如何提高祕書寫作能力
寫作能力是祕書的一項基本素質,也是衡量祕書工作的重要標準。如何提高祕書寫作能力,本文擬談一孔之見。
一、注重寫作基本功訓練。
祕書寫作能力的高低決定着服務質量的好壞,而寫作能力的關鍵在於基本功。綜合起來講,基本功可用“聽、讀、記、寫”四個字來概括。
“聽”,就是認真聽取領導講話主要精神,把領導的工作思路、工作經驗、具體要求記錄下來;認真聽取各部門領導的彙報,把各部門的基本情況、工作進展情況、存在的問題和工作建議記錄下來;認真聽取側重服務的領導、辦公室領導和分管領導關於起草文件、報告的要求、思路並記錄下來,必要時可徵求一下其他祕書的意見。
“讀”,就是多閲讀報刊雜誌,從中瞭解和掌握國家的方針政策、各地區落實方針政策的具體措施;多閲讀上級重要文件和領導講話,充分把握上級的有關要求;多閲讀本地區領導的重要講話,掌握本地區經濟和社會各項工作的思路、重點及具體工作措施;多閲讀部門領導的調查報告、情況反映和有關信息,深入瞭解掌握各部門的實際情況、存在問題、工作打算。
“記”,就是做好會議記錄、學習筆記,關鍵是要把主要工作的思路、措施和取得的成效牢記在心,把各項主要經濟指標完成情況及原因熟記於心,為起草文件和講話打基礎。
“寫”,就是起草文稿的過程。在寫作基本功中,聽、讀、記是基礎,都是為“寫”服務的。
想寫好,首先要學會定思路,也就是定提綱,這是寫作的關鍵。公文寫作同文學創作有很大區別,不同的文種都有固定格式,這適用於國家確定的15個文種,在起草領導講話、彙報材料、發言提綱時,雖然也有一定格式,但不是固定不變的,要根據會議要求,領導意圖和實際工作需要而定。其次要注重內容的選取。總結時要客觀真實、全面詳細,多用數字和事實説話;分析時要準確、有針對性和前瞻性;部署時要符合實際,有可操作性和科學性。再次要靈活運用語言文字。“公文不是無情物”,文稿的語言有別於文學創作,但同樣需要活潑生動,形象鮮明,富有文彩。適當運用名人名句、成語典故、經典論述、民間俗語和修辭手法,可以增強文章的表現力。同時,注重運用好“全面”、“部分”、“最好”、“一般”等程度用語,切忌以偏蓋全,失去準確性。
二、注重改進提高寫作能力的方法。
從“小”法,剛從事祕書工作的同志,由於對工作不熟悉,必須從小的文章寫起,先寫信息、消息、情況反映、內容摘要等小文章,然後由簡到繁,由粗到細,由少到多,每天堅持寫。綜合法,祕書的主要職責是搞綜合,學會綜合各部門的基本情況,綜合領導的工作思路,從一個部門、一個產業、一項工作開始綜合,先撰寫調查報告,瞭解情況,在此基礎上學會分析問題,重點是提出合理化建議,然後是起草各種講話、彙報、署名文章、情況分析等綜合性文稿。
冷“處”法,也稱冷靜處理法。文稿初成後,由於思維已成定勢,馬上修改肯定沒有效果,如果時間允許,可以先放一放,讓初成後的喜悦冷卻下來,再拿出來修改,以第三人的角度和清醒的頭腦重新審定思路、內容和語言,會有意想不到的效果。
討論法,三人行必有我師,集體的智慧是無窮的。再好的材料也有缺點和不足,都有需要不斷修改和完善的地方。通過集體討論,找出存在的問題,提出修改意見。實踐證明,這種方法是通用的,也是最有效的方法。珍藏法,珍藏精品,將寫得好的文章保存起來,主要是珍藏領導的修改稿和各種文種的精品。
壓減法,文章貴於精,公文亦如此。作為祕書人員要多在“文字精練”、“篇幅短小”上狠下功夫,起草公文時,要開門見山,直陳其事,不斷錘鍊語言文字的表達能力。
三、注重良好寫作習慣的養成。
習慣成自然,良好的習慣決定能力提高的快慢,寫作能力的提高與良好的寫作習慣是分不開的。概括地講,良好的寫作習慣主要有:
一是多寫。俗話説,勤能補拙,許多祕書都有這樣的體會,“常看胸中有本、常寫筆下生花”,寫作能力來源於日積月累,筆耕不輟。
二是勤思。就是所謂的“悟”。祕書人員作為協助領導工作的'參謀助手,是貫徹執行黨的路線、方針、政策的一支骨幹力量,寫東西時必須對工作進行戰略的、全局的思考。多思才能“思風發於胸臆、言泉流於筆端”。所以在日常工作中,發現問題,就要認真思考,找出問題的癥結,提出解決的辦法,養成勤于思考、善於思考的好習慣。
三是善“易”。就是善於更換角度和位置。一份好的文稿必須體現領導意圖,這就要求祕書人員要善於更換位置,給誰寫講話,就站在誰的角度去寫,切實養成善易的好習慣。
四是樂創。就是喜歡創新。“從材料中來,到材料中去”,是祕書人員的通“病”,也是影響寫作能力提高的最大障礙。要解決這一問題,就要求祕書人員有較強的創新意識,養成創新的習慣,大到長篇的工作報告,小到片語只言的會議通知,都要加強文章的思想創新、體裁創新和內容創新,做到“筆”到文成,耳目一新,發人深思。
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