去除word中多餘的空格和空行
一、去掉表格和格式
為了版面的整齊,網頁文檔都是以表格的形式存在的,只是一般情況下表格的顏色被設為無色或表格寬度被設為0,所以我們在網頁上看不到表格。另外,網頁文檔中換行用的都是手動換行符,還有對字體等格式的設置。如果把從網頁上覆制的.文字直接粘貼到Word中,那麼它們也都粘貼進來了,這給重新排版帶來了很大的麻煩。
從“編輯”菜單中單擊“全選”,然後單擊“剪切”,再單擊“選擇性粘貼”。在打開的的“選擇性粘貼”對話框中選擇“形式”為“無格式文本”,確定。這樣表格和各種格式都沒了,手動換行符也變成了回車符(段落標記)。另外還可以從“文件”菜單中選擇“另存為”,把文檔保存為純文本文件,再用Word打開,效果和上面的方法完全一樣。
如果剛從網頁上覆制了文字,那麼在Word中可以直接執行“選擇性粘貼”的步驟,這樣將省事得多。
二、刪除空格
網頁文字中會有許多的空段和空格,在Word中排版時也需要清除。那麼為什麼這一步要刪除空格,而不是先刪除空段呢?道理是:有些看起來什麼也沒有的段落中可能存在空格,而有空格的段落並不是真正的空段,在Word中沒法對它們批量執行刪除操作。
首先,從“編輯”菜單中打開“替換”對話框(打開後暫時不要關閉,後面的操作都要在這裏完成)。把光標定位到“查找內容”文本框中,按一下空格鍵輸入一個空格(默認情況下是半角空格),“替換為”文本框中什麼都不填。單擊“全部替換”,Word將刪除所有的空格。你可能會説怎麼我這還有許多空格呀?別急,如果這樣的話,那是因為這個文檔中還有另外兩種空格:全角空格和製表符空格。對這兩種空格,半角空格是不會把它們當一家人的,所以替換時對它們置之不理。打開中文輸入法,按Shift+空格鍵,切換到全角狀態,然後按空格鍵在“查找內容”框裏輸入一全角空格,“替換為”為空,再按“全部替換”,所有的全角空格也都刪除了。再單擊對話框中的“高級”按鈕,然後單擊“特殊字符”,選擇“製表符”,在“查找內容”框中會出現“^t”(當然也可以手工輸入),“替換為”為空,再單擊“全部替換”,製表符空格也都沒了。
三、刪除空段
刪除空段的時機終於成熟了。在“查找和替換”對話框的“高級”模式下,兩次單擊“特殊字符”中的“段落標記”,“查找內容”框中將出現兩個“^p”(也可以手工輸入^p^p),再把光標定位到“替換為”框中,單擊“段落標記”輸入一個“^p”,再單擊“全部替換”,文檔中所有的空段全部消失。
其中的道理是什麼呢?請想一下,沒有空格的空段是怎樣產生的?不正是我們連打了兩次回車之後才有的麼?現在把兩個連續的回車替換成一個,正好消除了那個空段。
如果有連續的空段的話,一次替換不完,你可以多按幾次“全部替換”,直到提示找不到替換的對象為止。
這樣,你從網上覆制的資料肯定會減肥,讓你十分滿意了。
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