如何避免採購流程e化的風險

在企業信息化建設的大背景下，流程e化是採購流程優化的必經之路。下面小編準備了關於如何避免採購流程e化的風險的文章，提供給大家參考!

　　事前控制——需求調研+流程規劃

需求調研是採購流程e化的重要前提，可以有效規避採購流程邏輯混亂這一風險，保證企業e化之後的流**正具有實用性。撫順石化公司通過對現有物資管理狀況、物資管理髮展需要、公司電子商務部的自然狀況和工作職責，以及ERP項目開發實施背景等進行調研之後，確定了關於採購的17個主體流程：國內物資採購需求計劃、採購價格、招標採購、議標採購、其他採購、採購合同、供應商市場準人、應付賬款確認、預付款支付結算付款審核、存貨安全管理、採購物資入庫、存貨盤點、物資保管流程、材料出庫流程、材料物資質量管理流程、材料退庫流程、採購數據統計流程。並對相應的業務流程進行了編碼。

除了確認採購的主體流程，調研還可以讓整個採購流程中的細節浮現出來。例如在庫存方面，具體安全庫存是多少，最高庫存是多少，庫存有效期又是多少，這一系列細節都需要通過調研來確定。

需求調研和流程規劃是緊密聯繫在一起的。在進行流程規劃時，要站在全局角度理解流程網，結合調研結果理清組織內流程之間的邏輯、接口、等級、重要度。設定流程規劃的目標尤其重要，不是由流程管理部門想當然，而是要考慮本組織的實際情況，比如目標的急迫性、目標實施的路線圖、目標的可實施性、目標的實施難度等各種因素。透徹的需求調研和完美的流程規劃是保證採購流程e化有效性的重要手段。

　　合理選擇軟件供應商

由於ERP系統是從國外引進，因此很多企業願意購買國外ERP供應商的軟件，這也無可厚非，畢竟他們具有豐富的經驗，但是這裏也不得不提一個問題，很多國外ERP供應商對國內的商業環境和管理模式並不是非常瞭解，而且在與客户溝通方面也會存在一定的障礙，還有一個最重要的問題就是他們的服務費一般都相對較高，企業要為此付出很高的成本。

因此，對於很多企業來説，選擇國內供應商提供的ERP軟件不失為一種明智之舉。畢竟在經濟全球化的背景下，不同國家技術發展的時間差已經大大縮減，國內企業和國外企業提供的產品差別已經不像以往那麼大。而且由於國內企業具有本土化特性，因此他們更能夠根據企業現狀，制定出更加有效、更加貼近企業實際的解決方案和應用模型。

　　供應鏈知識和ERP使用方法的培訓

進行培訓是提高員工對供應鏈認識水平、提升後者對ERP使用積極性的重要保證，是阻止羣體中出現“ERP無用論” 的有效手段。撫順石化ERP項目組在完成需求開發之後，對所有用户進行了多次培訓，開設了14個預留(計劃)提報流程——Adobe在線審批班，培訓了570多人;開設了2個採購流程專業計劃員班，培訓了70餘人;開設了3個倉儲流程保管員班，培訓了100多人;開設了綜合管理版1個，培訓了60多人。通過培訓，最終用户全面地瞭解了ERP系統的操作流程，製造了良好的ERP上線的氛圍，為ERP上線提供了有效保證。

　　事中控制——動態的流程修正和流程固化

規範化和靈活性既是共生的，又是矛盾的'。進行動態流程修正就是為了在這兩者之間找到一種平衡。前面提到的鋼廠的採購流程中的規範化和靈活性之間的衝突，就可以通過重新調整銷售人員權限來緩解。但是權限的調整也不得不考慮一個度，因為如果銷售人員擁有了下訂單和取消訂單的權力，那麼又存在了其他的風險，因此如何從另一個方面對銷售人員的權力進行制衡又是企業在修正採購流程中必須要考慮的問題。

一般來説，經過實踐考驗，且被修正過的某個採購流程應是比較符合企業實際的，這時就要進行流程固化，將這種修正過的流程固定下來並推廣到整個供應鏈系統之中。對於一個企業來説，適合企業的採購流程就是好的採購流程，一點一點地修正，一步一步地固化，不那麼完美的採購流程離完美就會越來越近。

　　事後控制——IT審計

IT審計，即信息系統審計。按國際上通行的規範，IT審計有6個方面主要內容：評估信息系統計劃、管理及組織架構的戰略、政策、標準及相應的實踐過程;評估技術基礎設施及運行實踐的效能和效率;評估信息資源在邏輯訪問、運行環境以及IT基礎設施各方面的安全性;評估系統災難恢復及保證業務連續性的能力;評估業務應用系統開發、實施與維護的方法和過程;評估業務流程的風險管理水平。

IT審計可以貫穿於整個採購流程e化的過程中，e化之前有計劃審計，e化之後的IT審計通常是維護審計，它可以發現採購流程中的漏洞，將採購流程中與IT相關風險控制在可接受水平，防止出現前面提到的數據丟失現象，及時發現系統中的數據錯誤，**病毒的人侵，提高信息系統的安全性，保證信息系統的穩定性。

通常，IT審計可以由企業內部審計部門來做，當然也可以請專業化的第三方的IT審計機構來做，這樣更能保證公正性，所得的結果也更客觀。目前，IT審計師這個行業已經誕生，CISA是國際註冊信息系統審計師的簡稱，又稱IT審計師，他們一般都具備全面的計算機軟硬件知識，對網絡和系統安全有獨特的敏感性，並且對財務會計和單位內部控制有深刻的理解。