祕書收發郵件程式
我們都知道只有在祕書人員在工作中做好祕書禮儀工作,祕書工作才能有助於公司達到最大的收益。但是祕書的郵件工作同樣很重要,那麼祕書收發郵件程式有哪些呢?
一、收文工作的程式
1、簽收。
對所收檔案的件數要認真清點,檢查實收件數與投遞清單上的件數是否符合收據。清點後,要檢查檔案信封上或封套上所註明的收文機關、部門、姓名是否都應是本機關收的,如有誤投,應立即退回。包裝和封口是否損壞;檔案經清點檢查無誤後,收件人要在送件人的“投遞迴執單”和、或“送文簿”上簽字,並註明收到的時間
2、拆封。
啟封時,注意保持原封的完好,特別注意封內檔案不能損壞。必要時,應把原封訂在檔案後面,一併處理,以便日後查閱。如發現有不屬於本單位的檔案,或內裝檔案與應送檔案不符,應按規定處理,一般應予以退回。
3、登記。
登記是收文處理中的重要環節之一。登記時,按收文登記簿中所列內容,逐項登記,並在收進每份檔案首頁貼上“來文處理單”,應將“來文處理單”的有關內容,如來文單位、來文標題、來文字號、緩急程度、密級、份數、日期等填寫好,然後再轉入下一道處理程式。
4、對信件(檔案)迅速分類,將信件(檔案)分為急件、要件、例行公事件、密件、私人件五類,分別歸入五個規格一致但顏色不同的專用資料夾內,分送各主管上司處理。有的.也可以用數字做資料夾的標識。如上司有要求,祕書呈送檔案前應先閱讀後注出重點部分,如信件(檔案)中的公司名稱、日期、產品名稱、數量、價格,應用尺和黃色筆(如需影印,黃色不會在影印件上顯現)在這些內容下面畫出直線,或在信件(檔案)上用簡練的文字作旁註,以提醒上司。重要的信件(檔案),轉送前最好影印一份儲存,以備查考。
二、傳送郵件工作的程式有:
1、首先要對發件進行查對,即檢查信封上的收信人姓名、地址與信箋上的收信人姓名、地址是否一致;
2、檢查附件,即檢查信函的附件是否放進郵件,附件是否齊全;
3、郵件分類,將各類信件、包裹等分類,快件立即處理,大宗的信件可以捆紮;
4、郵件標記,即檢查信封上應該標註的標記是否標註;
5、郵政編碼,即檢查信封上收信人的郵政編碼是否正確;
6、簽名,即檢查必須由領導簽名寄發的信函是否簽署;
7、登記,使用一個登記冊或記錄本來登記重要郵件(檔案);
8、瞭解和適應郵政方面的規章制度和寄發(發文)時間。
-
祕書資格考試複習筆記:文件管理
祕書職業主要指從事辦公室程式性工作、協助上司處理政務及日常事務併為決策及實施提供服務的人員。下面是YJBYS小編為大家搜尋整理的關於祕書資格考試複習筆記:文件管理,歡迎參考學習,希望對大家有所幫助!一、檔案利用概念:是開發和直接提供檔案,滿足利用者的檔案需...
-
2017二級祕書資格證考試練習題及答案
1、會場的大小要根據會議的()而定。A、性質B、時間C、規模D、作用2、會議簽到工作是()的重要手段。A、準確統計到會人數B、分發會議檔案C、聯絡感情D、掌握會議報到動態3、祕書要擺正自己與上級的位置,其基本原則是()A、為人作嫁衣,甘居人下B、敢於公開指出上級...
-
祕書資格考試模擬模擬題
祕書這個職業共設四個等級,下面是YJBYS小編為大家搜尋整理的關於祕書資格考試模擬模擬題,歡迎參考學習,希望對大家有所幫助!想了解更多相關資訊請持續關注我們應屆畢業生培訓網!一、選擇題1、瞭解來賓基本情況,包括()、一行人數,以及到達的日期和地點。A、所在單位...
-
2017四級祕書資格模擬試題及答案解析
1.在意向書的結構中,未盡事宜屬於()。A.導語部分B.主體部分C.結尾部分D.附件部分2.在安排多議題的會議時間時,應該遵循的原則是()。A.討論與會者感興趣的話題,時間安排要充裕B.討論重要事項的時間要優先安排C.討論敏感話題的時間安排要充裕D.與會者意見分歧較大的...