商务英语写作的基本要求
在商务的写作过程中,大家都必须遵循6C原则,6C原则分别是准确(Correctness)、清楚(Clarity)、简明(Conciseness)、具体(Concreteness)、完整(Completeness)、和礼貌(Courtesy),下面小编就来为大家详细介绍一下吧!
第一条原则:准确(correctness)
从广义上讲,商务英语写作的准确性原则包括四层意义:阅读人能理解、接受的英语水平;使用精确措词,传达准确信息;正确地使用语法和标点符号;拼写正确。
1.恰当的语言风格
我们在撰写正式的商务英语写作时,应尽量使用正规的语言;而当起草非正式的商务便条、商务便函及商务书信时,可使用较通俗的口语。
2.准确的措词和信息
商务写作离不开商务术语,一般常用的商业术语用字简洁。商务英语写作应该特别注意措词和信息的正确性。
3.正确的语法和标点符号
常见的标点符号错误主要出现在逗号、冒号、省字号等。
常见的语法错误一般出现在以下几个方面:
(1)主谓之间的一致关系
(2)代词与先行词之间的一致关系
(3)悬垂句
(4)修饰语与被修饰语之间的一致关系
(5)状语的位置
4.正确的'拼写
第二条原则:清楚(Clarity)
写作中要合理安排要点,运用正确的句型句法,突出重点,层次分明。
1.逻辑布局(Logical Organization)
常用的逻辑布局方法包括:
(1)因果关系(Cause & Effect)
(2)时间顺序(Chronological Development)
(3)序列顺序(Sequential Development)
(4)比较(Comparison)
(5)一般到特殊(From General to Specific)
(6)特殊到一般(From Specific to General)
2.合理构架句群与段落(Well-Written Sentences & Paragraphs)
在商务英语写作中,应该合理安排句子和段落的结构与长度,把各种长句、短句、简句、复杂句等最佳组合成长度恰当的段落。请看例句:
Marshall Corporation was founded forty years ago, and it now has branch offices in four states, and it employs nearly 400 individuals. ( poor )
Marshall Corporation was founded forty years ago. With branch offices in four states, it now employs nearly 400 individuals. ( revised )
3.统一性与一致性(Unity and Coherence)
一篇商务写作的每一个段落都要围绕一个论点从不同方面进行论证,而在每一个段落中又都有一个主题句(topic sentence),一般安排在段首或段尾,而其它的句子则围绕着它进行论证,全文就这样一步进一步,一环扣一环地统一在主题思想上。而且,句子与句子之间,段落与段落之间都要前后呼应,首尾连贯。
4.强调(Emphasis)
在商务英语写作中,有时需要强调某些单词、词组、句子,突出它们的作用,可以采用一些技巧手段,如下加横线,大写,或不同的字体、颜色等。
5.避免采用模糊的语句(ambiguous sentence)
注意将句中关系紧密的词尽量靠近
第三条原则:简洁(Conciseness)
简洁是现代商务英语写作的发展趋势,是在保证内容完整无损的前提下用尽可能少的词句来阐明主题。商务英语写作要求既筒短扼要,又不失完整与清楚明白,还要包括必要的礼貌。
1.用简洁的语言(Use simple language)
2.少用陈词滥调(Omit trite expressions)
下表列出的是一些常见的陈词滥调:
in the near future
it has come to my attention
at your earliest possible convenience
avail yourself of this opportunity
don' t hesitate
3.避免冗长的表达方式和不必要的重复(avoid wordy expressions & unnecessary repetition)
4.删改无关紧要的成份(Remove unneeded facts)
如果句中的某些成份被删除后不影响句子的原意,那么就应该毫不犹豫地把它们删改掉。
5.多使用主动语态的句子结构以明确表达意思
请比较下面两个句子:
Payment of their accounts will be made by Johnsons next week.
Johnsons will pay their accounts next week.
第四条原则:具体(Concreteness)
商务英语写作要求内容书写得具体和明确,因此,尽量使用确定、具体的语言,直接了当地传递信息,说明问题,切忌笼统模糊。
1.尽可能地提供明确、具体的信息。
2.使用具体词汇 避免使用抽象的词汇,因为抽象的词汇往往令人感觉模糊笼统。
第五条原则:完整(Completeness)
商务英语写作的内容务必完整周密,任何要点的遗漏都可能导致重大损失。
第六条原则:礼貌(Courtesy)
商务英语写作中的礼貌原则,并不是指采用一些客套的句式,而是指一种贯彻于全文的尊重、理解和体谅对方的态度
以下是几条有助于礼貌的写作方法:
1.使用礼貌友好的词汇
2.体谅对方的写作态度(You-Attitude)
3.措辞得体(Appropriate Wording)
4.避免使用有性别歧视之嫌的词语
5.及时答复(Timely Response)
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