安徽工程大學機電學院公文管理辦法

為幫助大家瞭解安徽工程大學機電學院公文管理的相關信息，下面，小編為大家提供安徽工程大學機電學院公文管理辦法，全文如下：

　　第一章 總則

第一條 為進一步做好公文處理工作，促進公文處理工作規範化、制度化、科學化，提高公文處理的質量與效率，根據國家關於公文處理的規範及格式要求，結合學院實際，制定本辦法。

第二條 本辦法適用於學院級公文處理，各教學單位、部門公文處理參照本辦法執行。

第三條 院長辦公室(以下簡稱院辦)為學院公文歸口管理部門，對全院各部門的公文處理工作進行規範性指導、檢查。

　　第二章 公文種類

第四條 學院公文種類主要有：

(一)決議。適用於會議討論通過的重大決策事項。

(二)決定。適用於對重要事項作出決策和部署、獎懲有關部門和人員、變更或者撤銷下級不適當的決定事項。

(三)公告、公示。適用於向校內外宣佈重要事項。

(四)通告。適用於在一定範圍內公佈應當遵守或者周知的事項。

(五)意見。適用於對重要問題提出見解和處理辦法。

(六)通知。適用於發佈、傳達要求下級單位執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。

(七)通報。適用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

(八)報告。適用於向上級主管部門彙報工作、反映情況，回覆上級單位的詢問。

請示。適用於向上級主管部門請求指示、批准。

(十)批覆。適用於答覆下級單位請示事項。

(十一)函。適用於向相關政府部門以及與學院合作單位等商洽工作、詢問和答覆問題、請求批准和答覆審批事項。

(十二)紀要。適用於記載會議主要情況和議定事項。具體紀要行文格式及要求參照《安徽工程大學機電學院會議管理制度》(院字〔2014〕55號)執行。

　　第三章 公文構成

第五條 5公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文單位標誌、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件説明、發文單位署名、成文日期、印章、附註、附件、抄送單位、印發單位和印發日期、頁碼等組成。

(一)份號。公文印製份數的順序號。涉密公文應當標註份號。

(二)密級和保密期限。公文的祕密等級分為“絕密”“機密”“祕密”。涉密公文應標誌密級和保密期限，保密期限根據保密需要標註。

(三)緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。公文緊急程度分為“特急”、“加急”，各類院級公文緊急程度在擬稿封面和來文承辦處理單上標識。

(四)文頭標誌。學院各類公文的文頭標誌為“安徽工程大學機電學院文件”。

(五)發文字號。由發文單位代字、年份、發文順序號組成(編號示例：院字〔2015〕1號、院辦字〔2015〕1號)。聯合行文時，使用主辦單位的發文字號。學院發文單位代字根據等級分為一級發文代字和二級發文代字：

1.一級發文代字根據涉及的內容分為：

(1)院董字，適用於學院重大戰略決策、重要事項審議、院領導任免、董事會決議等工作行文。發文及文件管理主體單位為學院董事會;

(2)院字，適用於除董事會以外的全局性和重大事項工作部署、發佈重要決定和全院性規章制度、通報重要事項、請示、報告等上行文、學院中層幹部任免等工作行文。發文及文件管理主體單位為院長辦公室;

(3)院函字，適用於學院向相關政府部門以及與學院合作單位等商洽工作、詢問和答覆問題、請求批准和答覆審批事項等工作行文。發文及文件管理主體單位為院長辦公室;

2.二級發文代字根據涉及的內容分為：

(1)院黨字，適用於學院黨組織建設、黨員發展、黨校等工作行文。發文及文件管理主體單位為黨委;

(2)院辦字，適用於學院行政、全局性事項工作具體落實等工作行文。發文及文件管理主體單位院長辦公室;

(3)院教字，適用於學院教學、學籍、圖書館、信息化、實驗室建設等工作行文。發文及文件管理主體單位為教務處;

(4)院科字，適用於學院教科研等工作行文。發文及文件管理主體單位為科技處(籌);

(5)院學字，適用於學生管理、資助、團委工作等工作行文。發文及文件管理主體單位為學生處;

(6)院招就字，適應於學院招生、就業等工作行文。發文及文件管理主體單位為招就處(籌);

(7)院財字，適用於學院財務、會計、審計類等工作行文。發文及文件管理主體單位為財務處;

(8)院後保字，適用於學院後勤保障、安全保衞等工作行文。發文及文件管理主體單位為後勤保衞處;

(9)院外字，適用於學院對外合作有關工作行文，發文及文件管理主體單位為對外合作處;

(10)院素拓字，適用於大學生綜合素質教育等工作行文。發文及文件管理主體單位為大學生綜合素質拓展中心;

(11)院監審字，適用於學院監察與審計委員會工作行文，發文及文件管理主體單位為監察與審計委員會;

(12)其他尚未設置的機構(含中心、委員會等)，在產生具體發文需求後由院長辦公室參照上述規範明確發文字號;

(13)以上所有發文代號僅指學院內部工作行文，凡涉及對外報送的有關文件，或者涉及學院內部重大事宜的，不得以二級發文代字報送或者發文，應提交一級發文代字報送或者發文。

(六)簽發人。上行文應當標註簽發人姓名。

(七)標題。由發文單位名稱、事由和文種組成。

(八)主送單位。公文的主要受理單位，應當使用單位全稱、規範化簡稱或者同類型單位統稱。

(九)正文。公文的主體，用來表述公文的內容。

(十)附件説明。公文附件的順序號和名稱。

(十一)發文單位署名。署發文單位全稱。

(十二)成文日期。署會議通過或者發文單位負責人簽發的日期。聯合行文時，署最後簽發單位負責人簽發的日期。

(十三)印章。公文中有發文單位署名的，應當加蓋發文單位印章，並與署名單位相符。

(十四)附註。公文印發傳達範圍等需要説明的事項。

(十五)附件。公文正文的.説明、補充或者參考資料。附件如包含規章制度、方案等需標明版本信息的應在該附件封面標註版次。版次標註格式為“年度信息-版本信息”，如“2015(1.0)版”。

(十六)抄送單位。除主送單位外需執行或者知曉公文內容的其他單位，應當使用單位全稱、規範化簡稱或者同類型單位統稱。

(十七)印發單位和印發日期。公文的送印單位和送印日期。

(十八)頁碼。公文頁數順序號。

　　第四章 公文格式

第六條 頁邊與版心尺寸。公文用紙採用國際標準A4型。公文用紙天頭(上白邊)為37mm±1mm,公文用紙訂口(左白邊)為28mm±1mm,版心尺寸為156mm×225mm。

第七條 字體字號。一般採用3號仿宋。特殊情況可適當調整。

第八條 行數和字數。一般每面排22行，每行28個字，並撐滿版心。特殊情況可適當調整。

第九條 文字顏色。如無特殊説明，公文中文字顏色均為黑色。

公文各要素具體格式規範見附件1：安徽工程大學機電學院公文格式(GB/T 9704-2012)

　　第五章 行文規則

第十條 行文關係根據隸屬關係和職權範圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的單位。

第十一條 向上級單位行文。向上級單位行為應注意：

(一)原則上主送一個上級單位，根據需要同時抄送相關上級單位和同級單位，不抄送下級單位。

(二)請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

(三)領導的單位向一個上級單位行文，必要時抄送另一個上級單位。

第十二條 向下級單位行文。主送受理單位，根據需要抄送相關單位。重要行文應當同時抄送發文單位的直接上級單位。

第十三條 聯合行文。同級單位必要時可以聯合行文。屬於單一部門職權範圍內的工作，不得聯合行文。

第十四條 平行文。同級別單位間的互相行文。