辦公室工作

本教材是由全國高等教育學會策劃、全國高教學會祕書學專業委員會組編的高職高專文祕專業規劃教材。

本教材主要有如下特點：

第一，本教材由具有豐富辦公室工作實踐經驗的工作人員和祕書課程教學經驗的高職院校教師參與編寫，是為了彌補現行同類教材的不足，對祕書遇到的各類辦公室工作進行的科學、合理、規範的分類和歸類，即，祕書與辦公室管理、辦公室日常事務、辦公用品的管理、文書處理、檔案管理、會務工作、辦公效率和時間管理、信息工作、郵件服務與管理、商務旅行等。

第二，本教材在教學內容的取捨上，既參照了劍橋祕書證書的考試大綱(代表着國際祕書趨向與規範)，又涵蓋了國家祕書職業資格考試中對祕書(三級、四級)在辦公室工作中的知識和技能要求;既注意了與國際祕書接軌，又突出了祕書的關鍵職業能力，很適合祕書辦公室工作關鍵技能的培訓。

第三，本教材在知識與技能的傳授上，不貪多求全，而本着必需、夠用、實用的原則，教給同學們辦公室各項工作的操作程序和規則，使同學們易懂、易學、易上手，切實提高同學們辦公室工作的實踐動手能力。

第四，本教材的每一章節，都精心設計了“引例”、“應知應會”、“課堂練習”、“課後練習”、“知識鏈接”五個板塊。這一全新的體例，既符合認識論的原理、人們思維的邏輯，又便於課堂討論、案例教學、啟發式教學，也便於學生實踐。

本站圖書目錄

前言

第一章 祕書與辦公室管理

第一節 組織結構

第二節 辦公室職能

第三節 辦公室環境

第四節 祕書人員

第二章 辦公室日常事務

第一節 電話服務與管理

第二節 值班工作

第三節 接待工作

第四節 印信管理

第三章 辦公用品的管理

第一節 辦公用品的採購、發放和管理

第二節 庫存控制

第三節 常用辦公設備的使用和管理

第四章 文檔管理

第一節 文書的形成與處理

第二節 檔案管理

第三陳商務文書

第五章 會務工作

第一節 會前的籌備

第二節 會中的職能

第三節 會後的工作

第六章 辦公效率和時間管理

第一節 日程安排

第二節 日誌系統

第三節 約會安排

第四節 承辦週期制度

第七章 信息工作

第一節 信息的收集

第二節 信息的處理

第八章 郵件服務與管理

第一節 電子郵件的收發

第二節 電子郵件的管理

第九章 商務旅行

第一節 旅行準備工作

第二節 旅行計劃與日程表

主要參考文獻。

淺談如何做好辦公室工作

在新形勢下，隨着機構的變革和發展，辦公室工作的地位和作用，日顯重要。任務日益加重，要求越來越高，決不是僅限於文件轉轉發發，來人接待，車輛管理等瑣碎工作了。下面就如何充分發揮辦公室職能作用和提高服務質量等談一下自己的粗淺認識。

一、認清形勢，解放思想，增強做好辦公室工作的緊迫感

社會在發展，歷史在進步，做好新形勢下辦公室工作，必須認清形勢，把握大局，立足大局，服務大局。增強責任感、緊迫感、使命感，提高工作的自黨性，主動性。為此就要解放思想、轉變觀念、敢於創新，對日常工作不要循規倒俱，要敢於打破舊框框，面對新問題、新情況，勇於思考探索。如公文運轉傳送，文件打英下發、派車等，要做到急事急辦，特事特辦，提高辦事效率，運用靈活多變的手段使辦公室工作富有成效。

二、要熱愛辦公室工作，甘當機關工作勤務員

從大的方面講，辦公室位置較重要，也是機關領導的左膀右臂，機關的`內管家，但是辦公室工作頭緒多、婆婆多、服務對象多、方方面面應酬多、事情多而雜，而且哪方面做的稍有不慎不周，就會產生不良影響。好比老牛進磨坊一年忙到頭，還出力不討好，沒有業績。辦公室工作難幹，但又是機關工作不可缺少的，也總得有人幹。多年來的辦公室工作也使我從領導身上學到了不少工作中的思路、方法，以及工作作風，提高了組織能力，公關技巧，分析判斷能力等。

三、轉變工作作風，改進工作方法

辦公室工作千頭萬緒，每一項工作都與全局有着密切聯繫，要做好辦公室工作要(轉載自本站，請保留此標記。)理清思路，分清輕重緩急，統籌兼顧，合理安排，忙而不亂，緊張有序。對工作中的矛盾要善於思考，要有強烈的事業心和責任感，增強工作效率。工作要腳踏實地，真抓實幹，力減浮誇，在工作任務較重較多時要冷靜思考，一一落實，工作要講實話，向領導報實情，不能報喜不報憂，投其所好。

另外要注意辦公室工作要以事業為重，不能摻雜個人感情，憑個人意志辦事，要做到對工作象夏天般火熱，對同志象春天般温暖，為同志多辦事，辦好事。對外杜絕“門難進，臉難看，話難聽，事不辦”的作風，要堂堂正正做人，清清白白處事，踏踏實實幹事。辦公室還要建立嚴格規範的工作制度、辦事程序，這是做好辦公室工作的基礎和保證，使辦公室納入制度化、規範化、科學化的管理軌道，提高辦公室的整體工作效率。

四、加強學習，不斷提高自身素質

辦公室工作涉及面廣、如不注意加強學習和不斷更新認識就無法勝任工作，無法執行領導一切決策和機關工作秩序。平常即要注意加強學習還要研究政策法規，加強調查研究。

提高自身素質，除加強學習外，還要注重自身的形象。辦公室要有一個好的精神面貌，待人接物文明禮貌，談吐自然和諧，對突發事件要根據領導意圖做好工作，處理好問題，遇事要“三思而行”，辦事要果斷，不要拖泥帶水，延誤工作，給機關工作帶來不良後果和影響。樹立政治意識、大局意識、服務意識、團結協作努力工作。

以上幾點是我在辦公室工作實踐中的浮淺體會，要使辦公室工作做得紮紮實實富有成效，還必須在工作中加強學習、不斷開拓創新、總結和提高。