Excel操作效率的實用技巧
Excel 是微軟辦公套裝軟件的一個重要的組成部分,它可以進行各種數據的處理、統計分析和輔助決策操作,廣泛地應用於管理、統計財經、金融等眾多領域。下面是小編整理的關於Excel操作效率的實用技巧,希望大家認真閲讀!
技巧1:快速輸入重複性長內容
舉個例子,你所在的公司叫“廣州職場充電寶有限責任公司”,因為工作關係,你需要經常在Excel裏面輸入公司名稱。莫非你每次都一個一個字都打完?這樣效率也太低了吧?
我們可以用Excel的“自動更正”功能來實現這些重複內容的快速輸入。
打開“工具”-“自動更正”,給公司名取一個縮略名稱,比如“1公名”,然後替換為那裏輸入完整的公司名字。
技巧2:選定若干不連續單元格
比如下圖這樣子:
大家常用的方法是按住鍵盤上的CTRL鍵,然後用鼠標一個一個去點選。但這個方法有個缺點:你辛辛苦苦選了若干個單元格,如果不小心鬆開CTRL,再次點鼠標的時候,你之前選擇的就全部沒了,前功盡棄,要重新來過!
有個更好的方法:按下鍵盤上的SHIFT+F8,Excel會進入多重選定模式。然後你就可以解放雙手,用鼠標去選擇想要選擇的單元格了。
技巧3:簡單計算內容不輸入公式直接查看
比如某些數據的`求和、求平均數等。如果你只是想知道(而不是記錄)結果,那麼不用寫公式這麼麻煩,選中你要計算的單元格,然後右下角可以查看常用的計算結果,右鍵還可以定製化計算結果。
技巧4:快速選定特定區域
舉個例子,我要選定以下這個區域:
大家一般的做法是用鼠標從左上角拖動到右下角。但拖動操作效率比較低,而且如果區域比較大的話,操作還很容易出錯。
快速方法:按下鍵盤上的F5,調出Excel自帶的定位窗口,然後定位座標輸入欄輸入對角座標,比如上圖就是B2:E10,然後確定,即可選中該片區域。
技巧5:快速輸入大寫數字
某些特定崗位(比如財務人員)需要輸入大寫數字(就是壹貳叁這樣的),有個非常快速的輸入方法:
先輸入小寫的數字,比如“123”,然後選中單元格,在單元格格式中按照下圖設置:
設置後你發現“123”變成了“壹佰貳拾叁”。
技巧6:快速輸入分數
比如你想要輸入“3/5”,如果在Excel單元格直接輸入,回車後你發現顯示的不是分數,而是變成了“3月5日”(也就是説,這也是Excel裏面快速輸入日期的一個方法)。
想要快速輸入分數的話很簡單,就是在分數之前多加一個0和一個空格。比如我們要輸入“3/5”,那麼實際輸入的時候是“0 3/5”,注意0和3/5之間是有空格的。
這樣輸入,你回車後就不會變成日期,而是正常顯示分數了。
技巧7:快速插入多個空白行
如下圖所示:
如果我們想在3和4之間插入3個空白行,可以鼠標在最左側選中3下面的3行,然後再右鍵選擇“插入行”,這樣可以一次性插入3個空白行。你選中幾行,插入的就是幾行。
技巧8:行列互換
如圖,如何快速把左側的表格形式行列互換,變成右圖的表格形式?
非常簡單,選中左側表格內容,然後CTRL+C複製。複製後隨便在右側點選一個單元格,右鍵選擇“選擇性粘貼”,然後在彈出窗口中選擇“轉置”選項即可。
技巧9:快速跳轉到指定單元格
如果你的Excel表格很大,但經常要定位到表格中間某個位置的單元格,靠鼠標來回拖動時非常非常麻煩費時的。
有個快捷的方法,可以給這個單元格定義一個名稱,之後在Excel左上角輸入名稱,可以直接跳轉到這個單元格。
技巧10:多張Sheet同時輸入相同內容
輸入內容之前,按住鍵盤上的SHIFT鍵,用鼠標選中你要同時輸入內容的Sheet。選中後你再輸入內容,你會發現自己輸入的內容同時出現在了你選中的所有Sheet裏面。
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