2015年商务英语BEC写作技巧:信函
信 封
信封显然只适用于商业信件。信封上收信人地址的格式必须与内文的写法一致,即齐头式,单行间隔。收信人姓名位于收信人地址上方,中间空两行。也可以在收信人地址的第一行中直接写上收信人的姓名和职衔。
传真格式
传真的首页一般都印有现成的信头格式,只需填入写信人和收信人的姓名、地址、传真号码、页数和日期等内容即可。
宽式标点对严式标点
在商业信函中,宽式标点比严标点更为常用。使用严式标点意味着客户地址的每一行结尾都要加逗号,每个缩写词(包括客户姓名的首字母缩写)后面都要加点号(如 Mr., Co., Ltd., St., Rd.等,又如Mr.J. R. Liu)。
商务书信一般包括全齐头式,齐头式,半齐头式---又叫缩进式,方齐头式和简化式。
i. 全齐头式(Full-blocked):这种格式的信函各部分内容都从左边空白处写起,用起来方便省事,是现今常用的'格式之一。
ii. 齐头式(Blocked):这种格式与全齐头式相似,只是有些内容不是从空白处写起。结尾敬辞、信末签名、写信人姓名和职衔都从中间写起。日期可以从中间起行,也可以靠右对齐。
iii. 半齐头式(semi-blocked):这种格式与齐头式雷同。不同的是,半齐头式的每个段落缩进五或十个英文字母;结尾敬辞、信末签名、写信人姓名和职衔从中间写起。
iv. 方齐头式(square-blocked):这种格式也类似于全齐头式。不同的是,它的日期靠右对齐,和收信人地址在同一行。这种格式平整见方,外观漂亮。
v. 简化式(simplified):简化时式和全齐头式相比,有几个主要的区别: 首先,简化式没有称呼和结尾敬语,收信人姓名必须在信文内的某个地方出现。其次, 事由和写信人姓名必须大写。 最后, 列表要缩进五个英文字母空位,如果加有序号就不必缩进。
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