Excel工作表編輯與管理教程

在Excel工作表中，經常會遇到想把Excel工作表設置為只有部分區域可以編輯的情況，因為這樣不但有助於保護表格的完整性，而且可以防止被更換內容和格式。下面是YJBYS小編給你帶來的Excel工作表編輯與管理教程，希望對你有幫助!

　　1.選取單元格、單元格區域、行和列

在Excel 2010中選取單元格和單元格區域、行和列的方法如下：

　　2.輸入數據

選擇單元格或區域即可輸入數據，數據輸入結束後按 Enter 鍵或單擊編輯欄中的“輸入”按鈕確認;如果按Esc鍵或單擊編輯欄中的“取消”按鈕，便可取消本次輸入。

在工作表中可以輸入兩種類型的數據：常量和公式。常量是指沒有以“=”開始的單元格數據，包括文字、數字、時間和日期等;公式是以“=”開始，它可以是一個常量、單元格引用、名字或操作符序列，並可從現有的值產生結果。

Excel 2010對輸入的數據會自動區分類型，一般採取默認格式。下面介紹幾種常用數據的輸入。

　　(1)輸入文本

文本包括漢字、英文字母、數字、空格及所有鍵盤能輸入的符號。默認文本在單元格中左對齊。文本輸入超出單元格的寬度，將擴展到右列，若右列有內容，將被截斷顯示。

　　(2)輸入數值

數值類型的數據中只包括0~9 、+(正號)、-(負號)、E、e、%、小數點(.)和千分位(，)、圓括號、分數號(/)、貨幣符號(￥或$)，默認數值在單元格中右對齊。若數值輸入超長，以科學記數法顯示，實際保存在單元格中的數值保留11位有效數字，如果要輸入並顯示多於11位的數字，可以使用內置的科學記數格式(即指數格式)或自定義的數字格式;若小數輸入超出設定的位數，將從超出位四捨五入顯示。當單元格中顯示一串“#”字符時，則表示列寬不夠顯示此數字，可適當調整列寬以正確顯示。

無論顯示的數字的位數如何，Excel 2010都只保留15位數字精度。如果數字長度超出了15位，Excel 2010則會將多餘的數字位轉換為零(0)。

　　(3)輸入日期和時間

當在單元格中輸入日期和時間時，系統自動識別日期格式為“yy/mm/dd”和“yy-mm-dd”、時間格式為“hh:mm(am/pm)”。注意，am/pm和前面的時間之間有一空格，若不按此格式輸入，Excel 2010將視為文本格式;正確輸入後，日期和時間數據將右對齊。

　　(4)自動填充數據

在利用Excel 2010進行數據處理時，有時需要輸入大量有規律的數據，如等差數列、等比數列、自定義數列等。

①填充相同的數字型或不具有增減可能的文字型數據

當需要在同一行或同一列上輸入一組相同的數據時，只需要在第一個單元格中輸入該數據後，單擊該單元格，用鼠標對準該單元格的右下角，使光標變成一個“ ”字形(稱為“填充柄”)，拖動填充柄經過待填充區域，即可向其他單元格中填充相同數據。

②填充日期時間型及具有增減可能的文字型數據

操作方法同①，只是在拖動填充柄的同時要按住Ctrl鍵。

③填充一組規律性變化的數據

如果需要產生一組規律性變化的數據序列(如等差數列或者等比數列)，可在“開始”選項卡上的“編輯”組中，通過“填充”命令的下拉菜單中的相應命令來完成。

④自定義序列

雖然Excel 2010自身帶有一些填充序列，但在實際應用中，有時會發現Excel 2010提供的序列不能完全滿足實際需要，這時可以通過工作表中的現有數據項或自己輸入一些新的數據項來創建自定義序列。

利用現有數據創建自定義序列

如果已經輸入了將要用作填充序列的數據，則可以先選定工作表中相應的數據區域，然後單擊“文件”選項卡中的“選項”命令，打開“Excel選項”對話框，如圖1所示。在該對話框中，單擊“高級”，將右側的滾動條拖到最下邊，單擊“編輯自定義列表”按鈕，打開“自定義序列”對話框，單擊“導入”按鈕，即可使用選定的數據添加到“自定義序列”列表框中，如圖5-2-4所示。

⑤利用臨時輸入方式創建自定義序列

如果要輸入新的序列列表，則需要先選擇圖2中“自定義序列”列表框中的“新序列”選項，然後在“輸入序列”編輯框中，從第一個序列元素開始輸入新的序列。在輸入每個元素後，按回車鍵。整個序列輸入完畢後，單擊“添加”按鈕。

編輯自定義序列

在圖2中的“自定義序列”列表框中，單擊需要修改的序列，該序列的元素就會出現在“輸入序列”編輯框中，修改相應的元素後，單擊“添加”按鈕。

刪除自定義序列

在圖2中的“自定義序列”列表框中，單擊要刪除的序列，然後單擊“刪除”按鈕。

(5)數據有效性設置

在Excel 2010中，單元格默認的有效數據為任何數值。使用數據有效性功能，可以預先設置一個或某些單元格所允許輸入的數據類型和範圍，設置輸入提示信息和輸入錯誤提示信息。

數據有效性的設置方法可按以下步驟進行操作：

①選擇要設置數據有效性的單元格或單元格區域。。

②單擊菜單欄“數據”選項卡中的“有效性”命令，在“功能區”中單擊“數據有效性”命令，打開“數據有效性”對話框，如圖3所示。

③在“設置”選項卡中設置有效性條件。

④在“輸入信息”選項卡中，設置選定單元格顯示的輸入信息。

⑤在“出錯警告”選項卡中，設置在輸入有誤的情況下顯示的.出錯警告。

⑥在“輸入法模式”選項卡中，設置所需的輸入法模式，由於單元格中只輸入數值，不必進行文字輸入，因此可選擇模式為“關閉”。

⑦單擊“確定”按鈕，即可完成單元格或單元格區域的數據有效性設置。

當對設置有效性的單元格進行操作時，會出現相應的提示。如果輸入錯誤時會出現警告對話框。

在“數據有效性”對話框中單擊左下角的“全部清除”按鈕，然後“確定”即可清除數據有效性設置。

(6)記憶式鍵入

如果在單元格中輸入的起始字符與該列已有的錄入項相符，則可以自動填寫其餘的字符，但只能自動完成包含文字的錄入項，或包含文字與數字的錄入項，即錄入項中只能包含數字和沒有格式的日期或時間。如果接受建議的錄入項，則按回車鍵;如果不想採用自動提供的字符，則繼續輸入。

3.編輯單元格數據

要編輯單元格中的部分數據，可以使用編輯欄或直接在單元格中進行修改。

如果要清除單元格中的格式、內容、批註，只要選定欲刪除數據的單元格區域，然後選擇“開始”選項卡“單元格”組中“清除”按鈕，在彈出下拉菜單中選擇“清除內容”命令即可。

4.移動與複製單元格數據

使用剪貼板可非常方便地實現單元格數據的移動和複製，具體操作步驟如下：

①擇要被複制或移動的單元格區域。

②若是複製，單擊菜單欄“開始”選項卡中“剪切板”中的“複製”圖標;若是移動，單擊菜單欄“開始”選項卡中“剪切板”中“剪切”圖標。

③選擇複製或移動到目的單元格區域。

④單擊菜單欄“開始”選項卡中“剪切板”中的“粘貼”圖標，即可實現移動或複製。

複製單元格數據時，可以只複製單元格的格式、批註等內容。對此只需在粘貼操作時在彈出的快捷菜單中單擊“選擇性粘貼…”命令，顯示“選擇性粘貼”對話框，然後在粘貼選項組中選擇一種粘貼方式。

　　5.選定工作表

工作簿由多張工作表組成，有時為了同時對多張工作表操作，就需要同時選取多張工作表。按住Ctrl 鍵，用鼠標單擊工作表標籤即選取多張不連續的工作表;用鼠標單擊第一個工作表，按住Shift鍵，再單擊最後一個工作表標籤，即可選取連續的多張工作表。多個選中的工作表組成了一個工作組，在標題欄會出現“工作組”字樣，如圖4所示。選取工作組後，在一個表中輸入數據，會同時輸入到其他組員的工作表中。

　　6.工作表重命名

選擇要更名工作表，單擊“開始”選項卡“單元格”組中“格式”按鈕，在下拉列表中選擇“重命名工作表”命令，在標籤處出現反色顯示，直接輸入新工作表名。

　　7.插入工作表

要在當前工作簿中插入新工作表，操作步驟如下：

①選定一個或多個工作表。

②單擊“開始”選項卡“單元格”組中“單元格”下方箭頭，在彈出下拉菜單中選擇“插入工作表”命令。

　　8.刪除工作表

①選擇需要刪除的工作表。

②單擊“開始”選項卡“單元格”組中“刪除”下方箭頭，在彈出下拉菜單中選擇“刪除工作表”命令。

　　9.移動或複製工作表

①首先選擇要複製工作表。

②單擊“開始”選項卡“單元格”組中“格式”下方箭頭，在彈出菜單中選擇“移動或複製…”命令，出現“移動或複製工作表”對話框。如圖5-2-7所示。

③在圖5所示對話框的工作簿下拉列表中選擇目標工作簿(同一工作簿則不進行選擇)，然後選定在哪個工作表之前。

④若要移動工作表，直接單擊“確定”按鈕;若要複製工作表，還應選擇“建立副本”複選框，再單擊“確定”按鈕。

同一個工作簿中的工作表不能重名，若因為移動或複製要造成重名時，新的工作表將自動改名。

　　10.插入與刪除單元格

(1)若想要在工作表中插入單元格或單元格區域，可按以下步驟進行操作：

①單擊某行(列)單元格。

②單擊“開始”選項卡“單元格”組中“插入”按鈕，在下拉列表中選擇插入“單元格”，彈出“插入”對話框。

③在該對話框中選擇插入方式。

④單擊“確定”按鈕，可插入一個單元格或一行(列)。

(2)若想刪除單元格，可按以下步驟進行：

①單擊某行(列)的任一單元格。

②單擊“開始”選項卡“單元格”組中“刪除”按鈕，在下拉列表中選擇“單元格”命令，彈出“彈出”對話框。

③在對話框中選擇刪除方式，單擊“確定”按鈕，可刪除該單元格或其所在的一行(列)。

　　11.隱藏工作表和顯示隱藏的工作表

在工作簿中選定需要隱藏的工作表，在“開始”選項卡上的“單元格”組中，單擊“格式”下方箭頭，在其下拉菜單中選擇“隱藏和取消隱藏”命令，再在其級聯菜單中選擇“隱藏工作表”命令，即可隱藏該工作表，如圖6所示。如果要顯示被隱藏的工作表，則在“隱藏和取消隱藏”的級聯菜單中選擇“取消隱藏工作表”命令，即可重新顯示該工作表。

　　12.隱藏工作簿和顯示隱藏的工作簿

打開需要隱藏的工作簿，在“視圖”選項卡上的“窗口”組中，單擊“隱藏”，即可隱藏該工作簿。如果要顯示被隱藏的工作簿，則在“視圖”選項卡上的“窗口”組中，單擊“取消隱藏”命令。

　　13.工作表拆分與還原

為在同一窗口中同時查看工作表的不同部分，可將工作表拆分成多個窗格，具體方法如下：

鼠標選擇工作表中要拆分窗口位置的單元格，然後選擇“視圖”選項卡“窗口”組中的“拆分”命令，窗口中出現水平和垂直分割線將工作表分割為4個窗口。鼠標指向分割線，鼠標指針變為分割指針 或 後，按下鼠標左鍵可左右或上下拖動分割線，可改變拆分窗口的大小。拖動垂直和水平滾動條可在4個窗口中顯示工作表的4個不同位置的內容。

如果要撤銷窗口拆分，則再次單擊“拆分”命令即可還原成一個窗口。

　　14.隱藏、恢復和鎖定行(列)

　　(1)隱藏、恢復行或列

選定需要隱藏的行或列;在“開始”選項卡上的“單元格”組中，單擊“格式”，在其下拉菜單中選擇“隱藏和取消隱藏”命令，再在其級聯菜單中選擇“隱藏行”或“隱藏列”命令，即可隱藏選中的行或列。如果要顯示被隱藏的行，則再在其級聯菜單中選擇“取消隱藏行”或“取消隱藏列”命令，即可顯示被隱藏的行或列。

　　(2)行或列的鎖定(凍結)

為了在滾動工作表時保持行或列標誌數據可見，可以“凍結”頂部的一些行和(或)左邊的一些列，操作方法如下：

如果要在窗口頂部生成水平凍結窗格，則選定待拆分處下邊一行;如果要在窗口左側生成垂直凍結窗格，則選定待拆分處右邊一列;如果要同時生成頂部和左側凍結的窗格，則單擊待拆分處右下方的單元格。然後，在“視圖”選項卡上的“窗口”組中，單擊“凍結窗格”命令，在其下拉菜單中單擊“凍結拆分窗格”。如果要凍結首行或首列，則在“視圖”選項卡上的“窗口”組中，單擊“凍結窗格”命令，在其下拉菜單中單擊“凍結首行”或“凍結首列”。

如果要撤銷凍結，則在“視圖”選項卡上的“窗口”組中，單擊“凍結窗格”命令，在其下拉菜單中單擊“取消凍結窗格”即可。