祕書會議紀要怎麼寫
會議紀要對於記錄會議主要情況、傳達會議議定事項、推動工作落實具有重要意義。寫好會議紀要需把握好以下幾個方面:
認真做好會議記錄
做好會議記錄是寫好會議紀要的基礎,會議紀要是從會議記錄的基礎上加工提煉而來的。
會前,要認真閲讀議題,查閲相關背景資料,把握會議主旨,做到胸有成竹。會中,要專心做好會議記錄,文字要準確,段落要清楚,記錄要全面,與會者的贊成意見、反對意見,會議的統一意見、保留意見,尤其是會議的決定和主持人的總結及結論性意見要記錄清楚,把會議情況通過速記、錄音或攝像等手段真實完整地記錄下來。會後,要整理會議記錄,吃透會議精神,儘快進行會議紀要的起草。
圍繞主題選擇佈局
會議需要解決的主要問題,就是紀要的中心,紀要的寫作要圍繞這個中心來展開。
單個議題的會議,如解決某一具體問題、研究某一方面工作的專題會議,紀要寫作應着眼會議的中心內容和討論的重點,記錄討論結果和議定事項,一般採用概括式的佈局,將會議概況、會議內容、會議觀點和會議成果等按性質歸納成幾個方面逐一寫作。
多個議題的會議,常見於單位領導班子研究一系列問題、部署一攬子工作的會議,如黨委常委會議、政府常務會議等,紀要寫作一般採用條款式的佈局,分別圍繞各個議題進行,做到條理分明。
正確處理層級結構
會議紀要的正文一般由前言、主體和結尾三個部分組成。
前言部分交代會議概況,包括會議時間、地點、主持人、發言人、會議目的和任務、主要議題等。
結尾部分一般標註出席人員、列席人員、缺席人員信息和文件公開屬性等,和其他公文不同,會議紀要結尾不標註發文機關,一般沒有附件。
會議紀要的主體部分是核心內容,寫好主體部分決定着會議紀要的質量。主體部分按照邏輯關係可以分成三塊,一是會議的精神,一般由“會議認為”等導語開頭,寫工作的總體情況分析、工作的重要意義和主要原則等;二是會議的成果,一般由“會議明確”“會議決定”等導語開頭,寫會議對問題怎麼辦、工作怎麼幹等總體上的決策和部署;三是會議的要求,一般由“會議要求”“會議強調”等導語開頭,寫具體的.工作安排和各部門要承擔的具體任務等。這三塊內容要分層次整理敍述,邏輯分明、條理清晰,不可以張冠李戴。
恰當進行取捨提煉
一方面要進行適當的取捨,會議上各參會人員的意見可能不一致,但一次成功的會議,其宗旨和意見具有統一性。對於符合會議宗旨最終形成的統一意見,以及會議主持人的總結意見,在會議紀要中要集中體現。
另一方面要反映會議的精神要點,既要詳盡細緻又要提煉概括,可以根據議題的內容範圍和複雜程度進行篇幅上的安排,做到簡潔明快、詳略得當。
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