集團企業採購管理制度
一、總則
(一)、為規範本集團及下屬生產企業的採購工作,特制定本制度。
(二)、本制度適用於集團公司及集團下屬各生產企業的採購活動。
二、採購原則
(一)、嚴格執行詢議價程序
凡未通過招標確定供應商價格的物品的採購,每次採購金額在2000元以上,必須有三家以上供應商提供報價,在權衡質量、價格、交貨時間、售後服務、資信、客户羣等因素的基礎上進行綜合評估,並與供應商進一步議定最終價格,臨時性應急購買的物品除外。
(二)、合同會簽制度
固定資產的採購合同,必須經過有關部門如生產管理部、質量部、財務部、審計部、生產企業總經辦、設備維修部共同參與,調研彙總各方意見,經公司分管領導審核,總經理批准簽約。屬集團採購的項目,應報總裁批准。
(三)、職責分離
採購人員不得參與物資和服務的驗收,採購物資質量、數量、交貨等問題的解決,應由採購部根據合同要求及有關標準與供應商協商完成。
(四)、一致性原則
採購人員定購的物資或服務必須與請購單所列要求規格、型號、數量相一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下,及時反饋信息供申請部門更改請購單作參考。如確因特定條件數量不能完全與請購單一致,經審核後,差值不得超過請購量的5%-10%。
(五)、最低價搜尋原則
採購人員隨時蒐集市場價格信息,建立供應商信息檔案庫,瞭解市場最新動態及各地區最低價格,實現最優化採購。
(六)、廉潔制度
所有采購人員必須做到:
1、熱愛企業,自覺維護企業利益,努力提高採購材料質量,降低採購成本。
2、加強學習,提高認識,增強法治觀念。
3、廉潔自律,不收禮,不收賄,不接受吃請,更不能向供應商伸手。
4、嚴格按採購制度和程序辦事,自覺接受監督。
5、工作認真仔細,不出差錯,不因自身工作失誤給公司造成損失。
6、努力學習業務,廣泛掌握與採購業務相關的新材料、新工藝、新設備及市場信息。
(七)、招標採購
凡大宗或經常使用的材料,如原、輔、包材料、零星且繁雜的物資、辦公用品、中藥材等都應通過詢議價或招標的形式,由生產、質量、財務、審計、採購、總經辦等相關部門共同參與,定出一段時間內(一年或半年或一季度)的供應商、價格,簽訂供貨協議,以簡化採購程序,提高工作效率。
對於價格隨市場變化較快的材料,除縮短招標間隔時限外,還應隨着掌握市場行情,調整採購價格。
三、採購程序
(一)、供應商的選擇和審計
1、原輔材料的供應商必須證照齊全,具有生產產品的合法證件。變更原輔材料的供應商必須經過送樣檢驗、小試、中試,徵得生產、質量部門同意。必要時,報有關管理部門批准備案。
2、對於大宗和經常使用的商品或服務,採購部應較全面地瞭解掌握供應商的生產管理狀況、生產能力、質量控制、成本控制、運輸、售後服務等方面的情況,建立供應商檔案,做好業務記錄,會同企業生產、質量、採購部門對供應商定期進行評估和審計。
3、固定資產及零星物資採購在選擇供應商時,必須進行詢議價程序和綜合評估。供應商為中間商時,應調查其信譽、技術服務能力、資信和以往的服務對象,供應商的報價不能作為唯一決定的因素。
4、為保證原、輔、包材質量的穩定,供應商也應相對穩定。
5、為確保供應渠道的暢通,防止意外情況的發生,對於生產運營所必需的商品,應有兩家或兩家以上供應商作為後備供應商或在其間進行交互採購。大宗商品應同時由兩家以上供應商供貨,以保證貨源、質量和價格合理。
6、對於零星且規格繁雜的物資,每年度根據部門預算計劃統計造表交採購部門,向三家以上供應商詢價,經有關部門及採購部門綜合評估後,選擇合適的供應商,簽訂特約供貨協議,定期結算。
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