中國石油大學（華東）2017屆畢業研究生檔案整理寄送工作通知

為確保我校研究生畢業生檔案及時、準確寄往各相關單位，現將檔案整理、寄送及後續工作的重要事項通知如下。下面，小編為大家提供中國石油大學(華東)關於做好2017屆畢業研究生檔案整理寄送工作的通知，全文如下：

1、各院部必須指定一名輔導員或教職工作為畢業生檔案整理寄送工作的負責人，按照《檔案整理時間進度安排》(附件1)按時按要求完成本院部研究生檔案整理工作。

2、按照人事檔案管理的有關規定，檔案材料必須完整齊全才能轉遞。因此，根據《畢業生研究生階段檔案清單及整理注意事項》(附件2)將每個畢業生的所有檔案材料收集齊全，整理檔案時一次性完成歸檔工作，避免因重複歸檔而造成檔案整理、投遞延誤，進而影響畢業生就業或升學。為提高工作效率，前期工作準備可參見《2017年畢業研究生檔案整理前期準備説明》(附件3)。

3、入黨志願書是重要的檔案材料，請學院提前進行自查審核，到檔案館整理檔案時，務必將其一一歸入畢業生檔案。目前學生檔案室已經開始清點、打包畢業生檔案，從即日起到9月25日期間，不再受理各年級學生入黨志願書的借閲及歸檔業務。

4、我校學生檔案投遞工作將通過中國郵政“EMS標準快遞”方式轉遞檔案。為了能夠及時、準確、安全地將學生檔案轉遞到人事檔案的管理部門，請(包括定向生、委培生等)按照以下各項要求進行操作：

(1)準確填寫學生人事檔案投遞信息，按EMS轉遞單據規範認真填寫單據(示例見附件4)，做到接收單位的`全稱、詳細地址(所在省、市、區縣及具體門牌號碼)、收件人名稱和電話(如沒有指定的聯繫人，填寫檔案接收的部門即可)填寫完整、準確，字跡工整清楚，以免因單據填寫不當，檔案無法及時投遞，進而影響學生就業。填寫完成後，請務必將EMS轉遞單第三聯抽出留給學生本人保存以便於追蹤檔案去向，其他聯於本院部整理檔案之日一併帶回。

(2)檔案自帶：不接收用EMS方式轉遞檔案的就業單位，學生需提供就業單位開具的允許學生本人自帶檔案的證明，並於6月25日上午前往檔案室自行辦理。若委託他人代辦，請填寫《個人檔案辦理授權委託書》(附件5)自帶檔案，之後一律不予辦理檔案自帶手續。

(3)檔案緩發：如有特殊情況需辦理檔案暫緩寄送的，請填寫《研究生檔案緩發申請表》(附件6)，並在檔案核對表格中進行標註，紙質版於6月22日前交至黨委研究生工作部(辦公樓602-1)。

5、檔案發出後畢業生可根據EMS單號登陸查詢檔案流轉信息，畢業後三個月內，若用人單位未收到畢業生人事檔案，請儘快與郵局聯繫查詢，聯繫電話：0532-86981881。

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