Excel函數在校園一卡通系統數據準備中的妙用論文

校園一卡通自2010年運行至今，簡化了學生尤其是學生入學時的繁瑣手續，多證合一，提供學生食堂消費、圖書借閲、考試證、超市消費、購買電費、宿舍門禁等服務，為學校的數字化建設做出了貢獻。為方便學生使用，學校從2013年開始改變工作方式，以往新生到校後才收集信息，辦理校園一卡通。現今在新生入學後，從招生系統中收集學生數據，提前製作好校園卡，新生到校即可領取校園卡，既方便學生，又提高了工作效率，得到了廣泛好評。

每年的本科錄取工作結束大約在七月底，基礎數據從招生就業處錄取出，包括學生基本信息和學生大學聯考錄取照片，學生基本信息經由教務處編制學號分班，再發送給校園一卡通部門整理出所需的數據，為數據導入一卡通系統做準備。

正常情況下，考生在高招系統中存有錄取照片，每年幾百少數特殊專業和預科生沒有照片，無法制作出學生正式卡，因為卡面上有必須印刷學生照片，以確保本人持卡使用。因此，需要揀擇出沒有學生照片的學生信息，反饋給學生所有教學院。另外一個問題就是，從招生系統中取出的學生照片是以考生號命名的，系統導入要求的是學生學號或者身份證號碼命名。因此還需要對所有學生照片進行重命名。除了照片以外，部門信息的創建也是有一定要求的。運用Excel函數打出一套組合拳，將這些問題個個擊破。

　　1 照片文件名列表文件創建

開始菜單—運行cmd，打開命令提示符窗口，輸入cd圖片所在目錄，改變當前目錄為圖片所在目錄，輸入命令dir *.* /b >，即可在圖片所在目錄生成一個名為的文本文件，加一個參數/b，這樣會生成一個簡單的文件名列表，不包括其它信息，列表文件只顯示文件名稱而已。

　　2 無照片學生名單確定

將照片文件名列表文件導入Excel，用間隔符號“.”將文件列表分為文件名和後綴兩列，存放在與學生基本信息同一工作薄的工作表“Sheet4”中。使用Excel中的vlookup函數——按列查找。語法格式如下：=vlookup(lookup_value,table_array,col_index_num , range_lookup) =vlookup(在數據表第一列中查找的值，查找的範圍，返回的'值在查找範圍的第幾列，模糊匹配/精確匹配)FALSE(0)省略為精確匹配。TRUE(1)為近似匹配。將工作表“Sheet4”中文件名列按升序排序，“學生數據”工作表中數據在“學生數據”工作表中I2單元格內輸入函數：=VLOOKUP(A2,Sheet4!A:B,2,TRUE)，函數的作用是：精確地在工作表“Sheet4”中查找當前工作表“學生數據”中A2的值，如存在，則返回工作表“Sheet4”中對應行的值，否則返回錯誤“#N/A”鼠標移動到將函數I2單元格右下角，變成實心十字架時雙擊，複製函數到所有數據行。將返回錯誤“#N/A”的學生名單複製出來，即是確定的沒有照片的學生名單，分發給各個教學院，要求在新生報到後提交該學生電子照片，以製作發放學生正式校園一卡通。

　　3 照片文件名稱修改

將現有的以考生號命名的學生電子照片，修改成為系統所需的以學生學號或者身份證號碼命名的文件名稱。需要藉助於批處理執行重命名文件命令REN或RENAME和Excel中的函數Concentrate來實現。REN或RENAME的格式如下：REN [drive:][path]filename1 filename2.應用成：REN 准考證號.jpg 身份證號或學號.jpg使用函數Concentrate，可以將多個字符文本連接在一起，實現文本合併的功能。在Excel中實現重命名文件命令REN規定文本格式的合併，在單元格F2中輸入函數=CONCATENATE("ren"," ",E2,".jpg"," ",D2,".jpg")，鼠標移動到將函數F2單元格右下角，變成實心十字架時雙擊，複製函數到所有數據行，照片文件命名稱修改圖複製F列數據，粘貼到文本文件中，文件另存為。這樣ren重命名命令就逐行書寫在命令行中，只需將文件複製到照片文件所在目錄，雙擊運行就可完成照片文件命名由考生號到身份證號的全部修改。

　　4 部門信息的創建

用同樣的方法，在單元格L2中輸入函數：=CONCATENATE("宜春學院宜春學院",I2,"",J2,"",K2)。

　　5 學生信息的導入

先將處理好的學生基本信息整理成一卡通系統所需樣式，導入到一卡通系統中，審核學生信息後將以身份證號命名的學生照片文件導入到系統中，學生校園一卡通就可以開始製作了。