外貿跟單的詳細流程
作為一個跟單員,必須掌握外貿跟單的詳細流程,下面是小編整理的詳細流程,一起來看看!
第一步:
與客户聯繫談判簽約。對客户要求的產品物料包裝等各方面內容細節進行整理,形成條理清晰的中英文合約。見附件1(中文銷售合同)和附件2(英文銷售合同)。
第二步:
對客户OEM合約,或者特別要求的`,或者其它需要改動的產品形成詳細的備註表。內容一般包括:客户信息,貨號,貨名,規格,數量,單位,CBM,單價,金額,物料顏色,物料香型,交貨地址,交貨期,付款方式,瓶體及紙盒設計,產品防護需要達到的程度,外包裝情況(紙箱是否打包帶,生產日期和有效期噴碼內容),內包裝的保護(是否需要墊板,海綿)以及合約簽訂地點,時間,合約號碼,交貨地點,裝運碼頭,嘜頭,保險,仲裁條款和特別條款等。
第三步:
配合設計部,校對文字。由外貿部在2-3天內獨立形成書面內容,交由設計部設計,設計部簽收,一般要求在交貨期前15日設計出來交由印刷廠製版印刷。
第四步:
根據合約及生產備註表所要求,詳細填寫產品結構表,包裝配置表。
第五步:
產品結構表,包裝配置表填寫無誤後,傳真至廠長辦公室,註明確切交貨日期,以保證發貨期。
第六步:
產品結構表,包裝配置表傳真至採購部以備採購。
第七步:
產品結構表傳真至技術部參考。如客户有特殊要求(配方/香型/物料顏色/包裝圖樣),由技術部根據客户所要求提供產品成分表,添加量百分比,產品特點,使用方法,注意事項以供客户備用。
第八步:
工廠辦公室/採購部/技術部在收到產品結構表後確認無誤,簽名,回傳至外貿部存檔。
第九步:
工廠及財務各部門審單,確定外箱情況(規格,噴碼,是否打包帶),包裝及內容物,採購,生產灌裝。
第十步:
外貿部跟進生產進度,形成書面生產進度表,由工廠如實填寫,保證發貨期。在部分已生產貨物中,工廠提供船頭板,由外貿部寄給客户確認,並保留郵寄單據。見附件5(生產進度表)
第十一步:
將生產進度表傳真給客户方,敦促客户提前匯款。
第十二步:
生產完成,填寫驗貨通知單並且傳真給客户準備驗貨。如需要特別認證或由驗貨機構驗貨,則驗貨通知單提前3日通知認證機構或驗貨機構。見附件6(驗貨通知單)
第十三步:
驗貨完畢,驗貨報告備傳真客户結收貨款,出貨,出單證,整單結束。
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