商務郵件撰寫注意事項
1:及時有效的回覆
很多同事都不這麼快回復客戶的郵件,可能因為很多原因,但是儘量早一點回復客戶的郵件,我告訴你一個最簡單的方法
A:收到郵件後如果你很明白郵件的內容,能馬上報價,那就最好直接回復他, B:收到郵件後如果你是新手或者內容不是很清楚,你就做個簡單的回覆給客戶,讓他知道你已經收到了他的郵件,這樣的做的意義就是表現你對客戶的尊重,然後問你的老的同事或者負責報價的人,然後儘量在兩個小時內給客戶很專業的回覆(請注意美國的詢盤最好晚上下班後回家睡覺前回復)
2:表現專業
當你收到客戶的郵件或者寫郵件給客戶的時候儘量表現你很專業的,對產品的很瞭解,就算客人沒有問到很多知識,你自己可以寫多一點東西讓他知道你非常專業,而且最好用一些專業一點的商務英語詞語(建議多多看看馬克老師商務英語課程-在阿里巴巴外貿圈)
3:不要很著急
很多同事在剛剛認識客戶的時候就去問他要買多少數量,,這個不是很對的,,最好你要先了解客戶的一些事情,一些資訊,讓客戶對你有一種安全感,外國客戶如果你直接問他你要買多少數量,客人會有一點反感(這個是我個人的意見),(儘量把客戶從客人的角度拿到朋友的角度)
我一般不會在前段問客戶你要買多少數量,我一般首先都會問客戶是哪裡來的,有沒有在中國採購過,是不是第一次在中國採購,多一點跟客戶聊天一些跟生意沒有關係的話題,讓客戶感覺我不一樣的,讓他感覺我是很特別的業務員,不是那種很著急接單的,,當客戶對我有了安全感之後,我就開始把我的條件告訴他,比如起訂量,交貨期,等等 (建議多多學習各國文化背景)
4:不要用公用郵箱
比如 hotmail ,yahoo ,Gmail ,,因為這些都是公用的郵箱,,最好用你們企業郵箱,這樣的客人會更有安全感,會感覺你是個存在的企業
5:文字
請你儘量不要用彩色的字,儘量不用大寫(除非中東人的開發信),,儘量用同一個寫法,,
除非有個很重要的事情要提醒客戶,你就可以大寫或者彩色,,但是在一般的情況下就儘量用一模一樣的 FONT
6:祝福節日
儘量多一點去了解國外的那些主要節日,,在那些節日裡寫個郵件給客戶祝福一下
你想做好外貿嗎,你就必須提供你的文化水平。
對過國外的瞭解不少東西,這樣的你就不會失去任何的機會為了讓你的客戶對你更有安全感,更有趣
7:SHORTCUT
根據我接觸這麼多外國客戶,接觸不少國家的客戶,我發現很多客戶對那些用 shorcut 的業務員不是很感興趣,,很多業務員在寫郵件的時候就用那個方法 THX 代表 thanks ,,wlc 代表welcome ,,HOW R U ? 代表 HOW ARE YOU ?
其實我不少客戶跟我說過了,,在歐美用這個方法寫郵件給客戶,給客戶感覺你是個很懶的人,都想把所有的事情做個很簡單,客戶覺得你也會對他的產品也用一樣的方式來做個很簡單的產品
所以儘量你寫郵件或者回復郵件不要用這個shorcut的方式,,特別如果是新客戶的`話(建議用正確一點正式一點的英文)
免得讓客戶感覺你是個很 lazy 寫字的業務員的
8:細節決定成敗
發郵件之前再一次認真仔細看你寫的郵件的內容,儘量寫比較標準的語法和單詞,會有很大的幫助。
商務郵件撰寫注意事項 [篇2]
1. 搞清發送郵件物件、郵箱地址
傳送郵件之前,必須搞清楚傳送郵件的物件、職位(以便稱呼對方)以及郵箱地址。接收者郵箱地址;傳送者郵箱地址;主題,即這份的主要內容是什麼。每一項都必須保證完全正確, 簡單明瞭地寫清楚是什麼事即可。
2. 明確郵件目的
一般來講,商務電子郵件分為以下幾種:表達感謝、答覆訊息、表達歉意、通知、 提 醒、確認資訊、提出要求、詢問原因、提出建議。
3. 正文內容直奔主題
商務郵件不需要過多的寒暄,恰當的稱呼和招呼之後就可直接進入主題。第一句說明郵件的目的,比如:表明郵件的目的是商討會議準備,接下去再展開具體內容。商務郵件也不宜過長,闡述清楚即可,不需要過多修飾。
4. 注意語氣和措辭
除了文字不出錯,說話的語氣和措辭也要格外注意。同級之間、較為熟悉的工作夥伴之間可以採用非正式表達,而和上司彙報工作、和客戶溝通則需要用正式。
5. 檢查文字
確保傳送的郵件不要有文字上的錯誤。文字上雖是小事,卻反映出辦事的態度,千萬不要因為文稿上有錯誤字型而給對方造成不好的印象。
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