PDM環境檔案管理內容解析

PDM環境下的文件接收是通過一定的接口集成PDM系統與檔案管理系統，將在科研管理過程中形成的全文數據歸入檔案管理系統，實現電子文件的邏輯歸檔。下面是小編為大家分享PDM環境檔案管理內容解析，歡迎大家閲讀瀏覽。

　　一、PDM產生的背景及PDM與檔案管理的關係

在20世紀60、70年代，企業在其設計和生產過程中開始使用CAD、CAM等技術，新技術的應用在促進生產力發展的同時也帶來了新的挑戰。對於製造企業而言，雖然各單位的計算機輔助技術已經目益成熟，但都自成體系，彼此之間缺少有效的信息共享和利用，形成所謂的“信息孤島”;並且隨着計算機應用的飛速發展，隨之而來的各種數據也急劇膨脹，對企業的管理形成了巨大壓力。

許多企業已經意識到，實現信息的有序管理將成為在未來的競爭中保持領先的關鍵因素。在這一背景下產生了一項新的管理思想和技術——-PDM，即以軟件技術為基礎，以產品為核心，實現對產品相關的數據、過程、資源一體化集成管理的技術。PDM明確定位為面向製造企業，以產品為管理的核心，以數據、過程和資源為管理信息的三大要素。PDM進行信息管理的兩條主線是靜態的產品結構和動態的產品設計流程，所有的信息組織和資源管理都是圍繞產品設計展開的。

從產品的角度看：PDM系統幫助組織產品設計，完善產品結構，確保設計、製造所需的大量數據和信息清楚明瞭，從而構築一個信息平台對產品進行支持和維護，保證有競爭力產品的及時交付。

從過程管理的角度看：PDM系統管理產品生命週期的.整個過程，組織協調諸如開發過程中設計評審、批准、變更及產品發佈等事件，並最終落實到工作流和流程管理中。

可以看出，PDM既是電子檔案生成的搖籃，又是檔案管理部門實施文件管理的平台。PDM與檔案管理的內容都包括對產品數據的管理，PDM更側重於文件形成過程的管理，而檔案管理更着重文件形成後，對數據進行加工、利用和維護的管理。它們都涉及產品研發設計的工作流程，但檔案管理的內涵及外延比PDM要廣。從內涵上看，檔案管理的內容除產品數據外，還包括產品以外的所有有價值的文檔、軟件、音像、音頻及外來資料，比PDM更為寬泛。

　　二、PDM環境下檔案管理與傳統檔案管理的比較

　　1.文件接收

傳統的檔案管理是由科研工作者親自將所需歸檔的文件移交至檔案室，檔案人員檢查文件的齊套性，簽署是否完整，是否原件等等，檢查合格後，填寫移交清單，入庫。PDM環境下的文件接收是通過一定的接口集成PDM系統與檔案管理系統，將在科研管理過程中形成的全文數據歸入檔案管理系統，實現電子文件的邏輯歸檔。

由於受人為因素影響，以往檔案部門也會收到一些不規範的文件資料，如文件名稱不規範、不一致，有的用複印件歸檔而不是原件，有的歸檔文件簽署不全，有的文件沒有齊套，這些問題在PDM系統中得到了很好的解決。

由於PDM系統中所創建的每一份文檔都必須選擇文檔種類，然後根據標準化部門擬製的標準化大綱，由PDM系統對已歸檔的文件進行齊套性檢查。

若不齊套，則不允許進行轉階段、設計評審、產品檢驗等後續操作，因此提高了歸檔文件的齊套性。在PDM系統中，通過創建統一文檔模板，制定特定簽署流程，有效保障了歸檔文件的規範性和正確性。

　　2.文件利用

傳統的檔案管理是由科研工作者填寫科技文件借閲審批單，並由領導簽字後，親自到檔案室調檔。PDM環境下的文件利用更加方便、快捷。在新產品開發項目過程中產生的CAD設計圖紙與BOM、工藝文件、質量文件、實驗文件等在歸檔之前都可以在項目協同工作區內統一管理，項目組成員也能方便查閲。若產品文件已歸檔，則由設計師或管理者在網上提出利用申請，系統根據文檔的密級選擇不同的審批流程，檔案員根據申請的批准狀況，將文件及時準確地傳遞給有關人員，籤審的單據將在系統中分類長期存放備查。PDM環境下的文件利用為企業實現並行工程提供了信息交流平台，實現了本單位的知識共享，提高了知識的利用率，避免了重複勞動，縮短了設計研發週期，提高了設計研發質量。

PDM環境下的文件利用，數據安全是首要解決的問題。PDM採用的是先進的圖文檔瀏覽器Jvue架構企業級文檔瀏覽環境，採用文件級數據權限，用户要瀏覽文件，必須登記認證，進行功能權限控制，以及對應文件的瀏覽權限驗證。文件瀏覽完全採用加密數據流瀏覽方式，文件根本就不會被傳送到瀏覽者的客户端，數據流也已經不是原文件本身的內容，極大地提高了文檔的安全度。

　　3.文件更改

傳統的檔案管理是由原文件擬製者根據所改文件的性質，填寫更改報批表及更改通知單，交至檔案室，由更改員根據更改通知單更改庫房內所有原件及複製件，並將更改通知單留存，以備查考。PDM環境下的文件更改，是由設計師在網上擬製更改通知單，經審查籤批後，檔案員授權更改人員進行更改，更改完成後，生成新的版本。檔案員把舊版本的文件保存到指定文件庫中，同時把更改的背景信息文件分類整理，保存到數據庫中。

PDM系統中當一份文件被檢出進行修改時，系統不允許其他人再對此文件進行修改，確保同時只有一個人對文件進行修改，保證了圖文檔的完整性和一致性。

　　三、PDM環境下檔案管理的特點

　　1.管理對象數字化

PDM環境下的檔案管理不會改變檔案的性質和內容，科技檔案在PDM環境下的變化主要表現在其形式載體及人們對其實體和信息內容的管理和使用方式上。傳統的科技檔案管理的對象以紙質載體為主，檔案的載體與內容信息密不可分。而現代科技檔案管理的對象正隨着辦公自動化及信息技術的發展逐漸演變為“機讀檔案”，即存儲於計算機中的集圖形、聲像於一體的多媒體信息。這就意味着，科技檔案的實體管理與內容信息的管理在使用上將趨向分離，科技檔案的實體將會從日常的使用中徹底脱身。分離後的科技檔案內容信息將日趨實用化，而科技檔案的實體將被作為最原始的也是最終的憑證保存下來。

　　2.信息服務網絡化

PDM環境下的檔案管理改變了傳統管理模式下各類信息資源各立門户、分而治之的狀態，將科技檔案信息管理與文書、資料、圖書等信息的管理融為一體，形成一個包括各種信息資源在內的信息資源系統，實現資源共享。以往利用者必須到檔案室才能利用，而現在通過網絡就可以在辦公室甚至任何場所的終端前對檔案數據庫進行實時瀏覽訪問。利用者不僅可以查閲所需的信息，還可以下載原件，不必再到檔案室閲覽或複製原件。這既節省了利用者的時間，又提高了利用效率。

　　3.檔案收集網絡化

雖然過去收集科技檔案的業務並不複雜，但有時卻受時間和地域的限制，收集時要隨時催促有關研究人員，及時瞭解課題進度，要做到隨時入庫並不是件容易的事，有時會因為有關人員出差或臨時不在而一拖再拖，延誤檔案及時入庫。隨着PDM系統的運用，網上電子文件的傳輸被廣泛採用，為收集檔案開闢了一條新途徑，檔案部門可充分利用網絡隨時隨地收集，不但省卻了檔案人員和科技人員的時間，而且也節約了重複複製的經費。

PDM系統實施後，對檔案工作提出了新的要求，檔案工作者應努力學習PDM系統相關知識，緊跟時代的步伐，轉變觀念，運用新工具，積極探索電子檔案管理中的新問題，不斷提高檔案管理的信息化水平，為檔案管理上一個新台階貢獻自己的力量。