如何利用Word製作常用公文
第一步,進入Word界面
第二步,頁面設置
從“文件”欄中單擊“頁面設置”,彈出選項,在“頁邊距”欄中選擇“上:37mm;下:35mm;左:28mm;右:26mm”。在“紙張”欄中選擇“紙型:A4;寬度:210mm;高度:297mm”。在“版式”欄選擇“奇偶頁不同:√;頁眉:15mm;頁腳:28mm”。
第三步,發文字號
如果是下行文,則將光標移至頁面103mm位置(在word界面的下面顯示有“位置:X X”字樣,光標上下移動,“位置”數據會跟着變化),用3號仿宋輸入內容居中即可;如果是上行文,則將光標移至頁面158mm位置,左空1字用3號仿宋輸入發文字號,然後右空1字用3號仿宋輸入“簽發人”加全角冒號,後用3號楷體輸入簽發人姓名;如果是平行文,則將光標移至55 mm處,對齊頁面右邊輸入發文字號。下行文、上行文、平行文(函)發文字號位置是由《國家行政機關公文格式》和《國家行政機關公文處理辦法》的規定決定的,公文用紙為A4型紙,幅面尺寸為210mm×297mm。因發文字號位於發文機關標識下空2行位置(按3號仿宋字高度約為20mm),加之下行文和上行文要留出天頭37mm,下行文發文機關標識距版心上邊緣25 mm(上行文為80 mm),發文機關標識高度21mm(高限22mm),故下行文發文字號的.位置應為37+25+21+20=103mm處,上行文發文字號的位置應為37+80+21+20=158mm處;而平行文(函)按規定發文機關上邊緣距上頁邊30mm,發文機關標識高度21mm,發文機關標識下邊緣4mm處有武文線(上粗下細),故平行文(函)發文字號的位置應為30+21+4=55mm處。
第四步,標題
在發文字號後空兩行位置用2號小標宋簡體字輸入內容,並進行段落調整。可選定標題後,點擊鼠標右鍵,彈出對話框,單擊“段落”,再彈出一個對話框,選擇“行距:固定值;設置值:40磅”(即以2號字高度加2號字高度7/8倍的距離為一基準行)。
第五步,主送機關
標題後下空一行位置頂格,用3號仿宋字輸入主送機關內容。如果主送機關不止一行則第二行同樣頂格。
第六步,正文
在主送機關下一行空2個字位置,用3號仿宋輸入正文內容。
第七步,附件
公文如有附件,則在正文之後空一行並空2個字位置用3號仿宋字標識附件,後標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼。如“附件:1.X X X X”。附件名稱後不用標點符號。裝訂在正文中的附件還應在左上角第1行頂格標識“附件”,有序號時標識序號,這裏的“附件”後不能用冒號。
第八步,成文日期。
在附件後(無附件則在正文後)空3行位置(如果是辦公室文件則空2行即可)輸入成文日期,但須右空4個字。可採用插入辦法,單擊word“插入”,選擇並點擊“日期和時間”,彈出對話框,選擇“語言:中文(中國);可用格式:二〇〇六年X月X日”。
第九步,附註
在成文日期下一行空2字位置,用3號仿宋輸入附註內容,同時將附註內容用小括號“()”括上。如回覆提案、議案、人大代表建議,以及請求等,需採用附註方式標註聯繫人及聯繫電話,中間空1個字但不用標點符號。
第十步,正文段落調整
將全部正文選定,用調整標題行距的辦法進行正文段落調整,但正文的設置值為28磅(即以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準行)。
第十一步,印刷版記
位於公文的最後,且在最後一頁的底端。首先用3號黑體輸入“主題詞”,並加全角冒號,然後用3號小標宋簡體輸入詞目,每個詞目間空1個字的位置。在主題詞下一行左空1個字位置用3號仿宋輸入“抄送”,後加全角冒號,然後輸入抄送單位,抄送單位之間用逗號隔開,最後用句號結束,如果抄送單位不只一行,則對齊第一個抄送單位的位置排列。在抄送機關下一行空1字位置用3號仿宋輸入印發機關;在同一行右空1字用3號仿宋輸入阿拉伯印刷日期。每項內容之間用反線隔開,最後一項內容下面同時要加上反線,反線的長度同版心寬度。
第十二步,設定頁碼
首先從“插入”欄中單項擊“頁碼”,彈出選項,選擇“位置:頁面底端;首頁顯示頁碼:√”。然後,單擊“格式”,彈出“頁碼格式”對話框,在“數字格式”欄選擇“- 1 -”格式。最後,雙擊顯示的頁碼,選定後選4號白體字,同時,將奇數頁右空1個字的位置,將偶數頁左空1個字的位置。
還要注意一點,在每個對話框結束之後須點擊“確定”,否則選項無效。
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