辦公室的重要職責是什麼
常言道“有為才能有位,有位才能更加有為”。作為辦公室人員,首先要明確,搞好服務是我們最重要、最基本的職責。
辦公室的重要職責是服務
辦公室工作千頭萬緒,沒有一項離開服務這個主題的。我們有時會抱怨領導不重視辦公室工作,或者感到我們每天很忙很累,領導還不是很滿意。這裡面可能有體制機制方面的原因,也可能有領導所站角度的問題,但是,我認為更多的還是應從我們服務的質量和效率方面找一找原因。
(一)孰輕孰重,突出政務服務
在辦公室工作中,政務服務和事務服務各有其重要性,都是整體工作的一部分。但二者並不是平分秋色,等量齊觀。對辦公室來講,政務服務重於事務服務。政務服務優劣,直接關係到領導決策貫徹落實的好壞。政務服務貫穿於整個中心工作,滲透到工作的每一個層面。在決策前,辦公室是領導的外腦和助手,要儘可能提供第一手資料,並進行初步的綜合分析,提出有價值的參考意見。在決策中,又要準確無誤地領會領導意圖,吃透上級精神,在深刻理解的基礎上與領導保持一致。在決策後,要善於迅速制定出落實方案,在縝密中體現果敢,在細緻中突出效率,協調各部門原原本本地貫徹落實。因此,政務服務是綱,綱舉目張。當然,事務服務也要細心周到,也要滴水不漏。作為辦公室,抓住政務服務就是抓住了主要矛盾,就是抓住了矛盾的主要方面。辦公室工作龐雜、忙亂,如果分不清輕重緩急,鬍子眉毛一把抓,往往會陷入事務堆中難以自拔,搞得越忙越亂,越辛苦越被動。一個合格的辦公室,必須把政務服務當作第一要務,做到超前謀劃,周密安排,迅速落實,準確反饋,在紛繁複雜的工作中理出頭緒,從容應付,爭取工作的主動權。
(二)沉著冷靜,突出重點服務
辦公室每天要處理很多日常工作,要保證整個機關的高效運轉,必須有一種“大將風度”,處變不驚,臨亂不慌,在沉著冷靜中理出工作思路,突出重點服務。什麼是重點?領導關注的`熱點就是重點,推進工作的難點就是重點。當然,重點也往往因時因地而異,一個階段有一個階段的重點,一項工作又有一項工作的重點環節,在具體操作中,學會準確捕捉,冷靜思索,科學把握。在重大決策前,掌握實情,大膽諫言就是重點;在貫徹落實中,積極協調,真督實查就是重點;在落實後,認真總結,掌握規律,及時反饋就是重點。抓不住重點就沒有工作效率,服務也就難以到位。當然,強調重點並不等於不顧其它,應該說辦公室無小事,如果顧此失彼,非重點工作出現失誤,同樣會給全域性帶來負面影響。
(三)小中見大,突出要事服務
抓重點,抓急務當然是最重要的工作方法和要求,但作為辦公室,僅僅做到這些也還是不夠的,還要在仔細、周密和嚴謹上下功夫,在重點服務中突出要事服務。在對上服務的全過程中,貌似小事未必是小事,也可能出現大的紕漏。所以,衡量辦公室的服務水平,要在事關大局的小事和細節上看素質、論高低。小蘊含著大,小影響著大。所謂小,既是我們容易忽略的地方,也是需要格外小心的地方。要做到小中見大,首先,要吃透上級的方針政策,吃透領導的意圖,在創造性貫徹執行中,不忽視任何事情,特別是對領導關注的事情,事關全域性的事情要盯住不放,一抓到底;其次,要把自己的工作放在全域性中去考慮,去謀劃,抓住了大局,就抓住了大事要事;第三,要增強工作的敏感性,善於發現和抓住“一滴水見太陽”的東西,舉一反三,做好大局文章。
(四)胸懷全域性,突出整體服務
辦公室對上處於服從地位,不可不知進退之節而越位。但工作性質、角色安排又決定了我們必須胸懷大局,從整體上去謀劃服務工作。有人認為辦公室只要聽命於領導就可以了,“不在其位,不謀其政”,其實這正是辦公室之大忌。沒有大局觀,就不可能準確理解、全面落實領導的重大決策,就不可能在步調上與領導保持一致,服務的水平和質量就肯定上不去。大局觀從哪裡來?從強烈的事業心和責任心來,從勤於學習和思考中來,也可以從失敗的教訓和成功的經驗中摸索出來。有了大局觀,在工作擺佈上就不再是就事論事,而是從整體意義上面對區域性工作,牽一髮而動全身,窺一斑而知全豹。這是最能體現辦公室綜合素質和領導水平的一個方面。整體服務中要處理好三個關係:一、聽命於主要領導和服務於其他領導成員的關係。二、處理好急務、雜務和中心工作的關係。三、處理好上下左右之間的關係。三方面的關係處理好了,整體服務就會上檔次、上水平。
(五)超前把握,突出決策服務
作為辦公室,一般來說,落實領導交辦的事務性工作相對容易,而超前謀劃,提出建設性的決策參考往往較難。究其原因,一是不居高位又需高站位謀劃,立足現實又要有前瞻性思考,服務到位又不能越位,在分寸上很難掌握。二是既要處理好日常的事務工作,又要從中超脫出來謀大事;既要深入基層掌握實情,又要提出有高度和深度的決策建議,在操作上非常不易。要突破這兩難,不外乎放膽和吃苦。吃不透上頭,猶如行舟無船標,必須刻苦鑽研上級的方針、政策,在創造性執行上有建樹。閉門造車想不出高人一籌的好點子,縮手縮腳也只能流於工作的平庸化。搞好決策服務,關鍵要把握好四個要點:一、政治要敏銳,能夠見一葉而知秋,發現別人容易忽略的重要環節;二、情況要熟悉,眼觀六路,耳聽八方,知領導所未必知,準確提供決策依據;三、反饋要及時,對決策的貫徹落實情況實行動態反映,提供有價值的資訊,為領導決策後的調控提供服務;四、督辦要有力,保證工作的快速推進,維護決策的權威性。
-
文祕如何用Word軟體製作常用公文
說到辦公文祕這個課程,大家都會想到Word這個文件,那麼對於這個Word軟體,你是否已經很深入的瞭解了呢?而且,如何用Word軟體來製作常用公文。和yjbys小編一起來看看吧~第一步,進入Word介面第二步,頁面設定從檔案欄中單擊頁面設定,彈出選項,在頁邊距欄中選擇上:37mm;下:35mm...
-
公文的寫作10大要點
公文是一種特殊的文章,其寫作過程具有一些特殊的規律性,因此,要寫好公文,除了必須遵從諸如文字通順、觀點與材料統一、層次分明、結構合理等文章寫作規則之外,還必須遵循下列一些基本要求:一、合“法”合“法”,即要求公文的內容與形式以及公文形成的程式過程務必合乎...
-
祕書會議記錄的正確記錄方式
會議記錄是記載會議基本情況的文字材料,是日後工作中可供查考的憑證。它可以為檢查會議決議的貫徹執行情況、整理會議紀要、下達與上報會議精神、分析研究與總結工作提供依據。它的製作質量如何,不僅直接影響其日後轉化為檔案的質量。因此必須重視會議記錄工作。...
-
祕書處理人際關係的準則
祕書他們以輔助決策,綜合協調,溝通訊息,辦文、辦會、辦事等為主要職能,是領導者、主事者的參謀和助手。下面是小編分享的祕書處理人際關係的準則,歡迎大家閱讀!1、尊重祕書應克服人際關係中的地位障礙,不論對上司、對同事和是對重要來訪者、一般交往者都要尊重。通常...