會計電算化賬務系統期末處理流程
期末處理主要包括自動轉賬、對賬、試算平衡和結賬。與日常業務相比,期末處理的數量不多,但業務種類繁雜且時間緊迫。在計算機環境下,由於各會計期間的許多期末業務都具有較強的規律性,且方法很少改變,如費用計提、分攤的方法等,因此,由計算機來處理這些有規律的業務不但節省會計人員的工作量,也可以加強財務核算的規範性。下面是yjbys小編為大家帶來的會計電算化賬務系統期末處理流程的知識,歡迎閲讀。
一、期末轉賬
(一)期末轉賬特點
1.轉賬直接生成記賬憑證,而且都是在會計期末進行。
2.轉賬的數據來源是操作人員填制的憑證,並由系統形成的賬簿。所以,要求處理期末轉賬業務前必須先將其他經濟業務全部登記入賬,並記賬。
3.有些期末結轉業務必須依據另一些結轉業務產生的業務,例如,所得税的結轉。這就要求期末結轉賬工作嚴格遵守操作步驟,並根據業務特點分批按步驟進行處理。
(二)期末轉賬的方法
1.轉賬定義
轉賬定義是把憑證的摘要、會計科目、借貸方向以及金額的計算公式預先設置成憑證模板,即自動轉賬分錄,待需要轉賬時調用相應的自動轉賬分錄生成憑證即可。
系統提供5種類型的轉賬定義:自定義轉賬、對應結轉、銷售成本結轉、匯兑損益結轉、期間損益結轉。
這裏只介紹自定義轉賬設置。
[例4-25]自定義轉賬設置。
轉賬序號:0001
轉賬説明:計提短期借款利息
轉賬分錄:
借:財務費用(6603)取對方科目計算結果(使用JG()函數)
貸:應付利息(2231)短期借款(2001)科目的貸方期末餘額′月利率(QM(2001,月)*0.01)
2.轉賬生成
定義完轉賬憑證後,每月月末只需執行“轉賬生成”功能即可由計算機快速生成轉賬憑證。在此生成的轉賬憑證將自動追加到未記賬憑證中去,通過審核、記賬後才能真正完成結轉工作。
由於轉賬憑證中定義的公式基本上取自賬簿,因此,在進行月末轉賬之前,必須將所有未記賬憑證全部記賬;否則,生成的轉賬憑證中的數據就可能不準確。特別是對於一組相關轉賬分錄,必須按順序依次進行轉賬生成、審核、記賬。
[例4-26]自定義轉賬生成。
操作演示:自定義轉賬生成。
二、試算平衡和對賬
(一)對賬
在進行平衡檢驗前要先進行對賬,對各個賬簿數據進行核對,主要包括:總賬與明細賬、總賬與部門賬、總賬與客户往來賬、總賬與供應商往來賬、總賬與個人往來賬、總賬與項目往來賬的核對。
一般來説,在計算機會計中,只要記賬憑證輸入正確,計算機自動記賬後都是正確的,借貸是平衡的。但由於某些非法操作或者其他原因,有時造成數據破壞,因此為了保證賬證相符、賬賬相符,應經常進行自動對賬。
(二)試算平衡
試算平衡就是將系統中所設置的所有科目的.期末餘額按照會計平衡公式“借方餘額=貸方餘額”進行平衡檢驗,並輸出科目餘額表及平衡檢驗信息。執行對賬後,在每月月底結賬前,通過調用試算平衡再一次進行正確性檢驗。
三、期末結賬
企業在每月月底都要進行結賬處理,結賬實際上就是計算和結轉各賬簿的本期發生額和期末餘額,並終止本期的賬務處理工作。
在會計電算化方式下,結賬工作與手工相比簡單多了。結賬是一種批量數據處理工作,每月只結賬一次,主要是對當月日常處理的終止和對下月賬簿的初始化,由計算機自動完成。
(一)結賬的條件
在結賬之前要作下列檢查:
1.記賬憑證要求全部記賬,若有未記賬憑證則不能結賬。
2.核對總賬與明細賬、主體賬與輔助賬、總賬系統與其他子系統數據是否一致,若不一致則不能結賬。
3.結賬必須逐月進行,如果上月未結賬,則本月不能記賬。
4.損益類賬户是否全部結轉完畢,若未完成則本月不能結賬。
(二)結賬的步驟
1.選擇結賬月份。如果第一次啟用總賬系統是在年中,必須把以前的空賬進行結賬處理,才能進行本月結賬。
2.自動進行結賬前檢驗。檢驗全部符合結賬條件,才能進行結賬,否則系統不予結賬。
3.自動備份數據。保存結賬前的工作狀態,即保護結賬前所有數據到硬盤備份目錄,防止由於結賬過程被中斷造成數據丟失。同時輸出月度工作報告。
4.自動進行結賬處理,做結賬標誌。
[例4-27]期末結賬。
操作演示:期末結賬。
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