撥打電話的職場禮儀知識
電話是代表你個人形象的重要窗口。今天小編就給大家分享下打電話的職場禮儀知識,一起了解下撥打電話要知道哪些職場禮儀知識吧。
撥打電話的職場禮儀知識一、要選擇對方方便的時間
1.不論與他人有多熟,也最好不要在別人體息時打電話,比如用餐時間、午休時間,尤其是晚上的睡覺時間,省的人習慣早睡,所以不要太晚打電話、早上七點之前也不宜打擾。
2.如果是公事.也儘量木要佔用他人的時間,尤其是節假日時可。
3.如果個是公家,也力求避免在對方的通話高峯和業務繁忙的時間內打電話。
4.為避免影響他人的休息,在打電話前應力求搞清各地區時差以及各國工作時間的差異,盡力不要在休息日打電話談生意。即使客户已將家中的電話號碼告訴你,也儘量不要往客户家裏打電話。
二、要長話短説
打電話時要力求遵守“三分鐘原則”。所謂“三分鐘原則”是指:打電話時,撥打者應自覺地、有意以地將每次通話時間控制在三分鐘內,儘量不要超過這個限定。此外,在通話時,其基本要求應為:以短為體,寧短勿長,不是十分重要、緊急、繁瑣的事務一般不宜通話時間過長。
三、規範內容
1.允分做好通話前的淮各c在通話之前,最好把對力的姓名、電話號碼、通話要點等內容列出一張清單。這樣做可以避免通話者在談話時出現現説現想、缺少條理的問題。
2.説話時要簡明扼要。如果電話接通後,除了首先問候對方外,要記得自報單位、職務和姓名。如果請人轉接電話時,一定要向對方致謝。電話中講話中一定要務實,不能吞吞吐吐、含糊不清。寒喧後,就應直奔主題。
3.説話要話可而止。打電話時,如果要説的話已經説完,就應該果斷地終止通話話講完後、仍然反覆鋪陳、絮叨、否則,會讓對方覺得你做事拖拉,缺少素養。
四、避免做電話機器
我們打電話的目的是為了彼此的交流和溝通,以拉近彼此的距離.而電話本身是沒釘任何感情色彩的;所以,在打電話時,一定要給電話賦予感情色彩.達到使對方“聞其聲如見其人”的效果,妥達到這樣的效果,就應做到以下幾點:
1.力求避免感情機械化。右些人會錯誤地認為電話只是傳達聲音的`工具.只要把聲音化給對方就可以了。所以,打電話時,只是在發出聲音,並不在意自己説活的音調。
正因為列方不可能從電話中看見我們具體在做什麼。因此,許多人在打電話時表情往往是機械且沒活力的。所以,對方從電話中聽到的聲音往往是平淡的、呆板的、甚至是不愉快的。
這就要求打電話者,在拿起電話機時,要用你自己的聲調錶達出微笑和友誼。對方不能從電話中看見你的表情,所以你説話的聲調就要負起説話時的全部責任。打電話時,你的聲音要時刻充滿笑意,比平時自己高興時還要多的笑意。
2.注意語調與語速。因為聲音通過電話後音調會有一點改變。所以,在電話里語速要適中中,音量也適中。此外,嘴要對着話筒,一個字一個字地説,咬字要清楚;特別是説話者在説到數日、時間、日期、地點等數字內容時,一定要和對方確認好。
五、語言文明
(1)在對力拿起點話的時候,首先要向接電話的人熱情地問:“您好!”然後再談其他,不能一上來就“喂”,或是開口就説事情,讓對方感到莫麼其妙。
(2)在問候對方後,要自報家門,以便讓接電話的人明白白是誰打來的電話。
(3)終止通話,放下話筒前,要均對方説“再見”;如果少了這句禮貌用語會感覺通話終止得有些突然,讓人難以接受。
接電話的職場禮儀(一)接電話時你為什麼很重要?
1、你代表着公司。
2、你説話的聲音,處理問題的方式會影響到客人對公司效率,友善程度,設施,檔次的判斷。
3、你可以為公司找到一位潛在的客人。
接聽電話的注意事項1、電話在鈴響三聲之內拿起。
2、電話旁要有紙和筆。
3、友善、有禮、微笑。(即使對方失禮,我們説話也要保持彬彬有禮)。
4、口齒清楚,語速不快不慢,使用通俗語言。(不要使用術語,略語)
5、打電話時不能吃東西、喝水、吸煙。
6、不要同時對兩個人説話,如需與同事查詢,你應當告訴對方。
7、接到電話即按常規自我介紹,步驟如下:
A、問候
B、報出部門
C、介紹自己
D、提供幫助
8、不能將客人房間號碼告訴外人。
9、瞭解一般客人問詢的答案。(即公司服務項目)
(三)處理外線電話的十個步驟:
1、在鈴響三聲之內接聽電話;
2、寒暄問候;
3、報出俱樂部/姓名/部門等名稱;
4、提供幫助;
5、瞭解對方想做的事;
6、做記錄;
7、提供服務;
8、確認細節;
9、結束電話;
10、落實。
(四)記錄電話留言的要點:
1、書寫規範;
2、記錄完整;
電話打來的時間、日期
來電者姓名
留言給誰
來電者的電話號碼(房間號碼)
留言內容
該留言是否緊急
記錄留言者的姓名或簽名。
3、注意留言準確,應當重複一次電話的內容。
(五)讓對方在電話上等:
1、給對方一個選擇:是繼續等呢還是留言;
2、隨時與打電話者保持聯繫;
3、再次給打電話者提供選擇。
(六)轉電話時應注意:
1、告訴對方你正要轉電話。
2、告訴對方你把電話轉給誰。
3、儘量為客人提供幫助。
(七)打出電話的十個步驟:
1、準備;
2、問候,報出姓名;
3、報出要找的人之姓名;
4、確認你要找的人之身份;
5、列出打電話的原因;
6、聽清楚對方的回答;
7、做好記錄;
8、確認細節;
9、感謝對方,掛機;
10、落實。
(八)掛斷電話時應注意:
1、掛斷電話,不能草草了事,讓人感到你的掛斷方式是一種酒店式的,温文爾雅的。
2、無論打出或打入電話,要等對方掛斷電話後方可掛斷。
3、遇到錯打電話時,要和平時一樣,以禮相待,如自己打錯了,應該説一聲;“對不起,打攪了。”若是對方打錯了,也應説一聲:“對不起,您打錯了”。
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