，能夠對用户輸入的文字信息進行一定的智能檢查。紅色波浪線表示拼寫可能錯誤，綠色波浪線表示語法可能有錯誤。藍色下劃線表示超級鏈 接，紫色下劃線表示使用過的超級鏈接。Word還會自動檢查電子郵件頭中的姓名，並將它與地址簿中的名字相比較，如果有多個名字與輸入的內容相匹配，則會 在輸入內容的下面出現下劃線。

47. WPS處理Word文件時不能讀出圖片的解決

用WPS Office處理Word文件時，有時格式會和原來的設置有些差別，嚴重時一些圖片讀不出來。怎麼解決這個問題呢?只要在用Word 處理文件時，將“工具/選項”中的快速保存選項取消就可以了。以前保存好的通過上面的方法另存一下就可以了

48. 在Word中用剪貼板的內容進行替換

先將要替換的對象複製到剪貼板，打開“編輯”菜單下的“替換”，在出現的“查找內容”框中輸入要被替換的文字，將光標移入“替換為”框中，單擊“特殊 字符”按鈕(看不到該按鈕，可先單擊“高級”按鈕)，在菜單中選擇““剪貼板”內容”或在“替換為”框中直接輸入^C也可以。最後根據需要，單擊“替換” 或“替換全部”就可以了。

49. 製作不受母版模式影響的文字鏈接

在Powerpoint中，有時我們要利用一些文字做幻燈片之間的鏈接，但是系統會自動地套用母版的一些顏色設置，那樣在使用中有時會顯得很不協調。 為此，我們可以在文字之上加一個無填充色、無邊框色的矩形，然後選中矩形，點擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“動作設置”進行鏈接就可以了。這樣，用來作 鏈接的文字點擊後就再也不會改變顏色了。

50. 讓“@”減輕你的數據錄入工作量

在Excel工作表中，如果有大量諸如“[HP打印機]”、“[EPSON打印機]”之類的重複文字，可以如此定義這些單元格的格式，以減輕數據的錄 入工作量：選擇需要的單元格區域，然後單擊“格式”菜單中的“單元格”，單擊“數字”選項，在“分類”框中單擊“自定義”，在“類型”框中輸入“[@打印 機]”(@為半角字符)，單擊“確定”按鈕。之後，在這些單元格中，當你輸入“HP”後，該單元格將會顯示為“[HP打印機]”。