在聘職會上的發言
開會,是每個職場人的必修課。會議室就像是跑馬唱—在眾目睽睽之下,每個參與者都能在同一起跑線上,得到展示自己的公平機會。
讓領導和N多同事同時停下手中的工作聽你説話,這樣的事在職場裏並不是隨時都會發生。因此,學習如何在會議上以正確的方式表達自己的觀點,不僅可以迅速提升你的職場形象,甚至還可能獲得意想不到的“額外獎勵”。
你代表的不是自己而是所在崗位
會議的類型多種多樣,但其目的歸結起來無外乎兩個:傳遞信息和形成決策。
先説第一種。以傳遞信息為目的的會議,是團隊合作中常見的一種形式,是不同分工的合作者之間通過交流達到信息共享的過程。比如,企業的生產部門需要通過會議,向市場部和銷售人員講解產品的性能和賣點;市場部需要通過會議,向銷售人員傳達產品推廣戰略,統一行動步伐;而銷售部門也需要通過會議,向生產部門反饋來自市場的聲音。
這時候,無論願意與否,只要身處這條信息鏈上的某一個環節,你就需要在會議上發言——你代表的不是自己,而是所在的崗位。
例子不勝枚舉。一年一度的.校園宣講會,負責招聘的HR需要站在幾百人面前發佈招聘信息;辦公室裏專業電腦軟件升級之後,客服人員都會上門開個培訓會,幫助每個員工儘快適應新系統;大學聯考前,班主任老師通常要召集家長們開個會,囑咐一下備考的注意事項;或者僅僅是因為你工作成績卓著,也有可能被單位領導拉進會議室,讓你在同事們面前介紹介紹經驗。
再來看第二種。在職場上,很多問題在常規流程中無法解決、無法協調的時候,就需要通過會議的形式,藉助團隊討論達成一致意見。在這種以形成決策為目的的會議中,每個人都有機會表達自己的意見,都希望通過溝通、交流甚至是交鋒,獲得一個儘可能對自己有利的決策結果。
無論是企業制定新規章新制度之前的意見徵求會、某個產品發佈之前的策劃會,還是廣告公司對設計方案進行闡述的競標會,抑或評選先進工作者的部門年終總結會,在這些場合,每一個與會者都有可能獲得發言的機會,闡述自己的想法,適度地自我展現。
當然,你也可以選擇躲在角落裏保持沉默——如果你想在職場中一直這麼“低調”下去的話。
言不及義空話套話都是忌
宂長的會議除了是對與會者的一種精神消耗之外,更會導致真金白銀的損失。
日本太陽工業公司曾經算過這麼一筆賬:會議的機會成本=每小時平均工資的3倍×2×開會人數×開會時間(小時)。之所以平均工資要乘以3,是因為參會人員創造的勞動產值通常是平均工資的3倍;而乘以2是因為參加會議要中斷日常工作,因此損失要以2倍來計算。
效率是衡量一個會議成功與否的重要指標之一。所以籠統來説,一切圍繞效率二字的規則,比如簡明扼要、開門見山、主題清晰、言之有物等,都是對會議發言者的最基本要求。
如果你需要當眾進行主題發言,或者作為消息源在某個以傳遞信息為目的的會議上講話,那麼你首先需要做到的就是有備而來。具體來説,有準備表現在:在進入會場之前,弄清楚參加會議的都有誰?自己為什麼來開這個會?會議內容大致是什麼?會議要解決什麼問題?針對這些,提前查閲相關數據、材料、歷史記錄,並且事先思考一下會議中可能遇到的問題。
聽過一個真實的笑話。單位裏兩個同事同名同姓,分屬不同部門。一次開會,不知怎麼就通知錯了人,結果該來的沒來,不該來的卻莫名其妙地在會場裏坐了半個小時,白白耽誤了時間。其實,他如果在走進會場之前有所準備,瞭解清楚會議的主題是什麼,跟自己有什麼關係,這個誤會就完全可以避免。
在會議上發言,尤其是佔用大塊時間進行主題發言時,切忌套話、空話,要儘量做到提綱挈領,先講主張再説理由,按照一定的邏輯把自己想説的內容列成條目,每個條目都能用幾個詞或者一句話概括重點。如果時間充裕,則可以在相關條目下用事先準備好的數據、材料展開論述。
別人剛剛談了對任務量考核方案的建議一二三四,其中三條與你不謀而合。這時候,即便你針對這三條建議做了充分的發言準備,論點論據也更為有力,但無論如何也沒必要展開來再重複一遍——否則只能是浪費大家的時間,並且是對之前發言者的不尊重。
要知道在會議上,當你的身份從發言者轉變為聽眾的時候,認真聆聽別人的講話是必需的——尤其是在討論環節。因為只有瞭解別人説了什麼,才會讓你在隨後的發言中有的放矢。
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