技巧：Excel在會計電算化中的應用

　Excel在會計電算化中的應用。

　　1.背景

隨着企業信息化進程的不斷推進，使企業財務從業人員的計算機應用能力也在不斷提高，會計電算化已經被人們所接受。為了使會計電算化滿足目前會計工作的要求，需要使用到Excel的具體操作，使會計電算化得到完善，並且滿足人們日常會計工作的需求。Excel作為MicroSoft公司開發的辦公軟件Office中的一員，集表格計算、圖形顯示和數據管理功能與一體，是目前市場上最優秀的電子表格軟件，並且由於其擁有強大的數據處理和分析功能，被財經管理人員公認為卓越的信息分析和信息處理軟件。

Excel具有以下特點和功能：（1）強大的表格處理功能；（2）繪圖和圖表製作功能；（3）豐富的應用函數；（4）支持數學模型，為用户提供數據分析工具和決策支持功能；（5）宏功能；（6）共享數據與Internet功能。

2.我國會計電算化的特點

中國現有的會計電算化仍處於較低水平，具體體現在：首先，人們對會計電算化的認識是不夠的。第二，會計電算化員工的專業技能需要改進。第三，會計軟件的約束限制了我國會計電算化事業發展。最後，會計電算化無法實現信息資源的充分共享。所有這些方面都嚴重阻礙了我國會計電算化普及。

l在會計核算中的應用實例

（1）在excel 的工作薄會計報表中的憑證輸入表中分別選擇單元格A1：G1、A3：B3、C3：E3、A2：G2，單擊合併單元格。

（2）在表格中輸入內容，並選中單元格區域A3：G9，選擇格式單元格菜單命令，在彈出的單元格格式對齊方式中選擇居中。

（3）對錶名、內容的字體進行設置，並適當的調整表格的高度和寬度，是文字全部顯示出來。選中 F5：G18 單元格，在格式單元格菜單命令，在彈出的對話框中設置數值選項卡，在分類框中設置會計專用，在小數位數中選擇 2，在貨幣符號中選擇￥，並確定。

（4）設置表格邊框。在 A3：G9 單元格中的格式單元格單元格格式邊框的選項卡中，設置相應的邊框。

（5）借方合計=F5+F6+F7+F8+=F18；貸方合計=G5+G6+G7+G8+=G186。通過以上步驟即可製作出需要表格。

　l在會計電算化中的模塊實例

（1）創建圖表

打開工作薄，進入新建工作表，選中需要生成圖表的數據區域。單擊常用工具欄上的圖表嚮導按鈕。或者選擇菜單插入圖表命令。打開圖表嚮導對話框。默認圖表類型為柱形圖和子圖表類型，單擊下方的按下不放可查看示例按鈕，可以看到將得到的圖表外觀的預覽。直接單擊完成按鈕，將在當前工作表中得到生成的圖表。

（2）數據的排序與分類彙總

財務人員可以利用Excel 軟件的排序功能，依據數據表的一個或多個字段進行升序或降序排列，甚至自定義序列排序。Excel軟件在財務分析中的主要作用是進行分類彙總，通過分類彙總，可以得到財務中諸如小計或總計的彙總數據，並且可實現數據的分級顯示。

（3）圖表數據和圖表類型的修改

進入一個已經創建好的圖表，可用鼠標單擊圖表邊緣，圖表的四周會出現八個黑色的小方塊，表示選中了圖表。這時單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單中選擇圖表類型命令（也可以選擇菜單圖表圖表類型命令），打開圖表類型對話框。在這裏選擇需要的圖表類型和子類型，單擊確定按鈕完成修改。

（4）使用數據標籤

用鼠標右鍵單擊空白圖表區域，然後在快捷菜單上選擇圖表選項命令。或者先選中圖表區，然後選擇菜單圖表圖表選項命令。打開圖表選項對話框。進入數據標誌選項卡，勾選值複選框，可以在右邊的'預覽框中查看具體效果。單擊確定按鈕後，返回Excel編輯窗口，選中數值軸，按下鍵盤，即可刪除數值軸。如果刪去了數值軸，那麼一定要把值數據標籤顯示出來，不然圖表數值含義就難於理解。

　5.會計電算化的注意事項

（1）加強會計電算化制度建設，並建立了嚴格的管理制度，按照財政部頒佈的《會計電算化工作規範》要求進行實施，完善內部控制制度，建立風險控制機制，並加強審核。明確了崗位職責和操作權限，使每個操作人員只能在自己的操作權限範圍內進行工作，保證會計電算化系統能夠正常順利地工作，確保會計數據的安全、準確、可靠。

（2）電算化崗位一般可分為系統管理、系統操作、憑證審核、系統維護等，這些崗位也可以由基本會計崗位的會計人員來兼任，但必須對職權不相容的崗位進行明確分工，不得兼任，同時各崗位人員要保持相對穩定。如專職系統操作員不能接觸系統設計文件，不能兼任會計及審核工作；系統維護員不得擔任系統操作和會計工作等。

（3）會計電算化系統只在財務科局域網內運行，不併入互聯網。另外，還專門配備了移動硬盤進行每個月的財務數據備份，確保了財務信息的安全、完整。還加強了對外來存儲盤的檢測，不使用未經檢測的存儲盤。同時，提高會計操作人員對計算機病毒的防範意識，計算機使用的安全意識，保證會計電算化安全運行。做好日常會計數據保存和備份，確保會計信息的萬無一失。三是加強數據的保密與保護。在進入系統時加一些諸如用户口令、指紋辨認等檢測手段和用户權限設置等限制手段。另外還可以考慮硬件加密、軟件加密或把系統做在芯片上加密等機器保密措施和專門的管理制度。

6.結論

會計信息化是會計電算化的發展趨勢，會計電算化將會計人員從繁雜的工作中解脱出來，大大減輕了他們的工作負擔，部分工作替代手工完成了對會計信息的分析、決策，對財務管理工作有一定的促進作用。目前，會計電算化沒有與會計信息系統很好地銜接起來。這在電子商務蓬勃發展、競爭日趨激烈的現代商業環境中越來越不適應。因此，應大力加快會計電算化的發展速度，提高會計電算化效率和質量，以適應時代的發展和社會的進步。