辦公自動化是如何定義

辦公自動化從提出到現在，已經有了60多年的歷史，但它真正進入全面發展階段始自20世紀70年代末、80年代初，至今也就30多年的時間。隨着辦公自動化技術的不斷髮展，辦公自動化新產品的不斷出現，以及辦公自動化系統應用的普及，人們對辦公自動化的認識在不斷深化和拓展，從而使有關辦公自動化定義的描述也在不斷髮生着變化。

關於什麼是辦公自動化，專家學者們認識不一，至今也沒有統一的定義。按字面意義理解，辦公自動化可以解釋為辦公管理的自動化或辦公信息處理的自動化，這兩種解釋分別是從管理角度和信息角度給出的。辦公自動化還被具體地界定為：辦公人員運用現代科學技術，通過局域網或遠程網絡，採用各種媒體形式，管理和傳輸信息，改變傳統辦公的面貌，實現無紙辦公。實際上，人們對辦公自動化的認識和理解經歷了從最早的手段説、系統説、技術説到學科説的發展過程，辦公自動化的內涵隨之不斷豐富。當然，至今仍有一些人堅持系統説或技術説，而以不同的理解和理念來建設各自的辦公自動化系統。

　　㈠手段(方法)説

最早的辦公自動化指的是傳真機、打字機、複印機等辦公設備的使用。當時人們僅把辦公自動化看作是提高工作效率的一種手段，比較常見的説法有以下幾種： oa就是用文字處理機進行辦公中的文字編排;oa是無紙辦公;oa是使辦公功能高效率化的重要手段，它單獨或綜合地利用各種機器;oa是利用現代化技術和設備，代替辦公人員的部分業務活動，優質高效地處理辦公信息和事務;oa是處理信息的一種新的概念和方法。

　　㈡系統説

繼手段説之後，oa指的是用計算機進行文件存儲、排版及輸出工作，用計算機進行人事、財務等業務管理。這種把oa簡單地理解為oa系統的做法，仍把辦公自動化侷限在工具層次上。

這階段的常用定義是：oa是把基於不同技術的辦公設備用網絡聯成一體，將語音、數據、圖像、文字處理等功能組合在一個系統中，使辦公室具有綜合處理這些功能的能力。

我國專家學者在1985年全國第一次辦公自動化規劃討論會上，綜合了國內外的各種意見做出定義：oa就是利用計算機等先進的科學技術，不斷使人們的一部分辦公業務活動物化於人以外的各種現代化的辦公設備中，並由這些設備與辦公人員構成服務於某種目的的人機信息處理系統。

還有比較常見的類似定義是：oa是利用先進的`電子信息技術和現代辦公設備構成的人機信息處理系統，輔助管理人員進行各種辦公活動。

辦公自動化發展到今天，我們把這些定義作為辦公自動化系統的定義似乎更為適合。

　　㈢技術説

一些學者把辦公自動化看成是一門純技術學科。例如定義：oa是綜合了有關適宜幫助人們管理信息的現代技術的一門科學，是自動化的一個子集。

技術説中比較有代表性的定義是美國麻省理工學院m.c.季斯曼教授給出的：oa就是將計算機技術、通信技術、系統科學、行為科學應用於用傳統的數據處理技術難以處理的量非常大而結構又不明確的那些業務上的一項綜合技術。這一定義雖然仍把辦公自動化定義為技術，但指出了這種技術是綜合性的，應用了系統科學、行為科學知識，可以説，這種定義有了本質上的超越，在一定程度上反映了oa的本質內容。這種定義已非常接近於學科説所下的定義。

　　㈣學科説

隨着越來越多的社會科學理論方法被引入辦公自動化領域，辦公自動化作為一門新的交叉學科的地位得以確定。由於“辦公”對“辦公自動化”的限定，管理學家們更傾向於把辦公自動化作為一門綜合性的、更多偏重於管理學的學科。這方面獲得廣泛認可的定義是：oa是把計算機技術、通訊技術、系統科學及行為科學結合在一起的一門綜合性科學。它以行為科學為主導，系統科學為理論基礎，綜合運用計算機技術及通信技術完成各項辦公業務，屬於綜合性學科範疇。這一定義是對季斯曼教授所下定義的發展。

由上可見，辦公自動化的思想、概念、方法、手段和理論還在發展中，包括它的名稱也叫法不一，有的叫做辦公自動化，有的稱作辦公自動化系統、辦公信息系統，還有的稱作電子辦公室、綜合辦公室，還有的乾脆稱作無紙辦公室。但我們認為，這些名詞是有差別的，應該準確地加以區分，本章的後續內容將對此加以説明。

2002年，國務院發展研究中心局長鄧壽鵬提出：辦公設備+自動化=oa，oa+系統化=ois，ois+網絡=eg/eb(e-government/e-business)。不管類似的提法是否意味着辦公自動化定義的進一步發展，但我們畢竟可以欣慰地看到，有關辦公自動化理論和實踐的研究探索從未停止過，從政府到企事業單位，人們對辦公自動化始終有着巨大的需求，而這些正是辦公自動化這門科學興旺發展的希望所在。

從本節給出的定義不難看出，無論人們從什麼角度去定義辦公自動化，在表示形式和內容上有多少不一致，但有幾點是共同的，表現在：

⑴強調利用先進的、綜合的科學技術和現代化的辦公設備。

⑵強調辦公人員和辦公設備構成人機信息系統。

⑶辦公自動化的目的是要提高辦公效率，改進辦公質量。

現在人們已經普遍接受了辦公自動化是一門正在發展的綜合性學科的觀點。那麼，作為一門學科，它的定義就應按學科來界定。比如，行政管理學是研究國家行政機關運行機制及其規律的科學;政治學是研究政治現象及其規律的科學。於是，辦公自動化就可定義為：辦公自動化是研究如何利用先進的科學技術和設備來實現某些辦公室管理工作自動化的科學。也可以從學科的知識體系和系統建設的角度，把辦公自動化定義為：辦公自動化是以管理科學為前提，以行為科學為主導，以系統科學為理論基礎，把科學社會學、人機工程學、系統工程學、決策學等多門社會科學與技術科學結合在一起，綜合運用計算機技術、通信技術和自動化技術等，來研究如何實現各項辦公業務的自動化的一門文理交叉型的綜合性學科。後一定義更為學者們所認同並多加引用。由此，辦公自動化理論體系就必然包括辦公自動化理論基礎和技術支撐、辦公自動化系統軟、硬件環境以及系統建設等內容。