英語書信寫作的十個注意事項
寫英文書信,不能用印有線條的信紙,一般也不用有顏色的信紙。可用簡略的拼法,如將Photograph寫成fotograf.,將though寫成tho.等。不可用“Dear Friend,”、“Friend Jack,”等格式。如果一封信中對男女兩性都要稱呼則可用“Gentlemen”一詞。結尾客套語中,決不可遺漏Yours這一個字。生氣惱怒時不要寫信,寫了也不要寄。沒考慮好,不要隨便落筆。
1.切忌主客不分或模糊。
例子: Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.應改為 Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We決定呀, 不是report.)
2.句子不要零碎。
例子: He decided not to audit the last ten use of our previous objections about compliance. 兩個句子應該連在一起:He decided not to audit the last ten contracts because of our previous objections about compliance.
3.結構對稱,令人容易理解。
例子: The owner questioned the occupant's lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings. 應改為: The owner questioned the occupant's lease intentions and ink alterations of the contract.
4.單複數不要搞亂,不然會好刺眼,看着不舒服。
例如: An authorized person must show that they have security clearance. 應改為 Authorized persons must show that they have security clearance.
5.動詞和主語要呼應。
想想這兩個句子的.分別: 1. This is one of the public-relations functions that is under-budgeted. 2. This is one of the public-relations functions, which are under-budgeted.
6.時態和語氣不要轉換太多。
看商務英語已經是苦事,不要浪費人家的精力啊。
7.標點要準確。
例如: He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment. 應改為: He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment.
8.選詞正確。
像affect和effect,operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。affect用作動詞的時候,意為“影響”,相當於have an effect on,並且,這個影響一般是指不好的影響,如:The climate affected his health.(氣候影響了他的健康。)至於effect,一般用作名詞,若用作動詞,其意為“招致,引起”。總之,要多多積累同義詞的辨析,注意詞義及表達色彩。
9.拼寫正確。犯單詞拼寫等低級錯誤很容易給人造成一種不好的感覺,覺得你寫信的時候不夠認真,態度不夠誠懇。
10.大小寫要注意。
除非必要不要整個詞都大寫,除非要罵人。例如: MUST change to OS immediately. 外國人就覺得不禮貌和喝令人一樣。
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