暑假檔案實習小結

暑假實習小結

08級研究生張璟瑜

作為一名檔案專業的研究生，已經進行了五年檔案專業基礎知識的學習了，對檔案工作、檔案管理的基本原理、基礎理論和基本方法也掌握的差不多了。我相信在檔案專業基礎知識這一點上我不會比別人差，但動手、實踐環節還有待加強，還好老師也比較注重培養我們這方面的能力，安排我暑假在湖北省委組織部資訊中心進行實習。在此，感謝省委組織部資訊中心給我這個學習鍛鍊的機會。

新的學期開始了，近兩個月的實習也結束了。兩個月裡，我們的主要工作就是進行著錄，看似很簡單的工作，可仔細想想隱形收益遠遠大於預期料想的。

一、熟悉了人事檔案管理的工作流程

儘管已經學習了五年的檔案知識，但我們所學的都是比較廣義的檔案的`管理，而某一專門檔案的具體管理方法卻沒有一一深入展開。所以這次實習，讓我可以近距離地接觸人事檔案管理的方方面面，深入瞭解人事檔案管理的具體工作，對人事檔案管理有了一個比較直觀的認識。

首先，人事檔案的收集。就資訊中心來說，除了有一套嚴格的檔案接收標準，對檔案報送時間、報送檔案的內容、範圍甚至相關手續都有明確的規定外，還有一個嚴格的監督體系，如有檔案稽核驗收評分表，量化各個評分專案。

第二，人事檔案的分類方法相對簡單。如劃分為在職人員、退休人員、離職或死亡人員。

第三，人事檔案管理不同於一般檔案管理，一般檔案工作是在某一專案或工作完成時歸檔儲存，一旦歸檔，檔案數量處於一個相對穩定的狀態。而且根據工作的性質，等級可以劃分保管期限；而人事檔案則不同，一個人從產生第一份檔案起，每年定期上交檔案；而且當隨人走，也決定了人事檔案的管理是一個動態的管理過程。所有人事檔案的保管期限都為長期。

第四，人事檔案的利用相比其他型別檔案來說，相對較高。但是，因為人事檔案涉及個人隱私，加上成本收益角度看，將其數字化有些困難，網上利用還有待開發改進。

二、熟練操作科怡檔案管理軟體的著錄系統

上學期的《數字檔案館》這門課正好講了科怡、東方飛揚等軟體的應用，暑假正好利用這次實習實踐操作了科怡檔案管理軟體，並能熟練操作可以檔案管理軟體的著錄系統，對利用過程中出現的一些小問題也可以自己解決了。

三、引發了對人事檔案管理工作的思考

對人事檔案工作的思考主要是利用方面。因為是暑假在實習，經常見到一些人頂著大太陽從地級市跑到省委，只為查一份檔案。中午休息時就跟負責檔案工作的向處長請教了一些問題：為什麼不能將人事檔案數字化，建立一個人事檔案網上查詢系統，憑個人身份證號或者其他認證資訊，就能查閱個人檔案呢？向處長也耐心的解答了我的疑問：除了工作量太大，成本太高外，還有一個重要原因，就是人事檔案中記錄了很多個人基本資訊，而這些資訊有很多前後不一，最常見的就是出生年月，甚至有些連姓名都會不一樣；而且這些資訊公安機關，銀行，工作單位……，很多部門都會重複記錄，這樣數字化成本太大，也容易造成社會資源的浪費。此後我一直在思考建立一個公共的人事資訊的社會化網路，有一個專門的機構進行更新維護，個人的基本資訊（姓名、出生年月、籍貫、住址、受教育情況、工作變遷，甚至信用情況）都可以從這樣的網路中採集，但這樣一個網路由誰來管理，資訊的採集，等等，在目前的環境下還有待進一步探討。

四、工作、生活上的幫助

除了日常工作以外，每天中午或閒暇時間，向處長總會向我們傳授一些工作經，鼓勵我們考公務員，告訴我們一些面試筆試的注意事項，還會提醒我們在日後的學習中要注意鍛鍊自己的寫作能力，也要掌握基本的計算機技能，多讀一些歷史書籍。臨走還送我們了一本他的講演稿《內容、價值、矛盾、模型、途徑——再談幹部檔案與幹部檔案工作》，對我們深入瞭解人事檔案工作有很大-參-考價值。

因為是暑假，學校生活不太方便，向處長專門給我們調整了上下班時間。資訊中心各位處長，科長都非常關心我們，處處為我們著想，要再次謝謝他們。

總的來說，這次實習對我幫助很大，但幾次實習做的都是人事檔案、文書檔案的整理，著錄，雖然剩下的讀研時間不是很充裕了，仍然希望可以有機會進行科技檔案、合同檔案、聲像檔案等更多型別檔案的實踐工作，增強自己的動手能力，熟悉各種檔案的管理流程，做一個真真正正懂檔案的檔案人。