英文邀請信格式
外事活動中的各種會議需要我們用會議邀請函去邀請對方。
涉外邀請信的基本內容
涉外邀請函的主要內容包括會議的背景、目的和名稱;主辦單位和組織機構;會議內容和形式;會議的參加對象;會議的時間和地點、聯絡方式以及其他需要説明的事項。具體內容根據實際情況填寫。
涉外邀請信的結構與寫法
1.標題
標題由會議名稱和“邀請函”三個字組成,一般可不寫主辦機關名稱和“關於舉辦”的字樣。“邀請函”三字是完整的文種名稱,與公文中的“函”是兩種不同的文種,因此不宜拆開寫成“關於邀請出席××會議的函”。
2.稱呼
邀請函的邀請對象一般有三種:
(1)送到單位的邀請函,要寫單位名稱。由於邀請函是一種禮儀性文書,稱呼中要用單稱的寫法,不宜統稱,注意要用全稱,以示禮貌和尊重。
(2)邀請函直接發給個人的,應當寫個人姓名,前面加上“尊敬的”敬語詞,後綴“先生”“女士”、“同志”等。
(3)網上或報刊上公開發布的`邀請函,由於對象不確定,可省略稱呼,或以“敬啟者”統稱。
3.正文
邀請函正文應逐項載明具體內容。開頭部分寫明舉辦會議的背景和目的,用“特邀請您出席(列席)”照應稱呼,再用過渡句轉入下文。主體部分可採用序號加小標題的形式寫明具體事項,最後寫明聯繫聯絡信息和聯絡方式。結尾處也可寫“此致”,再換行頂格寫“敬禮”,也可省略。
4.落款
因邀請函的標題一般不標註主辦單位名稱,因此落款處應當署主辦單位名稱並蓋章或簽字。
5.邀請時間
邀請函的時間很重要,因此要寫明具體的年、月、日。
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