盤點公文處理的注意事項
一、公文格式
《中國共產黨機關公文處理條例》第二條規定,“黨的機關的公文,是黨的機關實施領導、處理公務的具有特定效力和規範格式的文書”。《條例》不但把格式寫進了公文的定義,還專門安排一章講公文格式問題,由此可見公文格式在公文中具有重要的地位和不可替代的作用。
公文格式,從廣義上講,是指公文的外觀形式,它由公文的文面格式、用紙格式和裝訂格式三部分組成。從狹義上講,公文格式特指公文的文面格式。
文面格式。公文文面格式是指公文各個組成部分的排放位置、間隔距離、大小規格等方面的要求,包括版面安排、字體型號、字間行距等。實際上,公文的文面格式是公文全部書面內容的結構。黨的機關公文的文面格式由版頭等19項組成。這19項又可劃分為文頭、主體、文尾3個部分。文頭部分包括版頭(報頭)、份號、密級、發往地址、緊急程度(等級)、發文字號(部委號)、簽發人、收發報序號8項,位於公文首頁上部,佔整個頁面的1/3左右。主體部分包括公文標題、主送機關、正文、附件名稱、發文機關署名、成文日期、印章7項,位於文頭部分以下,文尾部分之上。文尾部分包括印發傳達範圍、主題詞、抄送機關、印製版記4項,其中,印製版記又包括印發機關、印發時間和印發份數3項內容。確定文尾部分的排放位置要注意兩點:一是印發傳達範圍要標註在成文日期之後(不署成文日期的,標註在正文之後);二是主題詞、抄送機關、印製版記必須標註在最末一頁的下端。掌握公文文面格式的各項規定,是做好公文處理工作,尤其是排印工作必不可少的條件。公文怎樣印製才規範,省委辦公廳專門制定了一個公文排印細則,細則中作了很具體的説明。
用紙格式。《中國共產黨機關公文處理條例》規定,“公文用紙幅面規格可採用16開型(長260毫米,寬184毫米),也可採用國際標準a4型(長297毫米,寬210毫米)”。目前,我國黨的機關普遍採用16開型公文紙,也有部分單位使用國際標準a4型公文紙。如果使用國際標準a4型公文紙,應通盤考慮紙張、檔案卷皮、檔案櫃等用品的供應和配套問題。用紙格式一經確定,必須長期固定使用,不得隨意改變。
裝訂格式。公文裝訂與公文排印應一致,並考慮人們的閲讀習慣。現在所有的公文處理條例、辦法、細則都規定,公文應在左側裝訂。裝訂方法一般都是用騎馬釘、釘書機訂或膠粘。
公文格式是在公文製作實踐中逐步形成的,是有它的特定作用的:
一是能突出公文的權威性和嚴肅性,有利於政令的暢通。二是能更準確地體現公文的內容,使公文形式與內容統一。三是有利於受文者迅速、準確地識別公文和辦理公文。四是有利於公文的安全、保密和管理,便於歸檔查考。
從現在黨政機關制發的公文來看,格式不合《條例》規定的現象還比較普遍,常見的有以下幾種:(1)公文標題中沒有發文機關名稱。(2)上報公文沒有標註簽發人。(3)主送機關標註不準確。(4)在指示、決定、規定、意見等公文中,正文前標註有主送單位,正文後有發文機關署名和成文日期。(5)在有附件的公文中,正文之後、發文機關署名之前不標註附件名稱。(6)發文機關和成文日期標註位置不當。(7)主題詞沒有按中央辦公廳的規定標註。(8)在有附件的公文中,主題詞和版記不是標註在附件之後,而是標註在主件的成文日期之後。
-
祕書寫作快速入門技巧
公文寫作,從廣義的角度説,它涉及到人的綜合素質的提高,包括思想素質、理論素質、文化素質、業務素質等等;從狹義的角度説,則是就寫作,談寫作,重點指提高謀篇佈局、遣詞造句的能力。本文yjbys小編主要從狹義的角度跟大家談五種具體方法,目的是幫助初涉寫作的祕書儘快入...
-
2017年公文批示規範用語彙總
公文批示是什麼?公文批示有哪些規範用語?下面yjbys小編為大家彙集公文批示規範用語如下:一、審批公文用語的一般規則(一)圈閲即表示同意(簽發文件除外)。(二)如果文件上出現審批人姓名,審批人在自己姓名上劃圈即代表簽字;如果文件只出現審批人所在單位名稱或職務...
-
年終總結怎麼寫
年終總結是人們對一年來的工作學習進行回顧和分析,從中找出經驗和教訓,引出規律性認識,以指導今後工作和實踐活動的一種應用文體。年終總結包括一年來的情況概述、成績和經驗、存在的問題和教訓、今後努力方向。關於年終總結1.總結必須有情況的概述和敍述有的比較...
-
學校公文格式
學校公文格式1校長室:暑假將至,為加強學校後勤管理工作的延續性,確保下學期正常開學,現決定利用暑期對學校的公共設施和班級財產集中組織一次維修維護,同時開工實施一批基建項目,其具體方案如下:一、基建工程組基建項目1、開工實施北校區綠化工程2、開工新建和改造水...