溝通管理計劃內容

所謂溝通，是人與人之間的思想和信息的交換，是將信息由一個人傳達給另一個人，逐漸廣泛傳播的過程。

按照美國項目管理協會的描述，溝通管理計劃應該包括以下內容。

(1)項目干係人溝通要求。

(2)對要發佈信息的描述，包括格式、內容和詳盡程度。

(3)信息接收的個人或組織。

(4)傳達信息所需的技術或方法，如備忘錄、電子郵件和/或新聞發佈等。

(5)溝通頻率，如每週溝通等。

(6)上報過程，對下層無法解決的問題，確定問題上報的'時間要求和管理鏈(名稱)。

(7)隨項目的進展對溝通管理計劃更新與細化的方法。

(8)通用詞語表。

下面就對與溝通管理計劃有關的各部分內容進行詳細説明。

　　1.信息的傳遞方式

信息的傳遞有很多種方式，以下是常見的項目內部信息傳遞方式。

(1)會議。

(2)書面通知，包括電子郵件。

(3)’專設的項目管理軟件。

　　2.信息收集和文件歸檔的結構

根據實施項目公司的管理需要和項目週期的特點，界定項目當中會產生哪些信息，來自哪些部門，以何種介質存在，對於舊信息如何處理等問題。另外，文件的編碼規則也屬於這一範疇。

可以參考IS09000中對文件和質量記錄管理的規定來制定相關條款。

(1)描述信息發送的對象、時間、方式。

根據干係人的不同需求，可以制定不同的發送方式，例如：

①紙質文件。

②電子文件。

③正式的商務信函。

④傳真。

⑤會議傳達。

一個系統集成項目的部分干係人溝通需求的描述信息和文檔結構如表12-1所示。

(2)項目進展狀態報告的格式。

一般來講，統一的進展報告應該發送給全體項剛羽隊成員，以便成員瞭解項目的進度。因此，公司有必要對這一報告制定統一規定的文檔模板。項目經理可以根據統一制定酌模板進行修改，定期發送項目的進展狀態報告。

(3)用於創建和獲得信息的日程表。

結合項目計劃，規定誰負責創建、收集和發送關鍵項目信息。時間表需要項目干係人全都瞭解，以提醒他們按照時間表及時創建、接受或者傳送項目信息。時間表中要強調重要時間點，如項目會議的時間、與客户見面的時間等。

　　3.項目干係人溝通分析

在瞭解和調查干係人之後，就可以根據干係人的需求進行分析和應對，制定干係人溝通計劃。其主要內容是：項目成員可以看到哪些信息，項目經理需要哪些信息，高層管理者需要哪些信息以及客户需要哪些信息等;文件的訪問權限、訪問路徑以及文件的接受格式等。

根據項目團隊組織結構確定內部人員的信息瀏覽權限，還需要考慮客户、客户的領導層和分包商等關鍵的干係人的溝通需求。

項目還應該在初期計劃的時候規定好一些主要的溝通規則。例如，哪類事情是由誰來發布、哪些會議由誰來召集、由誰來發布正式的文檔等。

以上內容都應反映到溝通管理計劃中。

　　4.更新溝通管理計劃的方法

溝通管理計劃也許要更新，當項目不斷深入開展時，溝通也許要根據實際需求加以調整，例如增加干係人、變更溝通文檔以及召開臨時會議等。