文祕的基本素質和要求
祕書工作不是獨立的,是從屬於領導的,是完全按領導意圖辦事的。下面是文祕的基本素質和要求,歡迎閱讀瞭解。
一是有德。即品德。應從四個方面努力:
(1)做人要堂堂正正。對上司,要尊重恭敬,不卑不亢,不能桀驁不訓;對平級,要謙虛熱情,襟懷坦白,不能鋒芒畢露;對下屬,要以誠相待,嚴格要求,不能盛氣凌人;對工作,要滿腔熱忱,愛崗敬業,不能得過且過;對職務,要忠於職守,職責相符,不能專權越位;對名利,要淡泊無奢,任其自然,不能過分追逐;對生活,要平平常常,閒逸清靜,不能奢華無度。
(2)處事要光明磊落。辦公室人員的言行舉止,既反映本人的水平,又代表領導的形象。因此,在處理政務、事務和協調關係時,必須丁是丁、卯是卯,出於公心,坦坦蕩蕩,切忌耍陰陽臉、說兩面話、辦齷齪事,當面一套,背後一套。與人相處,給人一種信任感、放心感、安全感。
(3)用人要不偏不倚。辦公室在領導身邊工作,有薦人之便;作為部門首席,又有用人之責。因此,必須學會識人、用人。要善於掌握人的本質,發現人的特點、特長和閃光的東西,同時也要清楚人的缺點和不足。用人不偏不倚,既不能用感情、好惡、親疏代替政策,又要用其所長,發揮人的最大潛能。
(4)幹事要不甘平庸。辦公室受制於人,被動多於主動,這是辦公室工作性質所決定的。要有所作為,變被動為主動,就必須高站位、思全域性、抓本行,不求驚人之舉,但求實實在在的工作業績。
二是有知。即知識。
(1)知識面要寬。辦公室工作物件是面而不是線,是塊而不是條。因此,不僅要熟知政治、經濟和各項政策,有較高的理論修養;還應瞭解業務、管理、法律、文學等等,有強烈的求知慾。工作常用的知識不僅瞭解,還要熟知精通,能指導實踐。
(2)知識內容要新。作為辦公室,要跟上工作節奏,就必須堅持先學一步,深學一層,善於汲取新的營養。
(3)知識學習要深。就是知其然,還要知其所以然。對各方面的知識,雖不能象專家那樣深有造詣,但也應對其內涵、實質有較深、較細緻的瞭解和掌握,尤其是對自己工作密切相關的某些知識領域,不能一知半解、不求甚解、淺嘗輒止。
(4)知識運用要實。這是當好領導決策參謀,協調處理政務、事條,運籌推動工作之根本。有了實實在在的知識,當決策參謀才能參到點子上,謀到恰當處,才能有助於領導正確決策,協調內外時才能不說外行話;推動工作才能成為有本之木,有源之水。
三是有能。即才能。
第一,能參會諫善謀劃。辦公室是領導的左右手,在參謀進諫時,要求辦公室必須深思熟慮,出於公心,掌握好分寸,切忌瞎參謀,亂摻乎,干擾領導決策。
第二,能寫會說善料事。辦公室承上啟下、行文理政,不僅要懂文能寫文章,而且要能言善辯,還必須能在繁雜的事務、政務中處事不亂、料事有方。三者缺一,不能說是完美的辦公室。
第三,能調會研善出招。調查研究是辦公室的一項基本功。任何好的文章、講話、意見、決策建議都源於實踐,來自深入細緻的調查研究。不會調研,就不能幹好工作,沒有調研,就沒有好思路、新招數。
第四,能逢會圓善協調。辦公室工作頭緒多,焦點也多,處理協調不好,不僅會貽誤工作,而且有損於領導形象。辦公室既要聚焦,還要分散化解矛盾、解決問題,就應具備左右逢緣能力。這種能力是工作藝術的體現,與放棄原則、奴顏媚骨、討乖賣好、和稀泥等作為是截然不同的兩碼事。
四是有道。即修養。
從某種意義上說,辦公室常常處於被駕馭的地位。駕馭辦公室的,一般不是一個人(分管領導),而是一個群體(領導班子)。除此之外,本部其他部門無一例外地都是辦公室的`“內部客戶”。在這樣的環境下,做到溝通上下,聯絡內外,協調左右,辦公室確實應該“有道”:不以言輕而金口難開;不以職低而唯唯喏喏;不以位尊而居高臨下;不以事雜而事無鉅細;不以欽差而頤指氣使;不以參與而越職越權;不以面寬而顧此失彼;不以受制而碌碌無為。
首先,頭腦清楚。知道自己是幹什麼的,應該幹什麼,不該幹什麼,定位要準確,不能忘乎所以澆了別人的園,也不能昏昏沉沉荒了自己的田。
其次,眼光敏銳。看問題、辦事情要思路清晰,反映迅捷,高人一籌。善於透過現象抓本質,抓到點子上。
再次,心胸開闊。做什麼事情,都能拿得起、看得開、放得下。捱了批評不氣餒,有了成績不驕傲,遇到挫折不失志,心底無私天地自然會寬。
最後,出手不凡。要做到這一點,還需磨刀不誤砍柴功,注重平時修養錘鍊,才能厚積而薄發。
五是有威。有威才能有為。
辦公室的威主要包括三點:
一是威嚴,源於自身素質。文化底蘊、政治理論、業務技能、道德品行是自身素質的直接表現,這四個方面的修養搞好了,自身素質提高了,威嚴就會產生,就會贏得人們的尊敬。
二是威信,源於自身能力。一個人要樹立威信,除了自身的文化政治修養和知識閱歷外,更重要的是看認識分析事物,處理和解決問題的綜合能力,看工作方法藝術,工作效果和業績。你的能力使人信服,處事手段和結果使人佩服,威信自然就樹起來了。
三是威力,源於自身表率。辦公室的威力除所處地位使然外,主要在自身的表率作用。這是無言的推銷,無聲的號令,這種力量勝過千百遍說教。
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