接聽電話要避免的行為
在接聽電話時,基本的電話禮儀的使用可以給來電者留下一個好的印象,那麼我們應該遵守怎樣的電話接聽禮儀呢?下面小編給大家列舉一些應該避免的現象。
無禮。
如:“你不報姓名,我是不會給你接轉的。”,“你有什幺事就説嘛”等;
傲慢。
如:“他正忙着呢,現在沒空”,“不知道”,“不在”,“我已經説過了,明天再打來”;
有氣無力,不負責任。
如:“我也不知道他在不在”,問:“到哪兒去了?”答:“不知道”,問:“我等一會兒再打來吧?”答:“隨便”;
急躁。
即不等對方説完,自己搶話説且一口氣説得太多太快;
獨斷專橫。
即不斷地隨意打斷別人的敍述或位未等對方説完就掛線;
優柔寡斷、拖泥帶水。
即回答問題不清楚,猶猶豫豫,毫無把握;
如:“聲音大點,你説什幺?我聽不見”,“下班了,明天再打”
接聽電話時應該遵守的基本禮儀:
及時接聽。
一般情況下應該保證在電話鈴響三聲之內接聽電話,但要避免在電話剛剛響起時就接電話,否則説不定會讓對方嚇一跳。當電話響第二聲以後接電話是最合適的.時間。如果因為其他原因在電話鈴響三聲之後才接起電話,首先要説聲:“對不起,讓您久等了!”
應對謙和。
拿起話筒後,首先要問好,然後自報家門。嚴禁以“喂”字開頭,因為“喂”表示希望先知道對方是誰,等着對方告訴你。而且,如果“喂”時語氣不好,極容易讓人反感。所以,接電話時的問候應該是熱情而親切的“您好!”如果對方首先問好,要立即問候對方,不要一聲不吭,故弄玄虛。至於自報家門,則是為了告訴對方,這裏是哪個單位或是哪個部門或是具體哪一位。在通話過程中,對打電話的人要謙恭友好,尤其是在打來業務電話諮詢或有求於己的時候,更要表現得不卑不亢、熱情親切。
通話終止的時候,不要忘記向發話人説聲“再見”。如通話因故暫時中斷,要等候對方再撥進來。對於重要的客人或上級,要主動撥回去。不要揚長而去,也不要為此而責怪對方。
接到誤撥進來的電話,需要耐心、簡短地向對方説明。如有可能,還要給對方提供必要的幫助,或者為其代轉電話,不要生氣動怒,甚至出口傷人。
主次分明。
接聽電話的時候,要暫時放下手頭的工作,不要和其他人交談或做其他事情。如果你正在和別人談話,應示意自己要接電話,一會再説,並在接完電話後向對方道歉。同時也不要讓打電話的人感到“電話打的不是時候”。如果目前的工作非常重要,可在接電話後向來電者説明原因,表示歉意,並再約一個具體時間,到時再主動打過去,在通話的開始再次向對方致歉。
縱然再忙,也不能拔下電話線,或者來電不接就直接掛斷。這些都是非常不禮貌的行為。
一視同仁。
極其個別的人,長着一對挑肥揀瘦的“勢利眼”。即使接電話時,也極為庸俗地“因人而異”,“對象化”的傾向十分明顯。他們在接電話時,一開始總是“拿架子”,“打官腔”,先是愛搭不理。
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