打電話的禮儀
打電話時,需注意以下幾點:
1.要選好時間。
打電話時,如非重要事情,儘量避開受話人休息、用餐的時間,而且最好別在節假日打擾對方。
2.要掌握通話時間。
打電話前,最好先想好要講的內容,以便節約通話時間,不要現想現説,“煲電話粥”,通常一次通話不應長於3分鐘,即所謂的“3分鐘原則”。
3.要態度友好。
通話時不要大喊大叫,震耳欲聾。
4.要用語規範。
通話之初,應先做自我介紹,不要讓對方“猜一猜”。請受話人找人或代轉時,應説“勞駕”或“麻煩您”,不要認為這是理所應當的。
接電話禮儀
接聽電話不可太隨便,得講究必要的禮儀和一定的技巧,以免橫生誤會。無論是打電話還是接電話,我們都應做到語調熱情、大方自然、聲量適中、表達清楚、簡明扼要、文明禮貌。
1.及時接電話
一般來説,在辦公室裏,電話鈴響3遍之前就應接聽,6遍後就應道歉:“對不起,讓你久等了。”如果受話人正在做一件要緊的事情不能及時接聽,代接的人應妥為解釋。如果既不及時接電話,又不道歉,甚至極不耐煩,就是極不禮貌的行為。儘快接聽電話會給對方留下好印象,讓對方覺得自己被看重。
2.確認對方
對方打來電話,一般會自己主動介紹。如果沒有介紹或者你沒有聽清楚,就應該主動問:“請問你是哪位?我能為您做什麼?您找哪位?”但是,人們習慣的做法是,拿起電話聽筒盤問一句:“喂!哪位?”這在對方聽來,陌生而疏遠,缺少人情味。接到對方打來的電話,您拿起聽筒應首先自我介紹:“你好!我是某某某。”如果對方找的人在旁邊,您應説:“請稍等。”然後用手掩住話筒,輕聲招呼你的'同事接電話。如果對方找的人不在,您應該告訴對方,並且問:“需要留言嗎?我一定轉告。”
3.講究藝術
接聽電話時,應注意使嘴和話筒保持4釐米左右的距離;要把耳朵貼近話筒,仔細傾聽對方的講話。
最後,應讓對方自己結束電話,然後輕輕把話筒放好。不可“啪——”的一下扔回原處,這極不禮貌。最好是在對方之後掛電話。
4.調整心態
當您拿起電話聽筒的時候,一定要面帶笑容。不要以為笑容只能表現在臉上,它也會藏在聲音裏。親切、温情的聲音會使對方馬上對我們產生良好的印象。如果繃着臉,聲音會變得冷冰冰。
打、接電話的時候不能叼着香煙、嚼着口香糖;説話時,聲音不宜過大或過小,吐詞清晰,保證對方能聽明白。
5.用左手接聽電話,右手邊準備紙筆,便於隨時記錄有用信息。
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