商務英語書信寫作方法
商務英語書信作為外貿業務往來的主要交流方式,有著自身的特色,寫作是需要注意。下面是小編分享的商務英語書信寫作方法,一起來看一下吧。
1、信頭(Heading)
指發信人的姓名(單位名稱)、地址和日期。一般公函或商業信函的信紙上都印有單位或公司的名稱、地址、電話號碼等,因此就只需在信頭下面的右邊寫上寫信日期就可以了。英文地址的寫法與中文完全不同,地址的名稱按從小到大的順序:第一行寫門牌號碼和街名;第二行寫縣、市、省、州、郵編、國名;然後再寫日期。關於標點符號,一般在每一行的末尾都不用,但在每一行的之間,該用的還要用,例如在寫日期的時候。日期的寫法,如20xx年7月30日,英文為:July 30,20xx(最為普遍);July 30th,20xx;30th July,20xx等。
2、信內地址(Inside Address)
在一般的社交信中,信內收信人的地址通常省略,但是在公務信函中則不能。將收信人的姓名、地址等寫在信頭日期下方的左角上,要求與對信頭的要求一樣,不必再寫日期,稱為信內地址(Inside address)。信內地址的寫法也有垂直式和縮排式之分,垂直式或稱美國式將各行並列,縮排式或稱英國式將各行依次退縮。此外,在美國還流行一種普通收信人地址的寫法,就是在書信的Inside Address中,把門牌號和街名都省略掉。
3、稱呼(Salutation)
是寫信人對收信人的稱呼用語。位置在信內地址下方一、二行的地方,從該行的頂格寫起,在稱呼後面一般用逗號(英國式),也可以用冒號(美國式)。
(1)寫給親人、親戚和關係密切的朋友時,用Dear或My dear再加上表示親屬關係的稱呼或直稱其名(這裡指名字,不是姓氏)。例如:My dear father,Dear Tom等。
(2)寫給公務上的信函用Dear Madam,Dear Sir或Gentleman(Gentlemen)。注意:Dear純屬公務上往來的客氣形式。Gentlemen總是以複數形式出現,前不加Dear,是Dear Sir的複數形式。
(3)寫給收信人的`信,也可用頭銜、職位、職稱、學位等再加姓氏或姓氏和名字。例如:Dear Prof. Tim Scales, Dear Smith。在英文書信中要使用敬語,最普遍的敬語是Mr, Mrs和Miss(用於未婚女性)。英國人常在男性的姓名之後用Esq. (Esquire的縮寫),不過在商業上也在慢慢地改用Mr. Mmes.(Madam的複數形式),用於二個女士以上。Messrs(Mr的複數形式)用於二個以上的男人,或用於二個以上的男人組成的公司或團體。在英國式英文信裡,Mr, Mrs, Messrs,均不加縮寫句點,相反地趨向於進步自由的美語反而加縮寫句點如Mr., Mrs., Messrs.。
4、正文(Body of the Letter)
正文的位置在稱呼語下面隔一行,是信的核心部分。因此要求正文層次分明、簡單易懂。和中文信不同的是,正文中一般不用Hello!(你好!)正文有縮排式和齊頭式兩種。每段書信第一行的第一個字母稍微向右縮排些,通常以五個字母為宜,每段第二行從左面頂格寫起,這就是縮排式。但美國人寫信各段落往往不用縮排式,用齊頭式,即每一行都從左面頂格寫起。商務信件大都採用齊頭式的寫法。
5、結束語(Complimentary Close)
在正文下面的一、二行處,從信紙的中間偏右處開始,第一個詞開頭要大寫,句末用逗號。不同的物件,結束語的寫法也不同。
(1)寫業務信函用Truely yours(Yours truely),Faithfully yours(Yours faithfully)等;
(2)對上級、長輩用Yours obediently(Obediently yours),Yours respectfully(Respectfullyyours)等。
書信結尾客套語(complimentary close)有多種,相當於我國書信在結尾時使用的"敬禮"、"致敬"、"順安"等句。最為典型的美國式寫法是Sincere
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