會議記錄者工作要求
導語:許多傳統的觀點認為會議記錄者是會議中最“簡單”的角色,其實這種觀點已然落後了許多。下面是會議記錄者工作要求,歡迎參考!
會議記錄者在現代會議中是僅次於會議主持人的一個重要角色。因為,一名好的會議記錄者可以增進議事效率,而一名不好的會議記錄者不僅徒增誤會,還浪費時間;一名稱職的會議記錄者不僅能仔細傾聽發言,而且能準確陳述聽到的內容,同時記錄好幾項發言而不失誤。
一、對會議記錄者的基本要求
(一)反應快。對於大家提到的問題,能夠迅速反應。
(二)寫字快。做會議記錄,寫字速度當然有一定要求。
(三)知識面廣。在做會議記錄時,經常會聽到一些專業術語,沒有相對廣的知識面,對這些專業術語,你可能既聽不懂,也不會寫。這屬於一個會議記錄者的硬件能力。
(四)記憶力特別強。會議記錄者要能記住發言者所説事情的前因後果,遇到一個很複雜又宂長的問題時,更需要超強的記憶力,否則,很可能記到最後已經不知發言者所云了。
二、對會議記錄的10大建議
重要的會議應錄音下來,從而使整理會議記錄時有依據。
除非有必要,定期召開的會議通常不用錄音。因花費時間記下的詳細發言內容,可能毫無用武之地。
大多數會議都能指定一個會議記錄者。主席最好不要兼任此項工作。此外,會議記錄者最好由與會者輪流擔任。
會議記錄者的筆記最好要流暢,易於瞭解,同時不失真。筆記最好用電腦打出來,方便參閲。
會議記錄者的責任還包括:
要及時指出令人困惑的.發言,請該發言人解釋清楚。
適時做總結,協助討論進行。
向與會者確認各議案的排序是否無誤。
會議記錄內容包含:
討論過程中所達成的各種共識(要不厭其煩地向與會者確認每個結論都無誤)
有哪些證據支持次議案的通過,及反對意見如何
分派工作的詳細情形及完成日期。
會議結束後重新整理所記錄的內容,儘可能維持在一頁的長度。
會議記錄應有組織地整理如下:
標題,會議目標,主席名字,缺席及出席人名單應列在會議記錄起頭處。
使用列點或簡短的一段文字,名數與會者重點
工作分派情形及完成日期記錄無誤。
通過此決議的評估標準(如有必要)。
會議記錄者應與主席共同修正會議記錄者錯誤的部分。
將此份會議記錄發送給與會者。
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