初級經濟師考試人力資源專業知識:通用的工作分析方法

　　第三節 通用的工作分析方法

　　訪談法：

訪談法又稱為面談法，是指工作分析人員就某項工作，面對面地詢問任職者及其主管以及專家等對工作的意見或看法。按照結構化程度劃分，訪談法分為結構化訪談和非結構化訪談。

通過結構化訪談能夠全面收集信息，但不利於任職者進行發散性思維;通過非結構化訪談可以根據實際情況靈活地收集工作信息，但信息缺乏完備性。在實踐中，往往將兩者結合使用。訪談法是目前在國內企業中運用最廣泛、最成熟並且最有效的工作分析方法，是唯一適用於各類工作的方法。

　　工作分析訪談流程包括如下五個階段:

(1)準備階段:制訂訪談計劃、培訓訪談人員以及編制訪談提綱。

(2)訪談開始階段:此階段的重點是幫助被訪談者保持信任的心態。營造和諧、輕鬆的氣氛，尋找對方感興趣的問題;介紹訪談的流程及要求;重點強調本次工作分析的目的、目標、收集信息的用途及信息的分析方法;告知訪談已經經過上級同意，且強調本次訪談的保密性。

(3)訪談主體階段:尋找訪談“切人點”、詢問工作任務以及詢問工作任務的細節。

(4)訪談結束階段:這一階段應該注意以下問題:允許被訪談者提問;追問細節，並確認信息的真實性與完整性;重申工作分析的目的與訪談蒐集信息的用途;告知下次訪談的內容;感謝對方。

(5)訪談整理階段:訪談結束後，及時整理訪談記錄，為下一步信息分析提供清晰的和有條理的信息記錄。

訪談法的優點在於訪談雙方可以當面交流，深人討論;工作分析人員可以根據需要隨時控制訪談進度、調整訪談提綱，提高工作分析的效率。其缺點在於工作分析人員容易受到任職者個人因素的影響導致收集到的信息扭曲;對員工個人和企業的日常工作產生影響。

　　問卷法：

問卷調查法是通過讓被調查職位的任職者、主管及其他相關人員填寫調查問卷來獲取工作相關信息的方法。問卷調查操作程序簡單，成本較低，因此，大多數企業都採取此方法來收集工作相關信息。

　　工作分析問卷法的操作流程包括以下五個階段:

(1)問卷設計:針對所要收集的信息設計問卷。問卷的整體構架中應該包括三職位基本信息，職位設立的目的，工作職責，績效標準，工作聯繫，組織構架，工作特徵，任職資格，所需培訓和職業生涯。

(2)問卷測試:正式下發問卷之前，選取局部職位填寫問卷初稿以測試問卷，針對測試中的問題及時修訂和完善。

(3)樣本選擇:針對某一職位進行分析時，若目標職位任職者較少(3人以下)，則全體任職者均為調查對象，若任職者較多，則選取3-5人為宜。

(4) 問卷發放與回收:對填寫者進行工作分析輔導培訓，通過公司內部通信渠道發放工作分析調查問卷;填寫過程中，工作分析人員及時跟蹤填寫狀況，解答疑難問題，統一填寫規範。回收問卷前將問卷反饋到被調查職位的直接上級，請他們對問卷中的信息進行確認、修正、簽字，確保信息真實性和準確性。

(5)問卷處理與運用:剔除回收問卷中的不合格問卷或重新進行調查，將相同職位的調查問卷進行比較分析，提煉正確信息，編制職位説明書。

問卷法的優點在於其可以在短時間內從眾多任職者那裏收集所需的信息資料;調查範圍廣;不影響被調查人員的正常工作。缺點在於對問卷編制的技術要求較高;不同任職者因對問卷中同樣問題理解可能存在差異導致產生信息誤差;問卷的回收率通常偏低。問卷法與訪談法具有極高的互補性，二者結合使用，是目前工作分析的主流方法。

　　觀察法：

觀察法是一種傳統的工作分析方法，指工作分析人員直接到工作現場，對某些特定的工作活動進行觀察，收集、記錄有關工作的內容、工作間的相互聯繫、人與工作的關係，以及工作環境、條件等信息，並用文字或圖表形式記錄下來，然後進行分析和歸納總結的方法。觀察法主要適用於大量的、週期性和重複性較強的工作。可以分為直接觀察法、自我觀察法(工作日誌法)以及工作參與法三種。按照結構化程度，觀察法又可以分為結構化觀察法和非結構化觀察法。觀察法的結構化程度是指觀察過程、記錄方式、結果整理等環節在多大程度上得以事先確定和統一。

　　工作分析觀察法的流程包括以下三個階段:

(1)觀察前準備階段:這一階段包括確定目標、選擇觀察對象、選擇合適的方法、確定時間地點、確認工具設備、分析人員的選拔培訓六個環節。

(2) 現場觀察與記錄階段:這一階段分為進人觀察現場和現場記錄兩個階段。其中現場觀察階段應注意相互溝通，建立信任，並向被觀察對象簡要介紹工作分析的目的，為觀察的實施掃除一些障礙;記錄階段則應嚴格遵守觀察記錄的流程要求，嚴肅、認真地完成記錄工作，適時交流、及時反饋。

(3)數據整理、分析與應用階段:觀察結束後應對收集的信息數據進行歸類整理，形成觀察記錄報告。數據整理根據採用的方法不同有不同的整理要求:對於結構化的觀察結果，應按照計劃要求，對收集的數據進行編碼、錄入計算機，以便分析;對於非結構化調查則應根據一定的邏輯順序進行整理排列，補齊觀察過程中的縮寫，形成一份描述性的報告，當然也可以加入個人判斷。

觀察法的優點在於工作分析人員能夠比較全面和深入地瞭解工作要求;成本低、經濟實用，且易操作。缺點在於不適用於腦力勞動要求比較高的工作，以及處理緊急情況的間歇性工作;可能使員工產生被監視的厭煩心理;無法得到有關任職者資格要求的信息。

　　工作實踐法：

工作實踐法是指工作分析人員直接參與所研究的工作，由此掌握工作分析所需的第一手資料的一種工作分析方法。

　　工作實踐法的操作流程主要包括以下三個階段:

(1)準備階段:在工作實踐之前，應閲讀相關資料。應與上級領導溝通，安排好實踐時間;應向員工説明工作分析的目的和意義，獲得其理解和支持。

(2)實踐階段:在參與工作的同時，認真觀察工作流程並進行詳細的記錄。有疑問的地方及日訪員工或上級主管溝通。