總經辦祕書職責介紹
1. 參加總經辦例會,協助總經辦主任起草綜合性業務、行政工作規劃、計劃、報告、總結、請示、通知等公文函件並審核待簽發文稿;
2. 組織安排公司行政會議和總經理辦公會,做好會議記錄,編寫會議紀要和決議,並檢查各部門貫徹執行情況,及時瞭解和反饋信息;
3. 負責組織有關人員做好公文收發、打字、文印、通訊以及文書檔案的管理和印章的使用;
4. 負責審核對外發文,做到文字通順,符合公文格式要求;
5. 注意開展調查研究,做好企業信息管理方面的有關工作;
6. 協助總經辦主任做好日常接待來信來訪等有關事宜,督促貫徹總經理的`決定;
7. 負責彙總總經辦年度、月度工作計劃、總結及月報並起草總經辦年度、月度工作計劃、總結及月報;
8. 組織安排總經辦行政例會,並做好記錄,編寫紀要,督導檢查各專業工作落實情況,及時瞭解和反饋信息;
9. 負責保管、使用公司印章、介紹信;
10.負責公司的文書、檔案管理工作;
11.負責外來文件的拆封、編號和登記及送交總經辦主任擬辦,根據擬辦要求及時進行轉遞和處理;
12.負責以公司名義上報下發文件的編號、登記和分發工作;
13.負責接收、整理和保管各部門送來的文書材料;
14.負責對公文的執行情況催辦;
15.負責文件的立卷、保管、借閲和銷燬;
16.做好檔案的收集、整理、鑑定、登記和統計工作;熟悉所保管的檔案情況,搞好檔案的利用工作;
17.負責保護檔案的安全,做好防盜、防火、防潮、防光、防塵、防蟲等工作;
18.嚴格遵守保密制度,不得利用職權擅自擴大檔案的利用範圍,不得泄露檔案的機密,不得擅自銷燬檔案材料;
19.負責來訪的接待工作,發送傳真件及接聽電話並做留言記錄;
20.負責公司各類速印文件、資料的印製工作及本部門各類文件的印製。
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